Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності
Saved in:
| Published in: | Наука та інновації |
|---|---|
| Date: | 2011 |
| Main Author: | |
| Format: | Article |
| Language: | Ukrainian |
| Published: |
Видавничий дім "Академперіодика" НАН України
2011
|
| Subjects: | |
| Online Access: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/115701 |
| Tags: |
Add Tag
No Tags, Be the first to tag this record!
|
| Journal Title: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Cite this: | Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності / М.Г. Монастирецький // Наука та інновації. — 2011. — Т. 7, № 4. — С. 13-18. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| id |
nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-115701 |
|---|---|
| record_format |
dspace |
| spelling |
Монастирецький, М.Г. 2017-04-10T11:47:57Z 2017-04-10T11:47:57Z 2011 Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності / М.Г. Монастирецький // Наука та інновації. — 2011. — Т. 7, № 4. — С. 13-18. — укр. 1815-2066 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/115701 uk Видавничий дім "Академперіодика" НАН України Наука та інновації Правова охорона інтелектуальної власності Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності Electronic Exchange of Documents Between Expertise Institution and Applicants During the Process of Paperwork and Applications for Intellectual Property Rights Article published earlier |
| institution |
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| collection |
DSpace DC |
| title |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| spellingShingle |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності Монастирецький, М.Г. Правова охорона інтелектуальної власності |
| title_short |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| title_full |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| title_fullStr |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| title_full_unstemmed |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| title_sort |
електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності |
| author |
Монастирецький, М.Г. |
| author_facet |
Монастирецький, М.Г. |
| topic |
Правова охорона інтелектуальної власності |
| topic_facet |
Правова охорона інтелектуальної власності |
| publishDate |
2011 |
| language |
Ukrainian |
| container_title |
Наука та інновації |
| publisher |
Видавничий дім "Академперіодика" НАН України |
| format |
Article |
| title_alt |
Electronic Exchange of Documents Between Expertise Institution and Applicants During the Process of Paperwork and Applications for Intellectual Property Rights |
| issn |
1815-2066 |
| url |
https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/115701 |
| citation_txt |
Електронний обмін документами між закладом експертизи та заявниками в процесі діловодства за заявками на об’єкти права інтелектуальної власності / М.Г. Монастирецький // Наука та інновації. — 2011. — Т. 7, № 4. — С. 13-18. — укр. |
| work_keys_str_mv |
AT monastirecʹkiimg elektronniiobmíndokumentamimížzakladomekspertizitazaâvnikamivprocesídílovodstvazazaâvkaminaobêktipravaíntelektualʹnoívlasností AT monastirecʹkiimg electronicexchangeofdocumentsbetweenexpertiseinstitutionandapplicantsduringtheprocessofpaperworkandapplicationsforintellectualpropertyrights |
| first_indexed |
2025-11-27T04:17:30Z |
| last_indexed |
2025-11-27T04:17:30Z |
| _version_ |
1850796050495832064 |
| fulltext |
13
Наука та інновації. 2011. Т. 7. № 4. С. 13—18.
© М.Г. МОНАСТИРЕЦЬКИЙ, 2011
М.Г. Монастирецький
Державне підприємство «Український інститут промислової власності», Київ
ЕЛЕКТРОННИЙ ОБМІН ДОКУМЕНТАМИ
МІЖ ЗАКЛАДОМ ЕКСПЕРТИЗИ ТА ЗАЯВНИКАМИ
В ПРОЦЕСІ ДІЛОВОДСТВА ЗА ЗАЯВКАМИ
НА ОБ’ЄКТИ ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ
Розгляд та експертиза заявок на об’єкти про-
мислової власності супроводжуються взаєм-
ним обміном документами між заявниками та
закладом експертизи. Кількість таких докумен-
тів вимірюється тисячами. Документи готую-
ть ся на паперових носіях і надсилаються зви-
чайною поштою, тобто обмін документами здій-
с нюється на основі паперової технології. Через
величезний обсяг потоків документів така тех-
нологія обміну — із застосуванням паперових
документів — пов’язана з істотними витрата-
ми часу та матеріальних ресурсів на друкування
документів, доставку документів адресату пош-
тою та зберігання паперових документів.
Внутрішнє діловодство за заявками в закла-
ді експертизи здійснюється в середовищі авто-
матизованих систем. Тому всі вхідні докумен-
ти на паперових носіях спочатку скануються,
розпізнаються та вводяться до бази даних цен-
трального електронного архіву документів. У
процесі перетворення паперових документів в
електронну форму з’являються помилки. По-
шук та виправлення цих помилок призводить
до додаткових витрат, а у випадку, коли кіль-
кість документів завелика, виправлення цих
помилок взагалі стає неможливим.
Необхідність надсилання заявникам доку-
мен тів на паперових носіях нелогічна, адже самі
документи створюються, погоджуються та під-
писуються в системі технологічного електро-
нного документообігу. Мережеві комунікації та
сервіс електронної пошти сьогодні дають мож-
ливість обмінюватись електронними до ку мен-
та ми, повністю забезпечуючи конфіденційність
та цілісність документів. Але для надсилання
поштою фінальні версії електронних докумен-
тів друкуються, вкладаються в конверти та пе-
редаються до поштового відділення, що істотно
зменшує ефективність інформаційної взаємодії
між заявниками та закладом експертизи.
М.Г. Монастирецький
14 ISSN 1815-2066. Science and Innovation. T. 7, № 4, 2011
Правова охорона інтелектуальної власності
Отже, недоліки паперових систем докумен-
тообігу підштовхують до пошуку та розробки
зручних механізмів електронного обміну доку-
ментами в процесах подання та розгляду зая-
вок на об’єкти промислової власності. Резуль-
тати впровадження цих механізмів сприятимуть
спро щенню процедур документообігу та підви-
щенню ефективності взаємодії між закладом
експертизи та заявниками. Поряд з технічними
аспектами також вирішуються й питання нор-
мативного врегулювання застосування елект-
рон них документів та електронних підписів.
Яким чином може бути реалізований пов-
ний обмін електронними документами між
закладом експертизи та заявниками?
Очевидно, для впровадження повного елек-
тронного документообігу в процесах взаємодії
закладу експертизи із заявниками необхідно
створити комплекс програмно-технічних засо-
бів, які забезпечать реалізацію механізмів ство-
рення зазначених електронних документів, пе-
редачу їх в обох напрямках та відповідну об-
робку засобами приймаючої сторони. Причому
повний двосторонній електронний документо-
обіг повинен охоплювати всі документи між за-
кладом експертизи та кожним із заявників. Ці
документи можна згрупувати в окремі потоки:
первинні заявочні матеріали (від заявників);
квитанція-підтвердження надходження пер-
винних заявочних матеріалів (від закладу
експертизи);
вторинні матеріали — листи, клопотання, пла-
тіжні документи, відповіді тощо (від заяв-
ників);
вторинні матеріали — запити, повідомлення,
висновки тощо (від закладу експертизи).
Для впровадження електронного обміну до-
кументами необхідно забезпечити вирішення
комплексу технічних завдань, зокрема з таких
операцій:
розробка шаблонів (уніфікованих фор му ляр-
зразків) електронних документів та логіки
управління шаблонами;
формування електронних документів у зак-
ладі експертизи та в заявників;
перевірка коректності документів у процесі
формування та в процесі приймання;
управління маршрутами електронних доку-
ментів у закладі експертизи (засобами тех-
нологічного електронного документообігу);
накладання електронних цифрових підпи-
сів на електронні документи в закладі екс-
пертизи та в заявників;
управління процесами двостороннього тран с-
портування електронних документів;
забезпечення зберігання електронних доку-
ментів;
управління доступом до електронних доку-
ментів.
Впроваджуючи зазначені технічні рішення,
необхідно виходити з умов створення сприят-
ливого комунікаційного середовища для всіх
потенційних заявників. Причому таке середо-
вище не повинно бути для заявника обтяжли-
вим. Тобто необхідно створити умови, за яких
заявнику не потрібно витрачатися на прид-
бання будь-якого додаткового обладнання або
прог рамного забезпечення. Наявність існуючої
(обу мовленої) конфігурації комп’ютера під
управлінням стандартної операційної системи
та дос тупу до мережі Інтернет повинні забез-
печити заявнику можливість електронного об-
міну документами із закладом експертизи в
повному обсязі.
Реалізація таких умов можлива шляхом роз-
міщення всього комплексу програмно-тех ніч-
них засобів у закладі експертизи, причому ор-
ганізація взаємодії між заявниками й закладом
експертизи має відбуватися за дворівневою
моделлю «клієнт—сервер». Зв’язок між клієн-
том і сервером здійснюється через мережу Ін-
тернет. У цій моделі роль клієнта виконує про-
грама Інтернет-браузер, яка забезпечує інтер-
фейс взаємодії робочої станції заявника із сер-
вером. Зберіганням і безпосереднім маніпулю-
ванням даними займається сервер. На сер вері
розміщується база даних, реалізується логіка
обробки та забезпечується управління дани-
ми. За допомогою браузера заявники входять
у систему, формують електронні документи,
15ISSN 1815-2066. Наука та інновації. T. 7, № 4, 2011
Правова охорона інтелектуальної власності
формулюють запити й посилають їх на сервер.
Сервер приймає та перевіряє документи, об-
робляє запити й повертає клієнту результат.
Отже, обробка даних відбувається саме там, де
дані зберігаються, — на сервері. Це виключає
необхідність обробляти дані на робочій стан-
ції заявника та передавати великі обсяги да-
них через мережу.
Першим кроком на шляху переходу до елек-
тронного обміну документами в Державному
підприємстві «Український інститут промис-
лової власності» були розробка та створення
системи подання електронних заявок. Згідно з
концепцією цієї системи передбачалося нада-
ти заявникам засоби для підготовки матеріа-
лів заявки в електронному вигляді та відправ-
ки останніх до закладу експертизи. Як тран-
спортне середовище для подання заявок була
вибрана мережа Інтернет. У попередні роки бу-
ли розроблені та протестовані три версії сис-
теми електронного подання заявок.
Перша версія за своєю суттю була системою
of-line. Заявникам надавалася електронна фор-
ма-шаблон, яка заповнювалася та відправляла-
ся до закладу експертизи засобами електронної
пошти. Конфіденційність процесу забезпечува-
лася системою шифрування, яка реалізувалася
32-байтовим ключем та програм ним алгорит-
мом шифрування даних. Ця версія бу ла пілот-
ним проектом системи. У процесі її тес тування
були перевірені технічні рішення, а також на-
працьовані нові ідеї для розвитку системи.
Друга версія системи подання заявок в елек-
тронному вигляді (також of-line) була впрова-
джена в експлуатацію та використовувалася
впродовж двох років. Матеріали заявок готу-
валися заявниками за допомогою спеціально-
го програмного забезпечення, записувалися на
носій інформації (магнітний або оптичний) і
пе редавалися разом з оригіналом заявки на па-
перовому носієві до закладу експертизи.
Функціональність обох of-line-версій систе-
ми подання електронних заявок мала обмежен-
ня, але досвід, набутий у процесі реалізації та
тестування цих версій, дозволив сформулюва-
ти вимоги до значно досконалішої системи по-
дання електронних заявок — так званої on-
line-системи. Саме така система й була створе-
на та протестована 2009 року.
Упровадження цієї системи в експлуатацію
стримувала відсутність в нормативно-пра во вих
документах сфери інтелектуальної власності
відповідних правових норм щодо застосування
електронної форми подання заявок. Зокрема, у
законах про охорону прав на об’єкти промисло-
вої власності спосіб подання матеріалів заявок
спеціально не обумовлюється, але в правилах
складання та подання заявок у розділі «Оформ-
лення документів заявки» конк рет но зазнача-
ється: «Документи заявки друкують на арку-
шах білого паперу форматом 210 × 297». Це
означає, що оригіналом вважається тільки та-
ка заявка, яка подана до закладу експертизи в
паперовому вигляді. Отже, подання електрон-
них заявок можна було здійснити лише в рам-
ках експериментальної апробації з одночасним
поданням заявки на папері.
Для комплексної перевірки всіх програмно-
технічних рішень, закладених у систему, був
розроблений тимчасовий порядок підготовки
та подання заявок на об’єкти права інтелек-
туальної власності у формі електронного до-
кумента. Державним департаментом інтелек-
туальної власності був виданий наказ про
прискорення впровадження технології підго-
товки та подання заявки на об’єкт права інте-
лектуальної власності у формі електронного
документа із застосуванням електронного циф-
рового підпису. На виконання наказу в тре-
тьому кварталі 2010 року була проведена екс-
периментальна апробація цієї технології. По-
дання заявок у формі електронних докумен-
тів викликало значну зацікавленість у заявни-
ків. За три місяці експериментальної ап роба ції
до закладу експертизи надійшло 211 електро-
нних заявок. З них на знаки для товарів і по-
слуг — 169, на винаходи — 18, на корисні мо-
делі — 24.
У процесі проведення експериментальної ап-
робації були доопрацьовані програмні засоби,
16 ISSN 1815-2066. Science and Innovation. T. 7, № 4, 2011
Правова охорона інтелектуальної власності
оптимізовані процедури формування матеріа-
лів заявки, їх перевірки та реєстрації засобами
приймаючої сторони в закладі експертизи.
Були розроблені алгоритми, процедури та
функції опрацювання матеріалів заявок, що на-
дійшли за процедурою електронного подання,
на предмет наявності в цих матеріалах відомос-
тей, які належать до державної таємниці. Роз-
роблене програмне забезпечення інтегроване із
системою електронного реєстру вхідного пото-
ку заявок, центральним електронним архівом
документів і технологічними автоматизова-
ними системами. До закладу експертизи від за-
явників надійшла також низка цінних пропо-
зи цій та зауважень, упровадження яких спри-
яло оптимізації експлуатаційних характерис-
тик системи подання електронних заявок.
У процесі експериментальної апробації сис-
теми електронного подання заявок заявники
використовували засоби формування електро-
нної заявки та комплекту заявочних матеріа-
лів, засоби перевірки заповненого примірника
заявки, сертифікат електронного цифрового
під пису та засоби накладання його на матеріа-
ли заявки, засоби відправки електронного при-
мірника заявки, засоби отримання квитанції-
підтвердження про надходження первинних
заявочних матеріалів до закладу експертизи.
Таким чином забезпечується потік первинних
заявочних документів у електронному вигляді
та підтвердження їх отримання закладом екс-
пертизи електронною квитанцією. Тобто впро-
вадження системи електронного подання зая-
вок частково вирішує задачу електронного об-
міну документами між закладом експертизи та
заявниками. Але задача-максимум полягає в
реалізації двостороннього обміну електронни-
ми документами не тільки під час подання за-
явок — ідеться про охоплення всіх документів,
зокрема й тих, які породжуються в процесі ді-
ловодства за заявками. Тому після експери-
ментальної апробації системи електронного
подання заявок було прийняте рішення щодо
вдосконалення системи та розширення її фун-
кціональних можливостей для забезпечення
двостороннього транспортування всіх елект-
ронних документів. Реалізація цього завдан-
ня досягається шляхом подальшого розвит ку
сис теми подання електронних заявок в нап-
рямі інтеграції з технологічними автома ти-
зованими системами для організації одно рід-
ного середовища формування, обробки й тран-
с портування електронних документів за мар-
шрутом від експерта до заявника й у зворот-
ному напрямку.
Загальна концепція системи така. Система
подання електронних заявок є Інтернет-сай-
том, який розміщується на сервері закладу
екс пертизи та має адресу для доступу зовніш-
ніх користувачів. Єдиний програмний засіб,
який необхідний користувачу для доступу до
системи, — це Internet Explorer, що встанов-
люється автоматично під час інсталяції ОС
Windows. Можуть використовуватися й інші
програми веб-браузерів. Вхід на персональну
сторінку системи парольний.
Для підготовки та відправки заявником до
закладу експертизи заявок та вторинних доку-
ментів у базі даних на сервері системи зберіга-
ються електронні примірники уніфікованих
формуляр-зразків усіх необхідних докумен-
тів. Також попередньо підготовлений документ
може зберігатися й у комп’ютері заявника.
Формування електронних документів у за-
кладі експертизи здійснюється в середовищі ав-
томатизованих систем. Підписаний експертом
та погоджений з чинним порядком електронний
документ передається до центрально го електро-
нного архіву документів, а звідти — у виділену
ділянку пам’яті сервера системи по дання елек-
тронних заявок. Ділянка пам’яті (аналог пошто-
вої скриньки) виділяється для кожного заявни-
ка персонально, у ній зберігаються всі докумен-
ти двостороннього обміну. На веб-сайті вона ві-
дображається на сторінці поданих заявок. На
цій самій сторінці відображаються всі заявки,
які були подані заявником. Кожний документ
має зв’язок з відповідною заявкою.
Під час первинного подання заявки заявник
реєструється на веб-сайті системи подання елек-
17ISSN 1815-2066. Наука та інновації. T. 7, № 4, 2011
Правова охорона інтелектуальної власності
тронних заявок та отримує доступ до сервісних
функцій системи. Вибирає режим подання за-
явки для певного об’єкта промислової власнос-
ті. Для вибору цього режиму на екрані монітора
з’являється відповідна електронна форма блан-
ка заявки та елементи управління прикріплен-
ням до нього матеріалів заявки, підписаних
електронним цифровим підписом. Заповнив-
ши форму заявки та укомплектувавши пакет
заявочних матеріалів, заявник ініціює їх від-
правку до закладу експертизи.
Відправлена таким чином заявником елек-
тронна заявка міститься на сервері системи по-
дання електронних заявок у закладі експерти-
зи. Відразу запускається алгоритм автоматич-
ної перевірки електронного цифрового під пису
та цілісності документів, реєстрації заявки, ге-
нерації номера заявки, формування розписки
про надходження заявки до закладу екс пертизи,
відправки розписки на поштову ад ресу заявни-
ка (зазначену ним у момент реєстрації на сайті
системи) та здійснюється передача номера за-
явки й файлу розписки у виділену ділянку
пам’яті сервера системи. Закінчується процес
подання заявки завантаженням бібліографіч-
них даних та інших документів заявки в тех-
нологічну базу даних та в центральний елек-
тронний архів документів.
Після цього починаються процес діловодст-
ва за заявкою та переписка із заявником. Елек-
тронний документ створюється в середовищі
технологічної автоматизованої системи, підпи-
сується експертом, проходить установленим
маршрутом для уточнення, корегування, пого-
дження, реєстрації як вихідного документа.
Зареєстрований електронний документ, який
має відправлятися заявнику, в автоматичному
режимі після реєстрації записується в досьє
заявки центрального електронного архіву до-
кументів і звідти передається у виділену ді-
лянку пам’яті сервера системи, де «прив’я зу-
єть ся» до номера цієї самої заявки. Одночасно
з цим на адресу електронної пошти заявника
відправляється повідомлення про відправле-
ний йому електронний документ.
Заявник входить на сторінку веб-сайта сис-
теми й знаходить у поштовій скриньці список
документів, які надійшли, відкриває документ
і опрацьовує його. Якщо виникає необхідність
надати відповідь на цей документ, то заявник
активізує відповідну функцію «підготувати
від повідь». Завдяки тому, що всі можливі до-
кументи класифіковані та мають відповідні
коди, у системі є можливість налаштувати від-
повідність між документами. Тобто на певний
запит система автоматично може визначити
код документа-відповіді або групу документів,
з якої заявник може вибрати конкретний не-
обхідний документ. Це дає змогу створити
електронні уніфіковані формуляр-зразки для
підготовки документів та в момент активізації
функції «підготувати відповідь» автоматично
виводити на екран електронну форму доку-
мента для заповнення її заявником. Після за-
повнення форми документа заявник активізує
функцію накладання електронного цифрового
підпису та відправки документа до закладу
експертизи. У поштовій скриньці в розділі від-
правлених документів до списку додається
відправлений документ. Також сформований
та підписаний електронний документ з’яв ля-
ється на сервері системи й відразу запускаєть-
ся автоматична процедура його реєстрації та
передачі в центральний електронний архів до-
кументів у електронне досьє цієї самої заявки.
Технологічні автоматизовані системи інтегро-
вані з центральним електронним архівом, тому
експерт відразу побачить документ, який на-
дійшов від заявника, і зможе приступити до
його опрацювання.
Такий варіант підготовки документів у від-
повідь можливий за умови розробки та затвер-
дження електронних форм (шаблонів) доку-
ментів. Імовірно, це вимагатиме тривалого ча-
су. Тому в системі передбачений також інший
варіант. Суть його полягає в тому, що заявник
готує документ-відповідь окремо (не в серед-
овищі системи подання електронних заявок),
використовуючи програму MS Word. Для під-
пису документа заявник використовує електро-
18 ISSN 1815-2066. Science and Innovation. T. 7, № 4, 2011
Правова охорона інтелектуальної власності
нний підпис — цифрове зображення рукопис-
ного підпису, яке прикріплюється до електро-
нного документа. Цей підпис формується
шляхом сканування рукописного підпису й
зберігається у вигляді графічного файлу, а в
разі необхідності прикріплення до документа
використовуються штатні засоби редактора
MS Word (вставка/рисунок/з файлу). Підго-
товлений таким чином документ зберігається
на комп’ютері заявника. Для його відправки
до закладу експертизи заявник входить на веб-
сайт системи подання електронних заявок, іні-
ціює функцію підготовки відповіді, вибирає
попередньо підготовлений та збережений у
пев ному каталозі файл документа-відповіді,
ініціює функцію накладання електронного
підпису та відправки документа на адресу за-
кладу експертизи. Результат: у поштовій скри-
нь ці заявника в розділі відправлених докумен-
тів до списку додається відправлений доку-
мент, у центральний електронний архів доку-
ментів у електронне досьє заявки записується
файл документа. Електронний документ стає
доступним експерту для опрацювання.
ВИСНОВКИ
Описані засоби та механізми електронного
обміну документами між закладом експертизи
та заявниками в процесі діловодства за заяв-
ками на об’єкти права інтелектуальної влас-
ності з використанням системи подання елек-
тронних заявок, інтегрованої з технологічни-
ми автоматизованими системами закладу екс-
пертизи дають можливість охопити всю мно-
жину вхідних та вихідних документів для
суб’єктів електронного документообігу, впро-
вадити уніфіковані формуляр-зразки докумен-
тів, прискорити та спростити процедури під-
готовки документів, забезпечити автоматичну
обробку останніх. Істотною перевагою запро-
понованої системи є клієнт-серверна модель
взаємодії, яка не виставляє заявникам вимог
щодо придбання будь-якого додаткового про-
грамного та технічного забезпечення.
|