Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)

This article deals with the vacation tracking in the company and the automation of this process. A typical life cycle of a document and the main disadvantages of the life cycle of paperwork are given in the article. The authors’ goal was to consider in detail the currently existing vacation tracking...

Ausführliche Beschreibung

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Datum:	2020
Hauptverfasser:	Mukhoid, Oleksandr V., Kurylo, Olena O.
Format:	Artikel
Sprache:	Russisch
Veröffentlicht:	The National Technical University of Ukraine "Igor Sikorsky Kyiv Polytechnic Institute" 2020
Schlagworte:	система електронного документообігу прикладне розроблення автоматизація процесу ведення відпусток
Online Zugang:	https://journal.iasa.kpi.ua/article/view/210049
Tags:	Tag hinzufügen Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
Назва журналу:	System research and information technologies
Завантажити файл:

Institution

System research and information technologies

_version_	1867334405954994176
author	Mukhoid, Oleksandr V. Kurylo, Olena O.
author_facet	Mukhoid, Oleksandr V. Kurylo, Olena O.
author_institution_txt_mv	[ { "author": "Oleksandr V. Mukhoid", "institution": "АО \"ВНИИАЭН\", Сумы" }, { "author": "Olena O. Kurylo", "institution": "АО \"ВНИИАЭН\", Сумы" } ]
author_sort	Mukhoid, Oleksandr V.
baseUrl_str	http://journal.iasa.kpi.ua/oai
collection	OJS
datestamp_date	2021-01-19T12:18:25Z
description	This article deals with the vacation tracking in the company and the automation of this process. A typical life cycle of a document and the main disadvantages of the life cycle of paperwork are given in the article. The authors’ goal was to consider in detail the currently existing vacation tracking algorithm. The complexity of the process was assessed. The article also summarizes the disadvantages of this algorithm, such as the sub-optimal use of working time and the possibility of a human error. Further, the stages of automation, methods of solving the problem are described in detail. The mechanisms for obtaining the necessary data are presented, and obtained results are analyzed. It also provides a long-term plan for further automation of the vacation tracking process.
doi_str_mv	10.20535/SRIT.2308-8893.2020.3.03
first_indexed	2025-07-17T10:26:47Z
format	Article
fulltext	 А.В. Мухоид, Е.А. Курило, 2020 40 ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 УДК 004.91 DOI: 10.20535/SRIT.2308-8893.2020.3.03 РАСШИРЕННАЯ ИНТЕГРАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ПАКЕТОМ ОФИСНЫХ ПРОГРАММ (РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ) А.В. МУХОИД, Е.А. КУРИЛО Аннотация. Посвящено проблематике ведения отпусков на предприятии и ав- томатизации этого процесса. Описан типовой жизненный цикл документа, приведены основные недостатки жизненного цикла бумажного документообо- рота. Поставлено задание подробно рассмотреть существующий алгоритм ве- дения отпусков. Проведена оценка трудоемкости процесса и приведены недос- татки данного алгоритма, в частности неоптимальное использование рабочего времени и возможность появления ошибок. Детально описаны этапы проведе- ния автоматизации, способы решения поставленной задачи. Приведены меха- низмы получения необходимых данных и проведен анализ полученных ре- зультатов. Представлен перспективный план дальнейшей автоматизации процесса ведения отпусков. Ключевые слова: система электронного документооборота, прикладная раз- работка, автоматизация процесса, ведение отпусков. ВВЕДЕНИЕ Большинство организаций применяют в своей работе канцелярский доку- ментооборот. Поиск и заполнение необходимой информации для регулярно составляемых документов (еженедельно, ежемесячно) отнимают много вре- мени из-за однотипной рутинной работы, при этом не исключается вероят- ность возникновения ошибок в связи с человеческим фактором. Типовый жизненный цикл документа содержит такие этапы: создание документа, согласование с соисполнителями, утверждение руководителями, ознакомление с документом ответственных исполнителей, передача доку- мента в отделы для проработки. В рамках указанного жизненного цикла бумажного документооборота возникают следующие недостатки: – большие временные затраты для составления документов вручную; – возможность появления ошибок в документе в связи с человеческим фактором; – продолжительное время согласования документов; – утеря документов в процессе согласования или рассылки в подразде- ления [1]. В связи с приведенными сложностями множество организаций перехо- дит на электронный документооборот. Внедрение программного комплекса системы электронного документооборота позволяет уменьшить время на создание и согласование документов, исключить или минимизировать веро- Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом  Системні дослідження та інформаційні технології, 2020, № 3 41 ятность утери документов, снизить затраты предприятия на печать, копиро- вание и хранение документации [2]. Такой способ позволяет экономить вре- мя и ресурсы. В настоящее время используется множество систем электрон- ного документооборота, которые автоматизируют процесс создания и согласования документов. Рассмотрим систему электронного документооборота (СЭД) Directum, используемую предприятием АО «ВНИИАЭН». Инструментарий системы позволяет автоматизировать простые задания, используя прикладные формы и шаблоны, а также согласовывать документы с помощью заранее запро- граммированных маршрутов. И все же стандартный функционал Directum не позволяет автоматизи- ровать все потребности предприятия по ведению делового документооборо- та. Поэтому со временем с помощью инструментов системы создавались новые типовые маршруты согласования документов, карточки различных видов документов, справочники, а также другие вспомогательные функции и сценарии, настроенные под делопроизводство предприятия. С помощью СЭД автоматизируются ведение документации по догово- рам, деловая переписка между организациями и подразделениями, кадровая работа — учет рабочего времени, прием и увольнение сотрудников, ведение отпусков [3]. Ведение отпусков — трудоемкий процесс, в котором задействованы все подразделения предприятия. Целью является автоматизация процесса веде- ния отпусков в целом путем создания единого общего пространства дан- ных — справочника «График отпусков» как базы данных. Эта база будет использоваться совместно для формирования документов, создаваемых раз- личными подразделениями — бухгалтерско-финансовым отделом, отделом планово-экономического анализа, отделом по работе с персоналом. Таким образом, будут устранены разночтения и возможные ошибки, возникающие в результате создания и согласования отдельных документов, содержащих, по сути, аналогичные данные. Алгоритм, который необходимо реализовать, приведен на плановой схеме ведения отпусков (рис. 1). Рассмотрим состояние ведения отпусков на предприятии до проведения автоматизации. В конце года подразделения направляют на согласование служебные записки об ежегодном плановом отпуске на следующий год. Далее форми- руется и согласовывается общий приказ на ежегодный отпуск. Основываясь на данных об отпусках, указанных в общем приказе на год, подразделения формируют и согласовывают служебные записки на плановый отпуск еже- месячно. В случае изменения даты отпусков подразделения направляют служебные записки на внеплановый отпуск, на основании которых отдел по работе с персоналом формирует приказ на внеплановый отпуск. Последним этапом является создание отделом по работе с персоналом общего приказа на отпуск ежемесячно, учитывая данные из служебных записок от подразде- лений. Алгоритм представлен в виде фактической схемы ведения отпусков на предприятии (рис. 2). А.В. Мухоид, Е.А. Курило ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 42 О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом Б ух га лт ер ск о -ф ин ан со вы й от де л О тд ел пл ан ов о- э ко но м ич ес ко го ан ал из а П ри ка з об о тп ус ка х на м ес яц Д ок ум ен ты дл я на чи сл ен ия от пу ск ны х А на ли ти че ск ие до ку м ен ты С лу ж еб на я за пи ск а об от пу ск ах н а го д О тд ел С лу ж еб на я за пи ск а об от пу ск ах н а го д С лу ж еб на я за пи ск а об от пу ск ах н а го д С лу ж еб на я за пи ск а об от пу ск ах н а го д О тд ел О тд ел О тд ел О бщ ий п ри ка з об о тп ус ка х на г од С П Р А В О Ч Н И К «Г Р А Ф И К О Т П У С К О В » Д ок ла дн ая з ап ис ка о вн еп ла но во м от пу ск е П ри ка з о вн еп ла но во м от пу ск е О тд ел по р аб от е с п ер со на ло м О тд ел Р ис . 1 . П ла но ва я сх ем а ве де ни я от пу ск ов – Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом  Системні дослідження та інформаційні технології, 2020, № 3 43 А вт ом ат из ир уе м ая об ла ст ь П ри ка з на о тп ус к (м ес яц ) Б ух га лт ер ск о- ф ин ан со вы й от де л О тд ел пл ан ов о- эк он ом ич ес ко го ан ал из а С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на г од О тд ел С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на г од С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на г од С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на г од О тд ел О тд ел О тд ел О бщ ий п ри ка з об о тп ус ка х на г од О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на м ес яц С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на м ес яц С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на м ес яц С лу ж еб на я за пи ск а об о тп ус ка х на м ес яц О тд ел п о ра бо те с пе рс он ал ом О тд ел О тд ел О тд ел О тд ел Д ок ла дн ая з ап ис ка н а вн еп ла но вы й от пу ск П ри ка з о вн еп ла но во м от пу ск е О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом О тд ел О тд ел Д ок ла дн ая з ап ис ка н а вн еп ла но вы й от пу ск П ри ка з о вн еп ла но во м от пу ск е О тд ел по р аб от е с пе рс он ал ом Р ис . 2 . Ф ак ти че ск ая с хе м а ве де ни я от пу ск ов н а пр ед пр ия ти и А.В. Мухоид, Е.А. Курило ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 44 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ Учитывая массовое использование информации об отпусках подразделе- ниями, было принято решение автоматизировать данную задачу. Поскольку модуля ведения отпусков с необходимыми характеристиками и функциями в используемой системе электронного документооборота не существовало, он был разработан сотрудниками отдела информационных технологий с по- мощью прикладного инструментария системы. Первым шагом для перехода на плановую схему ведения отпусков была выбрана автоматизация создания служебной записки. Этот документ подается на согласование ежемесячно руководителями подразделений. Составление документа до автоматизации составляло от 30 до 60 минут в зависимости от количества сотрудников конкретного подраз- деления. Что касается необходимой для составления служебной записки об отпусках информации, то она содержится в разных источниках. Даты отпус- ка каждого сотрудника зафиксированы в общем приказе на год; должности, полные имена и табельные номера работников — в различных справочниках системы. После получения необходимой информации составляется служеб- ная записка на отпуск, при этом текст служебной записки заполнялся вруч- ную. Недостатки ручного заполнения основного текста спровоцировали идею автоматизировать подобную рутинную работу. В результате проведения работ по автоматизации отпусков была созда- на программа, которая автоматически отслеживает наступление дат отпуска, собирает необходимую информацию по каждому сотруднику и ежемесячно по запросу формирует сводный документ, в который автоматически перено- сит найденную информацию в шаблонном виде. Так как на предприятии есть несколько подразделений, необходимо реализовать выбор сотрудников для конкретного подразделения, учитывая автора документа, и формировать служебную записку для работников выбранного подразделения. Для составления служебной записки на отпуск необходимо создать до- кумент в системе Directum, затем заполнить карточку документа, в которой указываются адресат и тема документа (рис. 3). Дата, номер служебной за- писки, автор письма, подразделение автора и месяц заполняются автомати- чески. В карточке по умолчанию указывается следующий месяц, на который будет составлена служебная записка на отпуск. При необходимости можно изменить месяц, на который формируется документ. После сохранения карточки создается служебная записка на отпуск. Пример сформированного документа с автоматически заполненными полями и основным текстом показан на рис. 4. Поля адресат, номер служебной записки, дата, тема и автор документа заполняются автоматически, перенося информацию из карточки документа. Основной текст служебной записки представляет собой комбинацию данных из различных источников. Автоматизация заполнения основной час- ти и является задачей, которую необходимо решить. Для начала в соответствии с приказом об отпусках на год необходимо заполнить справочник «График отпусков», в котором будут записаны даты отпусков всех сотрудников (рис. 5). Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом  Системні дослідження та інформаційні технології, 2020, № 3 45 Для каждого сотрудника создается карточка, куда заносятся даты от- пусков. Пуск Рис. 3. Карточка электронного документа АТ «ВНДІАЕН» Начальнику ВУП та СП Лисак В.В. СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 10.04.2020 Щодо відпусток Рис. 4. Сформированный документ А.В. Мухоид, Е.А. Курило ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 46 Затем необходимо получить данные о работнике — фамилия, имя, от- чество, должность и табельный номер. РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ С ПОМОЩЬЮ СЦЕНАРИЯ На первом этапе автоматизации информация размещалась непосредственно в сценарии карточки документа, при выполнении которого в момент созда- ния служебной записки формировались необходимые данные для основной части. Информация была изложена в следующем виде и должна указываться в коде сценария для каждого сотрудника организации: if User.Name == 'kurilo_e' FIO = 'Курило О.О.' Dolgnost = 'Інженер-програміст 3 кат. відділу №11' Tabel = '1632' endif if User.Name == 'babak' FIO = 'Бабак Б.О.' Dolgnost = 'Інженер-програміст відділу№11' Tabel = '1633' endif if User.Name == 'anischenko' FIO = 'Аніщенко В.М.' Dolgnost = 'Інженер-програміст 3 кат. відділу №11' Tabel = '3004' endif if User.Name == 'shifrin' FIO = 'Шифрін Д.М.' Dolgnost = 'Головний конструктор з інформаційних технологій' Tabel = '1600' endif Такой подход имел ряд недостатков. Во-первых, программисту нужно было постоянно контролировать актуальность данных в коде сценария, от- слеживать прием на работу новых сотрудников и заполнять соответствую- щие данные. Во-вторых, из-за большого объема данных и множества услов- ных операторов увеличивался объем кода, что существенно ухудшало его читабельность и восприятие. Поскольку необходимые данные содержатся в справочниках СЭД, бы- ло принято решение модифицировать проблемный участок кода. Рис. 5. Карточка «Графика отпусков» Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом  Системні дослідження та інформаційні технології, 2020, № 3 47 РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ С ПОМОЩЬЮ API На втором этапе автоматизации получение информации реализовывалось с помощью API — функций системы. Программный интерфейс приложения (API) DIRECTUM предоставляет несколько методов для работы с источни- ками данных системы [4]. Один из них — метод для работы со справочни- ками. За основу взята штатная функция CreateReference(), с помощью кото- рой было реализовано обращение к справочнику «Особові картки працівників» с целью получения значений таких реквизитов, как должность, полное имя, табельный номер и название подразделения. В коде сценария обращение к справочнику для получения должности сотрудника было реализовано следующим образом: RefBook = CreateReference('ОсобоваКартка') text = "" foreach Line in RefBook tmp = Line.Requisites('Должность').Value if tmp <<>> null text = text & tmp & CR endif endforeach EditText( text ) При этом способе из справочника формировался массив данных, из ко- торого затем информация вносилась в шаблон документа, выбор необходи- мых данных происходил уже при занесении непосредственно в документ. Это решение помогло избавиться от необходимости контроля актуаль- ности данных в коде сценария, а также улучшить читабельность кода, но возник более существенный недостаток — время работы скрипта прямо пропорционально увеличивалось в зависимости от количества пользовате- лей в списке отпускников для периода, и было равно 20 секундам для одно- го отпускника. Так как в среднем количество сотрудников подразделения составляет 10 человек, для получения данных для документа потребовалось более трех минут ожидания. А если учитывать, что в перспективе планиру- ется создавать один общий документ для всех подразделений, то в период, когда количество отпускников будет составлять до 50 сотрудников, время на программный сбор информации может составить более 15 минут. РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ С ПОМОЩЬЮ SQL-ЗАПРОСОВ Поскольку такое быстродействие программы является неприемлемым, а ме- тод использования API функций оказался неэффективным в данной ситуа- ции, было принято решение отказаться от программного интерфейса досту- па к справочникам системы, а взаимодействовать непосредственно с базой данных. Для извлечения данных из базы используется SQL — язык структу- рированных запросов [5]. Далее приведен SQL-запрос для получения необходимого массива ин- формации из базы данных: SQLQuery = " SELECT DISTINCT А.В. Мухоид, Е.А. Курило ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 48 ok.Dop + ' ' + ok.Dop2 + ' ' + ok.Dop3 AS FullNameUK, d.DataS AS DateStart, d.DataPo AS DateEnd, ok.Tabelnyui AS PersonNumb, pos.NameAn AS Position FROM MBAnalit gr JOIN MBAnValR5 d ON (d.Analit = gr.Analit) JOIN MBAnalit ok ON (ok.Vid = 3443 AND ok.Polzovatel = gr.Rabotnik1Otp) LEFT JOIN MBAnalit pos ON (pos.Vid = 3300 AND pos.Analit = ok.Dolzhnost) JOIN MBAnalit dep ON (dep.Vid = 446 AND dep.Analit = gr.Podr) WHERE gr.Vid = 3505 AND ( (d.DataS BETWEEN '" & dateBegin & "' AND '" & dateEnd & "') OR (d.DataPo BETWEEN '" & dateBegin & "' AND '" & dateEnd & "') ) AND dep.Kod LIKE '% " & subDivision & "' " Query = CreateQuery() Query.CommandText = SQLQuery Query.Open foreach Record in Query position = Record.Fields('Position').Value fullNameUK = Record.Fields('FullNameUK').Value personNumb = Record.Fields('PersonNumb').Value dateStart = Record.Fields('DateStart').Value dateEnd = Record.Fields('DateEnd').Value vacationer = "- " & position & " " & fullNameUK & " та- бельний №" & personNumb & CR dateRange = "з " & dateStart & " по " & dateEnd & " включно;" if in(buffer; vacationer; false) buffer[0; i] = "" buffer[1; i] = dateRange else buffer[0; i] = vacationer buffer[1; i] = dateRange endif i = i + 1 endforeach Данный способ представляет собой получение информации с помощью SQL-запроса, необходимая информация выбирается, минуя API интерфейс, взаимодействие происходит непосредственно с таблицами базы данных СЭД. В коде запроса был указан поиск из нескольких таблиц данных — «График отпусков», «Работники», «Должности», «Подразделения». Для ус- корения работы запроса указывались точные параметры поиска, конкретный временной промежуток и подразделение. Вследствие высокой скорости работы SQL-запроса это решение полно- стью избавило модуль от описанных выше недостатков и повысило его бы- стродействие. На получение информации из базы вне зависимости от коли- чества сотрудников уходит всего несколько секунд. Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом  Системні дослідження та інформаційні технології, 2020, № 3 49 ВЫВОДЫ Таким образом, главной целью автоматизации являлось получение данных для служебной записки на отпуск и формирование полностью оформленно- го документа. Создание и заполнение данного документа до автоматизации составляло от 30 до 60 минут в зависимости от количества сотрудников конкретного подразделения. В ходе автоматизации создания служебной записки об отпусках и орга- низации работы модуля с помощью SQL-запросов существенно повысилось быстродействие программы. После проведения автоматизации документ формируется за несколько секунд. Задачу автоматизации ведения отпусков можно считать частично вы- полненной. Получение информации для служебной записки об отпусках происходит в автоматическом режиме, что позволило существенно умень- шить время на поиск информации и заполнение документа, а также избе- жать ошибок при ручном вводе данных. В дальнейшем планируется усовершенствование модуля ведения от- пусков — использование данных из единого источника, которым будет справочник «График отпусков», всеми участниками процесса, автоматизи- рованное формирование данных для бухгалтерского учета и отдела планово- экономического анализа, формирование общего приказа на отпуск. ЛИТЕРАТУРА 1. И.К. Корнеев, Информационные технологии в работе с документами, изд-во “Проспект”, 2018, 304 с. 2. Н.Ф. Алтухова, А.Л. Дзюбенко, В.В. Лосева, и Ю.Б. Чечиков, Системы элек- тронного документооборота, изд-во “КноРус”, 2019, 208 с. 3. С.Л. Кузнецов, Современные технологии документационного обеспечения управления, изд-во “Термика”, 2017, 470 с. 4. Онлайн руководство разработчика Directum. Доступно: https://club.directum.ru/ webhelp/directum/5.8/index.html?collection_dirdev.htm 5. М. Грабер, SQL, изд-во “Лори”, 2017, 400 с. Поступила 01.09.2020 INFORMATION ON THE ARTICLE Oleksandr V. Mukhoid, JSC “VNIIAEN”, Ukraine, e-mail: muhoid@vniiaen.sumy.ua Olena O. Kurylo, JSC “VNIIAEN”, Ukraine, e-mail: sapr@vniiaen.sumy.ua EXTENSIBLE INTEGRATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WITH PRODUCTIVITY SOFTWARE (HR MANAGEMENT) / O.V. Mukhoid, O.O. Kurylo Abstract. This article deals with the vacation tracking in the company and the automation of this process. A typical life cycle of a document and the main disad- vantages of the life cycle of paperwork are given in the article. The authors’ goal was to consider in detail the currently existing vacation tracking algorithm. The complexity of the process was assessed. The article also summarizes the disadvan- tages of this algorithm, such as the sub-optimal use of working time and the possi- bility of a human error. Further, the stages of automation, methods of solving the А.В. Мухоид, Е.А. Курило ISSN 1681–6048 System Research & Information Technologies, 2020, № 3 50 problem are described in detail. The mechanisms for obtaining the necessary data are presented, and obtained results are analyzed. It also provides a long-term plan for further automation of the vacation tracking process. Keywords: electronic document management system, application development, process automation, vacation tracking. РОЗШИРЕНА ІНТЕГРАЦІЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ З ПАКЕТОМ ОФІСНИХ ПРОГРАМ (РОБОТА З ПЕРСОНАЛОМ) / О.В. Мухоїд, О.О. Курило Анотація. Присвячено проблематиці ведення відпусток на підприємстві та ав- томатизації цього процесу. Описано типовий життєвий цикл документа, наве- дено основні недоліки життєвого циклу паперового документообігу. Постав- лено завдання детально розглянути існуючий алгоритм ведення відпусток. Виконано оцінку трудомісткості процесу і наведено недоліки даного алгорит- му, зокрема неоптимальне використання робочого часу і можливість появи помилок. Детально описано етапи проведення автоматизації, способи вирі- шення поставленого завдання. Наведено механізми отримання необхідних да- них, проаналізовано отримані результати. Подано перспективний план пода- льшої автоматизації процесу ведення відпусток. Ключові слова: система електронного документообігу, прикладне розроблен- ня, автоматизація процесу, ведення відпусток. REFERENCES 1. I.K. Korneev, Information Technologies in Document Management, 2018. 2. Yu.B. Chechikov, A.L. Dziubenko, V.V. Loseva, and Yu.B. Chechykov, Electronic Document Management Systems, 2019. 3. S.L. Kuznetsov, Modern Technologies of Management Document Support, 2017. 4. Online developer guide Directum. Available: https://club.directum.ru/webhelp/directum/ 5.8/index.html?collection_dirdev.htm 5. M. Graber, SQL, Lory, 2017, 400 p.
id	journaliasakpiua-article-210049
institution	System research and information technologies
keywords_txt_mv	keywords
language	Russian
last_indexed	2025-07-17T10:26:47Z
publishDate	2020
publisher	The National Technical University of Ukraine "Igor Sikorsky Kyiv Polytechnic Institute"
record_format	ojs
resource_txt_mv	journaliasakpiua/68/16ebea52a5d508ec14b4470aebe7cd68.pdf
spelling	journaliasakpiua-article-2100492021-01-19T12:18:25Z Extensible integration of the electronic document management system with productivity software (HR management) Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом офисных программ (работа с персоналом) Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом) Mukhoid, Oleksandr V. Kurylo, Olena O. система электронного документооборота прикладная разработка автоматизация процесса ведение отпусков electronic document management system application development process automation vacation tracking система електронного документообігу прикладне розроблення автоматизація процесу ведення відпусток This article deals with the vacation tracking in the company and the automation of this process. A typical life cycle of a document and the main disadvantages of the life cycle of paperwork are given in the article. The authors’ goal was to consider in detail the currently existing vacation tracking algorithm. The complexity of the process was assessed. The article also summarizes the disadvantages of this algorithm, such as the sub-optimal use of working time and the possibility of a human error. Further, the stages of automation, methods of solving the problem are described in detail. The mechanisms for obtaining the necessary data are presented, and obtained results are analyzed. It also provides a long-term plan for further automation of the vacation tracking process. Посвящено проблематике ведения отпусков на предприятии и автоматизации этого процесса. Описан типовой жизненный цикл документа, приведены основные недостатки жизненного цикла бумажного документооборота. Поставлено задание подробно рассмотреть существующий алгоритм ведения отпусков. Проведена оценка трудоемкости процесса и приведены недостатки данного алгоритма, в частности неоптимальное использование рабочего времени и возможность появления ошибок. Детально описаны этапы проведения автоматизации, способы решения поставленной задачи. Приведены механизмы получения необходимых данных и проведен анализ полученных результатов. Представлен перспективный план дальнейшей автоматизации процесса ведения отпусков. Присвячено проблематиці ведення відпусток на підприємстві та автоматизації цього процесу. Описано типовий життєвий цикл документа, наведено основні недоліки життєвого циклу паперового документообігу. Поставлено завдання детально розглянути існуючий алгоритм ведення відпусток. Виконано оцінку трудомісткості процесу і наведено недоліки даного алгоритму, зокрема неоптимальне використання робочого часу і можливість появи помилок. Детально описано етапи проведення автоматизації, способи вирішення поставленого завдання. Наведено механізми отримання необхідних даних, проаналізовано отримані результати. Подано перспективний план подальшої автоматизації процесу ведення відпусток. The National Technical University of Ukraine "Igor Sikorsky Kyiv Polytechnic Institute" 2020-12-07 Article Article application/pdf https://journal.iasa.kpi.ua/article/view/210049 10.20535/SRIT.2308-8893.2020.3.03 System research and information technologies; No. 3 (2020); 40-50 Системные исследования и информационные технологии; № 3 (2020); 40-50 Системні дослідження та інформаційні технології; № 3 (2020); 40-50 2308-8893 1681-6048 ru https://journal.iasa.kpi.ua/article/view/210049/223556 Copyright (c) 2021 System research and information technologies
spellingShingle	система електронного документообігу прикладне розроблення автоматизація процесу ведення відпусток Mukhoid, Oleksandr V. Kurylo, Olena O. Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title	Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title_alt	Extensible integration of the electronic document management system with productivity software (HR management) Расширенная интеграция системы электронного документооборота с пакетом офисных программ (работа с персоналом)
title_full	Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title_fullStr	Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title_full_unstemmed	Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title_short	Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
title_sort	розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)
topic	система електронного документообігу прикладне розроблення автоматизація процесу ведення відпусток
topic_facet	система электронного документооборота прикладная разработка автоматизация процесса ведение отпусков electronic document management system application development process automation vacation tracking система електронного документообігу прикладне розроблення автоматизація процесу ведення відпусток
url	https://journal.iasa.kpi.ua/article/view/210049
work_keys_str_mv	AT mukhoidoleksandrv extensibleintegrationoftheelectronicdocumentmanagementsystemwithproductivitysoftwarehrmanagement AT kuryloolenao extensibleintegrationoftheelectronicdocumentmanagementsystemwithproductivitysoftwarehrmanagement AT mukhoidoleksandrv rasširennaâintegraciâsistemyélektronnogodokumentooborotaspaketomofisnyhprogrammrabotaspersonalom AT kuryloolenao rasširennaâintegraciâsistemyélektronnogodokumentooborotaspaketomofisnyhprogrammrabotaspersonalom AT mukhoidoleksandrv rozširenaíntegracíâsistemielektronnogodokumentoobíguzpaketomofísnihprogramrobotazpersonalom AT kuryloolenao rozširenaíntegracíâsistemielektronnogodokumentoobíguzpaketomofísnihprogramrobotazpersonalom

Розширена інтеграція системи електронного документообігу з пакетом офісних програм (робота з персоналом)

Institution

Ähnliche Einträge