Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.)
Gespeichert in:
| Veröffentlicht in: | Архіви України |
|---|---|
| Datum: | 2009 |
| Hauptverfasser: | , , , , , , , , , , |
| Format: | Artikel |
| Sprache: | Ukrainisch |
| Veröffentlicht: |
Інститут історії України НАН України
2009
|
| Schlagworte: | |
| Online Zugang: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26242 |
| Tags: |
Tag hinzufügen
Keine Tags, Fügen Sie den ersten Tag hinzu!
|
| Назва журналу: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Zitieren: | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) / О. Гінзбург, В. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, М. Ларін, А. Голубович, Л. Скрипка, О. Аніскіна, П. Чорний, А. Лавренюк, П. Марченко // Архіви України. — 2009. — № 5. — С. 13-67. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| _version_ | 1860250470221611008 |
|---|---|
| author | Гінзбург, О. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, В. Ларін, М. Голубович, А. Скрипка, Л. Аніскіна, О. Чорний, П. Лавренюк, А. Марченко, П. |
| author_facet | Гінзбург, О. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, В. Ларін, М. Голубович, А. Скрипка, Л. Аніскіна, О. Чорний, П. Лавренюк, А. Марченко, П. |
| citation_txt | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) / О. Гінзбург, В. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, М. Ларін, А. Голубович, Л. Скрипка, О. Аніскіна, П. Чорний, А. Лавренюк, П. Марченко // Архіви України. — 2009. — № 5. — С. 13-67. — укр. |
| collection | DSpace DC |
| container_title | Архіви України |
| first_indexed | 2025-12-07T18:42:40Z |
| format | Article |
| fulltext |
подія 13
обмін копіями архівних документів, що становлять інтерес для сторін,
учасників цих зустрічей; співробітництво в галузі науково-дослідної
та методичної роботи, зокрема узгодження концепції спільної архівної
спадщини країн колишнього СРСР та підготовки довідників “Архівна
україніка в Росії” та “Архівна росіка в Україні”, “Архівна україніка в
Білорусі” та “Архівна білорусіка в Україні”.
Слід відзначити, що за останні три роки співробітництво між Укра-
їною, Росією та Білоруссю в сфері архівної справи стало динамічнішим,
тіснішим та плідним. Це дозволяє вирішувати спільні проблеми забез-
печення, комплектування, збереження та використання документів, а
також обмінюватися інформацією про склад і зміст фондів архівних
установ трьох держав.
Виступи учасникіВ щорічної зустрічі
керіВникіВ держаВних архіВних служб
та архіВних устаноВ україни, росії та білорусі
(Київ, 10–12 вересня 2009 р.)
ольга ГінзбурГ,
голова державного комітету архівів України
головною метою держкомархіву в минулому й цьому році було
за безпечення стабільного функціонування архівних установ України
в умовах економічної кризи й зменшення бюджетного фінансування.
Загальний обсяг фінансування держкомархіву, центральних дер-
жавних архівних установ, держархівів Автономної Республіки Крим,
областей, міст Києва та Севастополя в 2008 році склав 136 млн 841 тис.
грн. З них витрати на оплату праці становили 45 млн 162 тис. грн, на-
рахування на зарплату – 15млн 718 тис. грн, на оплату комунальних по-
слуг спрямовано 4 млн 471 тис. грн, на інші поточні витрати – 17 млн
639 тис. грн, витрати розвитку – 53 млн 851 тис. грн (у тому числі
38 млн 882 тис. грн – на реконструкцію комплексу споруд центральних
державних архівів).
Законом України “про державний бюджет України на 2008 рік”
держкомархіву як головному розпорядникові коштів за 5 бюджетними
програмами були передбачені бюджетні призначення на загальну суму
106 млн 78 тис. гривень.
У 2008 році вперше серед кодів програмної класифікації витрат
державного бюджету були зафіксовані заходи щодо фінансування ре-
конструкції комплексу споруд центральних державних архівних уста-
нов, на що передбачалося 50 млн грн.
подія14
протягом звітного періоду надані кошти були успішно освоєні: по-
будовано 8 поверхів (з 15-ти) нового корпусу Центрального державно-
го історичного архіву, 4 поверхи корпусу для розміщення створеного
архіву закордонної україніки й науково-дослідного інституту, розпоча-
то будівництво 3-поверхового корпусу для сучасних читальних залів
центральних архівів.
У розрізі бюджетних програм найбільше (в 2 рази) зросло бюджет-
не фінансування на здійснення прикладних розробок у сфері архівної
справи й на забезпечення діяльності центральних державних архівних
установ.
Збільшення обсягів асигнувань було обумовлено передусім зрос-
танням витрат на оплату праці: протягом року тричі підвищувався роз-
мір мінімальної зарплати, розпочався III етап єдинної тарифної сітки,
відбулося підвищення зарплати державних службовців.
У 2009 році держкомархіву як головному розпорядникові коштів
передбачені бюджетні призначення на загальну суму 38 млн 328 тис.
гривень, що майже в три рази менше, ніж торік.
Фінансово-економічна криза змусила архівні установи запровадити
суворий режим економії бюджетних коштів, раціонально їх використо-
вувати й зна ходити додаткові джерела поповнення бюджету.
Відвідання учасниками тристоронньої зустрічі Верховної Ради України
10 вересня 2009 р.
подія 15
У цьому році припинено будівництво комплексу споруд централь-
них державних архівів, згорнулося фінансування державної програми
розвитку архівної справи на 2006–2010 роки, скорочено фінансування
на транспортні і комунальні послуги, зв’язок, відрядження, підвищення
кваліфікації співробітників. А найголовніше – на утримання охорони
приміщень архівів. Заборонено заповнювати вакантні посади співробіт-
ників архівів.
Але попри усі труднощі, архіви продемонстрували певну життєз-
датність і змогли закріпитися на скромних, але все-таки не на маргі-
нальних позиціях. Чого ж вдалося досягти?
Розроблено й затверджено програму скорочення споживання
цент ральними державними архівами енергоресурсів і води на 2010–
2014 роки.
Вдалося вирішити питання охорони архівних приміщень. Від-
повідно до постанови Уряду від 15 квітня 2009 р. зі стабілізаційно-
го фонду Кабміну на охорону приміщень архівних установ виділено
5 158 000 гри вень. Усі центральні архіви й держархіви областей забез-
печено охороною.
У сучасних економічних умовах додатковим і гостро необхідним
джерелом фінансування архівних установ стають позабюджетні кошти.
Слід зазначити, що архівні установи України активно працювали над
пошуком альтернативних джерел доходів.
У 2008 році доходи архівів від надання платних послуг склали
4 млн 925 тис. гривень. В першому півріччі 2009 р. на спецрахунки
архівних установ надійшло 1 млн 315 тис. грн.
Від надання платних послуг центральні державні архіви отримали
1 млн 349 тис. грн. Найактивніше працювали Центральний державний
архів громадських об’єднань України, Центральний державний кінофо-
тофоноархів України ім. г. С. пшеничного, Центральний державний
історичний архів Украї ни, м. Львів.
На спецрахунки державного архіву в Автономній Республіці Крим,
державних архівів областей, міст Києва й Севастополя від надання
платних послуг надійшло 3 млн 576 тис. грн. Найвагоміших результа-
тів досягли державні архіви полтавської, Рівненської, Миколаївської,
Хмельницької, Тернопільської областей, міст Києва і Севастополя.
Надходження від надання платних послуг були спрямовані на
відшкодування витрат, пов’язаних з виконанням функціональних по-
вноважень державних архівів, на утримання і ремонт майна архівних
установ, зокрема на оплату праці – 1 млн 400 тис. грн, на поточні ви-
трати – 2 млн. 97 тис. грн., комунальні послуги – 283 тис. грн, капіталь-
ні витрати – 647 тис. грн.
Кошти, отримані від надання платних послуг, ряд архівів спряму-
вав на оплату праці співробітників госпрозрахункових відділів, які не
подія16
є державними службовцями, і на утримання позаштатних працівників.
Так, держархів м. Севастополя утримує за рахунок додатково 11,5 по-
сади, держархіви Рівненської області – 9, Хмельницької області – 2.
Центральні державні архіви також передбачають використання до 25 %
від суми надходжень на оплату праці співробітників – недержавних
службовців.
Найбільш прибутковими послугами слід вважати оренду, розміщен-
ня реклами, надання послуг з науково-технічної обробки документів,
консультування, виконання запитів (майнових, генеалогічних), надання
документів на копіювання. Значну частину надходжень становлять ко-
шти, отримані від реалізації міжнародних проектів.
Торік за оренду майна архівні установи отримали 449 тис. грн.
Значну частину коштів архівні установи одержують від надання
послуг по упорядкуванню документів. У минулому році ця сума ста-
новила 687,5 тис. грн.
Нині у госпрозрахункових підрозділах працює 144 особи. В 2008 ро-
ці упорядковано на договірних засадах 327 тис. справ.
Слід зазначити, що центральні державні архіви майже не займа-
ються упорядкуванням документів на договірних засадах. Минулого
року три центральні архіви одержали за цю роботу лише 91 тис. грн.
У той же час у сфері надання платних послуг є низка невирішених
питань.
очільники архівних служб України, Росії, Білорусі під час прийому
у голови Верховної Ради України В. М. Литвина. 10 вересня 2009 р.
подія 17
Засоби, отримані від надання платних послуг, становлять усього
лише 7–10 % від суми загального фонду державного бюджету.
Невідкладним залишається питання вдосконалення нормативно-
правової бази з питань надання платних послуг. Відсутні стандарти
надання послуг.
проблемою також є небажання більшості районних державних ад-
міністрацій, міських рад, всупереч чинному законодавству, включати
в положення про архівні відділи право надання платних послуг.
З метою налагодження обміну досвідом і розробки єдиної програ-
ми дій у сфері надання платних послуг архівними установами на по-
чатку серпня цього року у полтаві була проведена нарада керівників
центральних держархівів та держархівів областей. На ній керівники
архівів акцентували увагу на необхідності максимального розширення
асортименту платних послуг, поширення передового досвіду їх надан-
ня, не забуваючи при цьому про соціальний захист громадян. Ми по-
винні зважати на соціально-майновий стан громадян, які звертаються
за послугами до архівних установ, забезпечити гарантії реалізації ними
своїх конституційних прав.
Ще одне завдання, над яким архівісти України працювали, – це
формування мережі трудових архівів в Україні, розв’язання проблем їх
фінансування, правового статусу, організації роботи. Слід зазначити,
що трудові архіви вже здійснюють значну роботу, спрямовану на за-
хист законних інтересів громадян. В Україні функціонує 1040 трудових
архівів, створених міськими, районними й сільськими радами (235 тру-
дових архівів є юридичними особами). У них зберігається понад 3 млн
618 тис. справ, з них 2 млн 928 тис. справ особового складу ліквідова-
них підприємств, установ і організацій, 689,6 тис. справ тимчасового
зберігання й 219 339 кг виборчої документації тимчасового зберігання.
два роки тому в трудових архівах зберігалося 2,1 млн справ, з них 1,9
млн справ особового складу ліквідованих підприємств, установ і орга-
нізацій. Значно збільшилася штатна чисельність працівників трудових
архівів. Нині в цій ланці архівної системи працює 713 співробітників.
якщо в 2007 році вони виконали понад 150 тис. запитів громадян, то в
минулому вже майже 269 тис.
У зв’язку зі збільшенням кількості трудових архівів намітилася
тенденція зменшення приймання документів особового складу архів-
ними відділами райдержадміністрацій і міських рад, що дасть змогу
архівним відділам забезпечити приймання й збереженість документів
Національного архівного фонду.
проте процес створення системи трудових архівів ще далекий до
завершення. передусім вимагає вдосконалення нормативно-правова
база. З метою забезпечення гарантованої державної підтримки трудо-
вих архівів держкомархів підготував проект Закону України “про вне-
подія18
сення змін до статті 43 Закону України “про місцеве самоврядування
в Україні” щодо порядку зберігання архівних документів, які забезпе-
чують соціальний захист громадян, у якому право створення трудових
архівів надається також районним і обласним радам. Уряд уже розгля-
нув і схвалив цей законопроект.
два роки тому завдяки урядовому рішенню нам вдалося створити
два нові центральні архіви: Центральний державний архів зарубіжної
україніки й Центральний державний електронний архів, процес станов-
лення яких припав на цей нелегкий час. Архіви вирішували питання
створення матеріально-технічної й нормативної бази, комплектування
своїх штатів. я не буду зупинятися докладно на завданнях і пробле-
мах цих архівів – їхні керівники у своїх виступах розкриють їх більш
глибоко. Впевнена, що усім нам вистачить мудрості, професіоналізму,
наполегливості з тим, щоб і надалі гідно виконувати покладені на нас
завдання.
Володимир тарасоВ*,
заступник керівника Федерального
архівного агентства (Російська Федерація)
Архіви в усьому світі є бюджетними установами. Тому бюджетні
обмеження, неминучі в умовах фінансово-економічної кризи, зачіпають
й архівну галузь. У цій ситуації ми повинні були визначити параметри
нашого подальшого життя й відповісти на запитання: що робити архі-
вам у складних умовах і як розв’язувати головні проблеми?
обговоренню цих питань і було присвячене засідання Ради з ар-
хівної справи при Федеральному архівному агентстві, яке відбулося
25 червня 2009 р. у м. Новосибірську. У доповіді керівника Росархіву
В. п. Козлова й у виступах учасників засідання Ради (в її складі дирек-
тори федеральних архівів і керівники регіональних архівних органів)
було проаналізовано поточну ситуацію і висловлено пропозиції щодо
можливих заходів з мінімізації негативних для нашої галузі кризових
процесів.
Що ж сьогодні роблять Росархів, архівні органи в регіонах і феде-
ральні архіви для пом’якшення наслідків кризи?
На нараді керівників архівних органів та установ, яка відбулася
в березні цього року в рамках науково-методичної ради архівних уста-
нов Уральського федерального округу на тему “Реалізація антикризових
і антикорупційних заходів у державних архівних органах і установах
суб’єктів Російської Федерації”, ухвалено рішення, покликані відіграти
мобілізуючу роль у забезпеченні спільних антикризових дій архівів.
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія 19
Тематична зустріч з головою Верховної Ради України
В. М. Литвиним. 10 вересня 2009 р.
Адміністраціями низки суб’єктів Російської Федерації намічені
антикризові заходи й розроблені відповідні програми, плани, у тому
числі із забезпечення належної діяльності архівних установ в умовах
оптимізації бюджетних витрат. Суть цих заходів – проведення антикри-
зової фінансової політики, що забезпечує виконання програми розви-
тку архівної справи на основі зосередження витрат на пріоритетних на-
прямках архівної роботи й дотримання суворого режиму економії. для
цього повинні бути підвищені ефективність використання бюджетних
коштів і управлінських рішень, організаційний рівень роботи, перероз-
поділені (якщо виникне в цьому потреба) посадові обов’язки, підви-
щена ефективність праці, збережена соціальна й психологічна стабіль-
ність у колективах.
На жаль, криза призвела до негативних структурних змін в сфері
управління архівною справою. якщо на федеральному рівні ніяких змін
не відбулося, то адміністрації деяких суб’єктів Російської Федерації
вже здійснили або планують ліквідацію самостійного уповноваженого
органу виконавчої влади відповідного регіону в галузі архівної справи.
У деяких регіонах відбувається зниження правового статусу архівного
органу.
Аналогічна ситуація склалася й на муніципальному рівні, де проце-
си перетворення органів місцевого самоврядування найчастіше супро-
подія20
воджуються зниженням статусу місцевого архівного органу. У деяких
випадках у структурі адміністрацій залишаються тільки окремі фахівці
з архівної справи.
Усе це вкрай негативно позначається на управлінні галуззю, а отже,
й на розв’язанні проблем збереження і використання документів Архів-
ного фонду Російської Федерації.
проблеми, що виникли в архівній справі, не можна вирішити без
фінансової підтримки з боку держави. обсяги залучених позабюджет-
них коштів не можуть сповна компенсувати витрати на утримання а,
тим паче, на розвиток державних і муніципальних архівів. Наприклад,
частка бюджетного фінансування діяльності федеральних архівних
установ протягом останніх 5 років становила не менше 80 % від загаль-
ного обсягу їх фінансування. Така ж ситуація характерна для регіональ-
ного й муніципального рівнів.
Кризові явища архівна галузь відчуває, насамперед, у скороченні
фінансування. У федеральних архівах і в ряді регіонів скорочення поки
що не значне. У багатьох же регіональних архівах, як правило, біль-
шість видаткових статей, крім зарплати й комунальних послуг, фінан-
суються не в повному обсязі. Що стосується обласних цільових про-
грам, то у ряді суб’єктів Федерації обсяги бюджетного фінансування
також зменшені.
В умовах скорочення асигнувань окреслилося певне коло “уріза-
них” в умовах кризи робіт і послуг, які надаються архівними установа-
ми. Насамперед це – публікаторська діяльність, створення страхового
фонду, розвиток науково-довідкового апарату, в тому числі опис доку-
ментів особистого походження, створення путівників; надання науково-
методичної допомоги організаціям тощо.
Серйозно постраждали такі напрямки, як модернізація матеріально-
технічної бази, придбання комп’ютерної техніки, переведення докумен-
тів в електронний формат.
Скоротилися бюджетні інвестиції в об’єкти капітального будівни-
цтва, реконструкцію будинків архівів. про скорочення обягів будів-
ництва говорити доводиться з особливим жалем, оскільки темпи спо-
рудження державних і муніципальних архівів й раніше не відповідали
зростаючим потребам архівних установ. У цілому по країні дефіцит
площ архівосховищ становить близько 120 тис. кв. м. Нині потреба в
площах федеральних архівів становить не менш 50 тис. кв. м.
Ще один аспект. В умовах кризи найважливішого значення набува-
ють заходи із забезпечення збереженості документів, безпеки будинків
і людей. Тому найбільшу тривогу викликає можливість вимушеного
скорочення обсягів робіт щодо збереженості документів, перевірки на-
явності й стану справ, підшивки справ. “Урізування” таких напрямків і
видів робіт потрібно усіляко уникати.
подія 21
На федеральному рівні з певною часткою обережного оптимізму
можна стверджувати про окремі позитивні тенденції. Зокрема, фіксу-
ється деяке поліпшення кадрової ситуації у федеральних архівах, ро-
бочі місця в архівах стали більш затребуваними. У докризовий період
укомплектованість кадрами федеральних архівів становила 67 %. Тепер
вакансії, хоча й повільно, але поступово заповнюються.
Намічається тенденція зниження цін на роботи й послуги, які заку-
повують архіви. Щоправда, скористатися навіть доступнішими цінами
можна лише за наявності відповідних коштів.
одночасно певні побоювання викликає те, що у зв’язку зі скорочен-
ням бюджетних асигнувань скорочуються й позабюджетні джерела фі-
нансування. Архівні установи все частіше повідомляють про зменшен-
ня обсягів робіт з упорядкування документів на платній основі через
відсутність коштів в організаціях і неможливість придбання витратних
матеріалів, а також засобів, що надходять від виконання тематичних і
генеалогічних запитів на договірній основі.
особливого значення набуває визначення пріоритетних напрямків
діяльності архівних установ, тих напрямків, від яких ми не можемо
відмовитися в будь-якій кризовій ситуації, за будь-яких фінансових
витрат.У якості таких Росархів розглядає наступні.
перше. Забезпечення безпеки Архівного фонду Російської Федера-
ції – це підтримка в робочому стані інженерно-технічних комунікацій
архівних будинків, забезпечення їх пожежної безпеки, дотримання охо-
ронного режиму. при цьому необхідність функціонування в умовах су-
покладання квітів до пам'ятника Т. г. Шевченка. 10 вересня 2009 р.
подія22
ворих фінансових обмежень змушує бути готовими до роботи в режимі
надзвичайної ситуації. У кожному архіві повинні бути розроблені, а за
необхідності й актуалізовані відповідні інструкції.
В умовах складного фінансового становища найсуворішого еконо-
мічного обґрунтування потребують ті види робіт із забезпечення збере-
женості документів, які раніше повсюдно планувалися й проводилися.
Наприклад, картонування, заміна дерев’яних стелажів на металеві й ін.
Звичайно, за наявності засобів зазначені види робіт можуть здійснюва-
тися. Але, якщо доводиться вибирати, приміром, між картонуванням
і придбанням нормативного комплекту вогнегасників, безсумнівно, по-
винні бути придбані вогнегасники.
За наявності коштів роботи з реставрації й страхового копіюванню
повинні бути продовжені, але стратегічною лінією в їхній організації є
диференційований підхід до відбору документів для спеціальної оброб-
ки з урахуванням пріоритетів їхньої цінності й фізичного стану.
друге. У зв’язку з процесами ліквідації підприємств, масовим ви-
вільненням працівників, що відбувається в умовах кризи, одним із прі-
оритетів у діяльності архівів стає приймання на зберігання значних
документальних комплексів, у т.ч. по особовому складу, а також опе-
ративне їх впорядкування.
Насамперед необхідно здійснити приймання архівних документів
від ліквідованих організацій, включених до списків джерел комплекту-
вання державних і муніципальних архівів (у тому числі, ліквідованих у
ході банкрутства). особлива увага має бути зосереджена на посиленні
контролю за забезпеченням збереженості документів і їх упорядкуван-
ням в організаціях-джерелах комплектування державних і муніципаль-
них архівів.
Разом із виконавчими органами державної влади суб’єктів РФ і міс-
цевого самоврядування доцільно розробити антикризові заходи щодо
збереження документів по особовому складу ліквідованих організацій,
що не перебувають у списках джерел комплектування державних і му-
ніципальних архівів.
як антикризові дії можна розглядати й проведення заходів щодо
підвищення кваліфікації працівників архівних і діловодних служб
організацій-джерел комплектування, маючи на увазі передусім впрова-
дження нових технологій в організацію роботи.
при скороченні бюджетного фінансування, можливо, варто тим-
часово призупинити всі витратні форми ініціативного документуван-
ня, придбання архівних документів від організації й приватних осіб за
плату, розробку методичних і інших посібників, за винятком тих, які
знаходяться на завершальній стадії.
третє. В умовах оптимізації бюджетних асигнувань головним на-
прямком роботи у сфері використання архівних документів має залиша-
подія 23
тися забезпечення соціальної захищеності громадян шляхом виконання
соціально-правових запитів, пов’язаних з реалізацією їх конституцій-
них прав.
як і раніше, актуальним залишається інформаційне забезпечення
органів державної влади й місцевого самоврядування з питань їх веден-
ня, виконання тематичних запитів організацій, пов’язаних з оформлен-
ням прав власності на нерухоме майно, пошуком правовстановлюючих
документів і документів, необхідних для безпосередньої роботи органі-
зації; забезпечення роботи користувачів у читальних залах державних
і муніципальних архівів, забезпечення виконання замовлень користу-
вачів з копіювання архівних документів; розгляд звернень громадян і
організацій з питань організації розсекречення архівних документів;
підготовка інформаційних заходів (виставки, збірники документів, кон-
ференції й ін.) відповідно до затверджених главами урядів, губернато-
рами, мерами міст програм, планів заходів, а також відповідно до угод
із закордонними партнерами; робота реалізації заходів щодо патріотич-
ного виховання громадян РФ.
У разі необхідності архівні установи можуть скоротити або скасу-
вати заплановані з ініціативи архіву роботи щодо підготовки докумен-
тальних видань, виставок, інших інформаційних заходів. У той же час
йти лише шляхом тимчасових обмежень - неконструктивно. одночасно
потрібно форсувати основний напрямок майбутнього розвитку – інфор-
маційні технології, які забезпечують обмін і доступ до інформації на
іншому, вищому, сучасному рівні, здійснювати інноваційний прорив.
четверте. пріоритетним напрямком може бути й створення сучас-
них інформаційно-пошукових систем за допомогою оцифровки описів.
особливо актуальним у поточний період стає пошук і залучення
додаткових джерел фінансування, у тому числі зусилля по збільшен-
ню надходжень від підприємницької й іншої діяльності, яка приносить
прибуток архівним установам. Це може бути досягнуто, у тому числі за
рахунок розширення переліку й збільшення обсягів платних послуг; ін-
формування населення, організацій про надавані платні послуги і т. ін.
от у такий спосіб ми намагаємося визначати шляху забезпечення ста-
більної діяльності, які дозволять нам пережити важкі часи.
Володимир адамушко*,
директор департаменту з архівів та діловодства
Міністерства юстиції Республіки Білорусь
У нелегких умовах світової економічної кризи вирішення проблеми
забезпечення стабільної діяльності архівної галузі як ніколи вимагає роз-
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія24
важливого і раціонального підходу, визначення пріоритетних напрямків
її розвитку, об’єктивної оцінки результатів нашої діяльності, вибору най-
більш оптимальних рішень, раціонального сполучення нових методів із
традиційними.
проблема забезпечення збереження архівних документів є од-
нією з найважливіших і актуальних у діяльності архівних установ.
як відомо, вона є комплексною, потребує матеріально-технічного, фі-
нансового, кадрового, науково-методичного й організаційного забез-
печення. однак, у складних умовах сьогодення, через брак бюджетних
коштів, архівістам усе сутужніше стає вирішувати свою головну про-
фесійну задачу.
Концепція забезпечення збереження документів Національного ар-
хівного фонду Республіки Білорусь, як система задач, що допомагають
у рамках можливостей галузі прогнозувати і вирішувати проблеми доку-
ментів одночасно із забезпеченням доступу до них, визначена у “програ-
мі зі збереження документальної спадщини – складової частини інформа-
ційного ресурсу суспільства на 2003–2010 рр.”. У сьогоднішніх умовах
особливо цінним є те, що при розробці програми, триває робота над
виконанням якої триває, були використані пропозиції державних ар-
хівів і виведена мінімальна розрахункова потреба в бюджетних ко-
Відкриття спільної українсько-російської виставки
“повість полум’яних літ олександра довженка” в приміщенні ЦдАМЛМ України.
Л. В. Скрипка, о. п. гінзбург, В. п. Тарасов
подія 25
штах відповідно до зведень щодо основних ресурсів, необхідних для
технічного оснащення архівів.
Ціль програми обумовила її основні напрямки – удосконалення
нормативної бази, методичне забезпечення робіт зі збереження до-
кументальної спадщини; сприяння створенню оптимальної системи
комплектування, збереження і використання документів; зміцнення й
удоско налення матеріально-технічної бази галузевого збереження доку-
мен тів; автоматизацію архівних процесів, що супроводжують роботу із
забезпечення збереження документів, безпеки архівів тощо.
На сучасному етапі особлива увага приділяється виконанню архів-
ними установами директиви президента Республіки Білорусь № 3 від
14 червня 2007 р. “Економія й ощадливість – головні фактори еконо-
мічної безпеки держави” (Національний реєстр правових актів Респу-
бліки Білорусь, 2007 р., № 146, 1/8668).
У кризовий період заходи щодо економії енергетичних і матері-
альних ресурсів, коштів є особливо важливими в забезпеченні стабіль-
ної діяльності державних архівних установ. В усіх архівних установах
Білорусі створено комісії з контролю за економією і раціональним
використанням паливно-енергетичних і матеріальних ресурсів і за-
тверджено положення про них. У трудових колективах проводиться
роз’яснювальна робота про необхідність раціонального використання
ресурсів; щоквартально на загальних зборах колективів і засіданнях
дирекцій установ підбиваються підсумки економії. У державних архів-
них установах нашої країни регулярно здійснюються перевірки прила-
дів обліку витрати води, електричної і теплової енергії; приладів регу-
лювання енергоспоживання, КВп і автоматики; своєчасні промивання
і про ведення гідравлічних іспитів тепломереж; контроль за станом і від-
новленням теплоізоляції мереж, роботою і своєчасним обслуговуван-
ням вентиляційних мереж. З метою скорочення споживання електро- і
теплоенергії проводяться заміна і ремонт устаткування (світильників,
вентиляторів, трубопроводів системи опалення тощо), здійснюється по-
етапна заміна енергоємних моніторів кінескопного типу пВМ на рідко-
кристалічні. Скорочено кількість освітлювальних приладів і час черго-
вого освітлення у приміщеннях будинків установ. обмежено й взято
під посилений контроль користування послугами зв’язку й інтернету.
У республіканських державних архівних установах прагнуть раціональ-
ного використання наявного автотранспорту, витрат на бензин в межах
установлених лімітів. під час проведення робіт з реставрації, ремонту,
підшивці і переплітінні архівних документів дбайливо ставляться ви-
користання видаткових матеріалів. Скорочено витрати на придбання
канцелярських товарів з бюджету. Закупівля матеріальних ресурсів і
оплата різних послуг здійснюються на конкурсній основі, а також за
рахунок позабюджетних коштів, що сприяє зниженню витрат на їх при-
подія26
дбання і раціональне використання коштів. державні архівні установи
беруть участь у регіональних програмах з енергозбереження, які фі-
нансуються як із республіканського бюджету, так і за рахунок засобів
інноваційного фонду Міністерства енергетики Республіки Білорусь. У
2009–2010 рр. у рамках цих програм планується заміна вікон на енер-
гоефективні склопакети в Центральній лабораторії мікрофільмування і
реставрації документів Національного архівного фонду Республіки Бі-
лорусь і Національному історичному архіві Білорусі.
У кризових умовах особливо важливого значення набуває розробка
теоретичних проблем архівознавства в аспекті забезпечення збережен-
ня документів Національного архівного фонду Республіки Білорусь. Не
можна не зважати на, що сьогодні, як і раніше, існує загроза втрати
документальної спадщини у результаті повеней і пожеж, воєн і погра-
бувань, порушення норм збереження й охорони документів. В останні
роки в Республіці Білорусь розроблено методичні рекомендації щодо
захисту архівних документів і приміщень від біологічних шкідників,
положення про фонд цифрових копій архівних документів, методичний
посібник щодо захисту документів від розкрадань і несанкціоновано-
го доступу й інші матеріали. проте, необхідно активніше розробляти
методичні аспекти даної проблеми (насамперед, це стосується роботи
з особливо цінними документами, зі спеціальною документацією, дій
архівістів при підтопленні сховищ, реставрації документів тощо).
У сучасних умовах немає необхідності говорити про місце і значен-
ня автоматизованих інформаційних технологій в сфері архівної справи.
Їх інтенсивне використання є ще одним каналом забезпечення стабіль-
ної діяльності архівної галузі. основними результатами застосування
автоматизації в роботі архівних установ є: визначення конкретних ме-
тодик побудови і функцій спеціалізованих архівних технологій, впро-
вадження чи розробка загальногалузевого програмного забезпечення з
основних напрямів архівної діяльності; введення до бази даних і прак-
тичне використання значних архівних інформаційних ресурсів.
У Республіці Білорусь ведеться робота зі створення типової авто-
матизованої інформаційної системи (АіС) архіву, до складу якої вхо-
дять програмні модулі “Комплектування”, “особисті фонди”, “облік”,
“Забезпечення збереження”, “Адміністратор АіС архіву”, “Використан-
ня”, “НдА”. Від 2010 р. планується її промислове запровадження в усіх
державних архівах.
Важливою і ще не цілком запровадженою і оціненою архівістами
сферою застосування інформаційних технологій в архівній справі є
мережа інтернет. перед сайтами державних архівів відкриті величезні
можливості, що неухильно розширюються разом з технологічним про-
гресом. Це дозволяє постійно інформувати про архівну діяльність, по-
давати загальну довідкову інформацію про архіви й архівні документи,
подія 27
сприяти пошуку архівних документів і одержанню архівних послуг, по-
пуляризувати архівну справу тощо. Наш галузевий інформаційний ре-
сурс у мережі інтернет – сайт “Архіви Білорусі” – має високий рейтинг
у користувачів і за участі архівних установ постійно поповнюється но-
вими матеріалами довідкового і тематичного характеру. Можна конста-
тувати, що на сьогодні в Республіці Білорусь досягнуті значні успіхи у
нарощуванні інформаційного потенціалу, надбанні визначеного досві-
ду і розробці спеціальних технологій, і настав час вирішувати завдан-
ня різнобічного застосування напрацьованих технологій, розширювати
і підвищувати ефективність використання накопичених ресурсів.
Сьогодні немає необхідності доводити важливу роль архівів у збере-
женні нашої документальної спадщини. У складний період економічної
кризи неабиякого значення набуває всебічне співробітництво архівних
установ Білорусі з іншими інститутами суспільної пам’яті – бібліоте-
ками і музеями з метою спільного вирішення непростих завдань збе-
реження національного культурно-історичного багатства. Складність
і ба гатовекторність існуючих проблем вимагає також самого широкого
співробітництва з закордонними архівами, музеями, бібліотеками, ін-
шими науковими центрами, що зберігають велику кількість документів,
що відносяться до історичного минулого білоруського народу або тісно
пов’язані з ним. У цих питаннях міжнародного співробітництва у держав-
ної архівної служби Республіки Білорусь накопичений значний досвід.
Сьогодні архівістам необхідно навчитися заробляти гроші, широко
використовуючи свій багатий професійний потенціал.
Відділи діловодства і відомчих архівів, відділи науково-технічної
обробки документів в архівах усіх рівнів, від республіканських до те-
риторіальних (міських і районних), здійснюють сьогодні платні послу-
ги відповідно до прав, наданих законодавством Республіки Білорусь.
працівниками цих відділів на платній основі проводиться, в основно-
му, науково-технічна обробка документів. Це дозволило багатьом ор-
ганізаціям, незалежно від форми власності, ліквідувати заборгованості
з упорядкування і передавання документів на державне збереження,
упорядкувати і скласти науково-довідковий апарат до документів з осо-
бового складу. Можна прогнозувати, що і надалі ці види послуг будуть
найбільш затребувані організаціями республіки.
У той же час, для ширшого залучення позабюджетних коштів пра-
цівники державних архівів вишукують можливості для надання нових
видів платних послуг. Так, на сьогоднішній день багато організацій,
особливо недержавної форми власності, мають потребу в одержанні
кваліфікованої допомоги в організації діловодства роботи архіву, у
тому числі в роботі з науково-технічною документацією, електронни-
ми документами. Консультації можуть проводитися індивідуально для
кожної організації, або у вигляді семінарів для групи слухачів.
подія28
Навіть в умовах кризи у суспільстві зростає увага до культури
оформлення документів, у тому числі електронних, до організації їх
збереження, до питань удосконалення нормативної правової бази з ор-
ганізації роботи з документами, у тому числі з роботи зі звертання-
ми громадян і юридичних осіб, до питань оптимізації документообігу
і скорочення тимчасових витрат на пошук необхідних документів.
державні архіви повинні більш тісно взаємодіяти з науково-дос-
лідними установами галузі у проведенні на місцях спільних семінарів
з питань організації роботи з документами, у тому числі з електронни-
ми, з науково-технічною й аудіовізуальною документацією, що дозво-
лить залучити додаткові фінансові засоби як тим, так і іншим. У даний
час ця робота найчастіше проводиться організаціями, що не входять до
системи державної архівної служби, або не проводиться зовсім.
Необхідно розширювати коло платних послуг, що надаються архів-
ними установами, тому що в даний час значна частина фінансових засо-
бів надходить саме за рахунок цих робіт. У той же час архіви повинні
бути переорієнтовані на надання таких платних послуг, як розробка
переліків науково-технічної документації, що підлягає передаванню на
державне збереження, переліків документів з термінами збереження,
інструкцій з діловодства й архівної справи, номенклатур справ. Це є
особ ливо актуальним у зв’язку з прийняттям у 2009 р. інструкції з ді-
ловодства в державних органах і організаціях Республіки Білорусь
і, відповідно, необхідністю виконання організаціями вимог щодо робо-
ті з документами.
Стабільна діяльність архівних установ республіки в період фінансо-
вої кризи безпосередньо залежить від обсягів платних послуг, що нада-
ються ними. Розширення переліку й обсягу платних послуг допоможе,
з одного боку, організаціям навести порядок у роботі з документами, а
з іншого – архівним установам подолати негативні наслідки кризи.
В умовах бюджетного дефіциту білоруським архівістам доводиться
вишукувати додаткові джерела його покриття. Не залишилися осторонь
і працівники державних архівів, зайняті інформаційним забезпеченням
користувачів відповідно до їхніх запитів.
Вирішуючи питання забезпечення стабільної діяльності архівних
установ, маємо враховувати, щоб додаткові джерела фінансування, що
вишукуються, не порушували законних прав і інтересів наших грома-
дян, на податки яких існують державні архіви, і при цьому не позна-
чилися на їхньому цілком заслуженому в населення авторитеті.
для залучення позабюджетних коштів працівники архівів, зайня-
ті використанням документів, виконують на платній основі тематичні,
біографічні, генеалогічні запити, займаються копіюванням документів.
Ці види послуг є реальним джерелом надходження на рахунки держав-
них архівів коштів. пережиті країною фінансові труднощі практично
не відбилися на надходженні зазначених запитів до державних архівів.
подія 29
Можна прогнозувати, що і надалі ці види послуг залишаться у чис-
лі найбільш затребуваної споживачами архівної інформації. інші види
платних послуг, такі як добірка, систематизація документів для вико-
ристання в радіо- і телепередачах, створенні витворів науки, літератури
і мистецтва, надання послуг з використання кінофотофонодокументів,
підготовка на запити користувачів виставок документів, проведення
лекцій, уроків, екскурсій по архівах, власне кажучи, завжди були лише
потенційним джерелом надходження позабюджетних коштів.
Разом з тим варто відмітити, що серед запитів, що надходять до
державних архівів країни, домінують запити соціально-правового ха-
рактеру. У середньому щорічно на розгляд до архівів надходить до
30 тис. таких запитів. подібна картина спостерігається й у поточному
році. На відміну від попередніх років, коли більшість серед них скла-
дали запити громадян, що потерпіли від нацистських переслідувань у
роки Великої Вітчизняної війни, у роки політичних репресій, а також
запити, що відбивають трудові відносини заявників зі своїми робото-
давцями, нині на перший план виходять запити, що стосуються майно-
вих і спадкоємних прав. Спостерігається стійка тенденція збільшення
їхнього надходження до державних архівів.
Відповідно до законодавства Республіки Білорусь донедавна всі за-
пити соціально-правового характеру виконувалися державними архіва-
ми на безоплатній основі. В умовах фінансової кризи, що не обійшла і
перше робоче засідання (“Митрополичі палати” Національного заповідника
“Софія Київська”). 10 вересня 2009 р.
подія30
нашу країну, помітно знизилося бюджетне фінансування архівної галу-
зі. У пошуках додаткових прибутків ми змушені були піти на внесення
відповідних змін до нормативно-правового документа, що регулює по-
рядок надання установами державної архівної служби Республіки Біло-
русь платних послуг фізичним і юридичним особам щодо використання
архівних документів. У результаті зазначеного корегування державні
архіви одержали право здійснювати виконання запитів, що стосуються
майнових і спадкоємних прав, на платній основі. плата (у межах 10
доларів), що стягується архівами за виконання дуже трудомістких за-
питів, які містять необхідні користувачам відомості для підтвердження
майнових і спадкоємних прав, не повинна позна читися на їхньому ма-
теріальному добробуті. У той же час одер жувані від виконання даної
категорії запитів доходи, після відповід них відрахувань до бюджету,
державні архіви використовують для матері ального заохочення праців-
ників, на виробничий і соціальний розвиток.
Всі інші запити соціально-правового характеру, як і раніше, вико-
нуються державними архівами безкоштовно.
Сьогодні, коли документи Національного архівного фонду усе більш
затребувані, для забезпечення стабільної діяльності державних архі вів
необхідна активізація роботи зі створення електронних інформацій них
ресурсів в архівах і їхньому наданні користувачам у режимі локально-
го та вилученого доступу. Це в кінцевому результаті дозволить зняти
з архівістів значну частину навантаження, спростить процес виконання
запитів фізичних і юридичних осіб і істотно полегшить пошук архівної
інформації.
Найважливішим фактором, що забезпечує усталену роботу архів-
них установ, є належне фінансування всіх напрямків їхньої діяльності.
В останні роки кошти, заплановані по всіх статтях витрат, виді-
лялися фінансовими органами вчасно, у повному обсязі. Спостерігався
ріст фінансування – 118,2 % до рівня 2007 р., 134,7 % до рівня 2008 р.
Ситуація змінилася наприкінці жовтня 2008 р. Міністерством фінансів
було заблоковано понад 300,0 млн руб. У результаті республіканський
бюджет був виконаний тільки на 93,6 %. Залишилися неоплаченими
рахунки на суму 126,3 млн руб. За сім місяців поточного року Мінфі-
ном тричі знімалося фінансування. У резерв відправлено 888,0 млн руб.
засобів, виділених галузі.
Аналіз фінансування обласних і зональних державних архівів до-
водить їхню низьку забезпеченість бюджетним фінансуванням – значно
нижче середньореспубликанського рівня. Регіональні архіви змушені
ком пен сувати недобір бюджетних засобів за рахунок позабюджетних
до ходів.
до позабюджетної діяльності всієї архівної галузі, то до цього часу
всі можливі розширення сфери послуг, що надаються державними архі-
вами, використані. при щорічних темпах зростання доходів по позабю-
подія 31
джетній діяльності: 115 % (2006 р.), 118,4 % (2007 рік), 111,5 % (2008 р.)
стає усе сутужніше не тільки збільшувати досягнуті обсяги реалізації
платних робіт і послуг, а й навіть зберегти їх на колишньому рівні.
державні архіви завжди вдавалися і вдаються до вичерпних заходів
для збільшення заробітної плати за рахунок власних коштів. Середньо-
місячна заробітна плата по галузі в 2008 р. в порівнянні з попереднім
роком збільшилася на 14,2 % і склала 575,6 тис. руб. (261 $). За рахунок
позабюджетних джерел у середньому за місяць кожному працівнику
галузі доплачивалось 87 тис. руб. ($ 39,5), що складає 13–15% заробіт-
ної плати.
Слід зазначити, що в працівників обласних і зональних державних
архівів заробітна плата в даний час на 45 % нижче, ніж у республікан-
ських архівних установах і складає 499,9 тис. руб.($ 178,5).
проблема заробітної плати працівників галузі залишається гострою,
її рівень є найнижчим у бюджетній сфері вже протягом 2,5 років. при
цьому темпи росту споживчих цін у країні випереджають темпи росту
заробітної плати в галузі (114,8 % до 114,2 % у 2008 році і 115,2 % до
106,4 % у 2009 році).
Сьогоднішній випускник вузу, згідно з “Кваліфікаційним довідни-
ком посад працівників державних архівів Республіки Білорусь”, може
претендувати на посаду архівіста 2-ї кваліфікаційної категорії (вища
освіта без пред’явлення вимог до стажу роботи) з окладом у розмірі
231 800 руб. ($ 83). для порівняння: прибиральник службових примі-
щень в архіві в даний час має оклад 181 930 руб. ($ 65).
Найщільніше з цією ситуацією пов’язаний і той факт, що в галузі
зберігається високий відсоток відпливу кадрів. У 2006 р. звільнилося
129 чоловік (10,3 % від загальної кількості працівників), у 2007 р. –
131 (10,4 % від загальної кількості працівників), у 2008 р. – 137 чоло-
вік (10,6 % від загальної кількості працівників). основною причиною
звільнення при переході на іншу роботу є незадоволеність заробітною
платою.
Серйозною проблемою є і процес старіння кадрів. як і раніше, за-
лишається високим відсоток працівників у віці старше 50 років. Ці про-
блеми актуальні й для архівістів в Російської Федерації та України.
У цих умовах ми звертаємо особливу увагу на комплектування ар-
хівних установ кваліфікованими кадрами за рахунок випускників ву-
зів історичного профілю, насамперед, Бєлдержуніверситету. У 2006 р.
здійснено перший випуск фахівців відділення “документознавство. ін-
формаційне забезпечення керування”. Щорічно в архівну галузь при-
ходить близько 20 молодих фахівців з вищою профільною освітою.
головними напрямками нашої кадрової політики в умовах еко-
номічної кризи є ріст професійного рівня працівників архівної галу-
зі, удосконалення стилю і методів роботи керівних кадрів з виконання
подія32
завдань, що стоять перед державною архівною службою Республіки
Білорусь, створення відповідного морально-психологічного клімату в
тру дових колективах, скорочення відпливу кадрів у галузі, омолоджен-
ня кадрового потенціалу архівних установ, підвищення трудової і ви-
конавчої дисципліни.
однак, криза – це непоганий час для того, щоб учитися досвіду і
знанням наших колег у різних країнах. Будь-яка криза дає нам шанс
відшукати нові можливості, що можуть стрімко змінити на краще рока-
ми існуюче положення. як говорив дейл Карнегі: “якщо вам дістався
лимон, перетворіть його на лимонад...”
Віра купченко,
директор державного архіву м. Києва
Згідно із Законом України “про Національний архівний фонд та
архівні установи” “держава гарантує умови для зберігання, поповнення
(примноження) і використання Національного архівного фонду”. Регі-
ональні архіви, до яких належить і державний архів м. Києва, є місце-
вими державними архівними установами й входять у систему архівних
установ України. На них покладено обов’язки постійного зберігання
документів Національного архівного фонду, які мають місцеве значен-
ня, а також здійснення управління архівною справою і діловодством
на певній території. Тобто повноваження місцевих державних архівних
установ (відповідно до їхнього рангу й профілю) поширюються на юри-
дичних і фізичних осіб у межах певної адміністративно-територіальної
одиниці (зона комплектування).
державний архів м. Києва приймає на постійне зберігання докумен-
ти Національного архівного фонду від підприємств, організацій і установ
– джерел комплектування архіву відповідно до порядку й нормативно-
правових, нормативно-методичних документів до комплектування дер-
жархівів. Крім цього, на підставі угоди (договору) між власником доку-
ментів і архівом останній має право прий няти на зберігання документи,
які не належать Національному ар хівному фонду. В угоді (договорі) у
кожному конкретному випадку обмовляються терміни зберігання доку-
ментів, умови зберігання й ви користання документів.
Забезпечення збереженості документів, переданих на зберіган-
ня, є однією з основних функцій архіву й включає цілий комплекс
взаємозв’язаних робіт. Серед них: створення й підтримка оптимальних
умов і режимів зберігання документів – розміщення архівних установ
у спеціально збудованих спорудах або пристосованих для зберігання
документів приміщеннях (приклад – державний архів м. Києва); на-
явність основних і необхідних приміщень, що дозволяють забезпечи-
ти збереженість документів на всіх етапах роботи з ними, дотриман-
подія 33
ня вимог до приміщень сховищ, їх оснащеності системами вентиляції,
пожежної безпеки, стелажами, дотримання й підтримка світлового,
тем пературно-вологістного, санітарно-гігієнічного, протипожежного,
охо ронно-пропускного режимів.
За останні роки державний архів м. Києва розпочав заходи, спрямо-
вані на попередження втрати й розкрадання документів. Впроваджено
чіткий пропускний режим у будинок архіву, обмежено доступ до служ-
бових приміщень архіву (у зону зберігання документів мають доступ
тільки хранителі фондів). Крім фізичної охорони, впроваджено систему
автоматичної охоронної сигналізації з виведенням на пульт державної
служби охорони. А наявність так званої “тривожної” кнопки дозволяє,
якщо виникне потреба, негайно повідомити про порушення ціліснос-
ті об’єкта, який перебуває під охороною. З метою підвищення персо-
нальної відповідальності конкретні сховища закріплені за конкретними
хранителями фондів. докорінно переглянуто ставлення працівників до
вимог внутрішнього розпорядку. Запроваджено порядок здачі примі-
щень, ключів від них після робочого дня, розроблена схема видачі до-
кументів співробітникам архіву і їх повернення, впроваджено порядок
користування документами НАФ.
питання дотримання чинних інструкцій і правил постійно розгля-
даються на робочих нарадах, колегіях архіву. Щорічно контролюються
санітарно-гігієнічні норми щодо складу повітря, метеорологічні фактори,
технологічне встаткування, рівня шуму, освітленості робочих місць.
Забезпечуються вимоги до розміщення документів у сховищах, до-
тримання порядку розміщення тих документів, які підлягають окремо-
му (відокремленому) зберіганню. Неухильно дотримуються порядок і
процедура видачі справ зі сховищ і їх повернення (наявність підстави,
дозволу на видачу справ зі сховищ, норми й терміни видачі, вимог до
підготовки справ до видачі, оформлення видачі документів, здійсню-
ється контроль руху, наявності й стану справ, а також за поверненням і
переміщенням архівних документів). для хранителів фондів розроблена
спеціальна інструкція з організації й про ведення перевірки наявності й
стану справ. особливо важливим є проведення заходів щодо підтримки
в часі фізико-хімічних ха рак теристик їхньої матеріальної основи, тех-
нічного стану документів.
питання забезпечення збереженості документів є одними із пріори-
тетних у про цесі здійснення держархівом функцій управління архівною
справою й діловодством у зоні його комплектування. У цьому контек-
сті архів взаємодіє в таких напрямках:
здійснення перевірок стану архівної справи на підприємствах, •
установах, в організаціях, роботи архівних підрозділів, служб ді-
ло вод ства, експертних комісій;
подія34
проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб ді-•
ло вод ства. Відроджена практика щорічного проведення кон-
курсів-оглядів на краще сховище в державному архіві м. Києва.
практикується щорічне проведення анкетування під приємств,
організацій і установ, які включені в перший і в дру гий список
джерел комплектування й фор мування держархіву, що дає змогу
оперативно проаналізувати стан архівної справи, умови й режи-
ми збереженості документів;
інформування органів державної влади, місцевого самоврядуван-•
ня, керівників підприємств, установ і організацій про стан архів-
ної справи, збереженості документів у підвідомчих установах і
службах; розробка й прийняття розпоряджень Київської міської
влади. приміром, під час проведення в місті ад мі ністративно-
територіальної реформи в 2001 році держархів ініціював при-
йняття розпорядження Київської міської держадміністрації від
09.10.2001 № 2133 “про забезпечення збереженості документів
районних державних адміністрацій м. Києва під час проведення
адміністративно-територіальної реформи”;
розгляд питань збереженості документів на нарадах, засіданнях •
колегіальних органів, семінарах-практикумах, курсах підвищен-
ня кваліфікації;
підписання Угоди про співробітництво між ЦдНТА України та РдАНТд.
Є. В. Семенов, Л. В. Успенська, і. Б. Матяш, 12 вересня 2009 р.
подія 35
підготовка методичних рекомендацій, посібників і тощо;•
створення архівних установ для зберігання документів по особо-•
вому складу підприємств, організацій. протягом 1998–2001 рр.
держархів м. Києва розпочав реалізацію низки заходів, що спри-
яють створенню й організації в районах міста архівних відділів,
виділенню їм приміщень, оснащенню матеріальними ресурсами.
Нині у цих архівних установах зберігається понад 120 тисяч од.
зб. документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ
і організацій. до роз’яснювальної роботи з попередження втрати доку-
ментів залучені також районні управління праці й соціального захисту
населення держадміністрацій, введено в практику письмове інформу-
вання керівників підприємств-банкрутів про необхідність належної збе-
реженості документів і вжиття заходів для передачі їх на зберігання в
архівну установу. Комплексне використання усіх перерахованих скла-
дових сприяє збереженості архівних документів.
михайло ларін*,
директор Всеросійського науково-дослідного інституту
архівознавства та архівної справи, доктор історичних наук,
професор, м. Москва
правовою підставою для розробки правил діловодства у феде-
ральних органах виконавчої влади послужив Федеральний закон від
27.07.2006 р. № 149-ФЗ “про інформацію, інформаційні технології й
про захист інформації”, де в статті 11, п. 2 говориться: “У федеральних
органах виконавчої влади документування інформації здійснюється в
порядку, встановеному Урядом Російської Федерації”.
правила розробили:
• відповідальний виконавець – Мінкультури Росії,
• співвиконавці – Минекономрозвитку Росії, ФСБ Росії, ФСо
й ФСТЕК.
• підготовку проекту правил здійснювали Росархів і ВНдідАС.
правила затверджені постановою Уряду Російської Федерації від
15.06.2009 р. № 477 “про затвердження правил діловодства у феде-
ральних органах виконавчої влади”. Відповідно до нього Типова ін-
струкція, що раніше діяла, з діловодства у федеральних органах вико-
навчої влади із затвердженням правил, втратила свою силу.
постановою також внесені зміни в типові регламенти:
- Типовий регламент взаємодії федеральних органів виконавчої
влади (затверджений постановою Уряду РФ від 19.01.2005 р.
№ 30);
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія36
- Типовий регламент внутрішньої організації федеральних орга-
нів виконавчої влади (затверджений постановою Уряду РФ від
28.07.2005 р. № 452).
Зміни, внесені в Типовий регламент взаємодії федеральних органів
виконавчої влади від 19.01.2005 р. № 30:
Стара редакція:
“11.1. діловодство у федеральних органах виконавчої влади орга-
нізується відповідно до типової інструкції з діловодства у федераль-
ному органі виконавчої влади (далі – типова інструкція), затвердженої
Міністерством культури та масових комунікацій Російської Федерації.
Федеральні органі виконавчої влади видають свої інструкції з діловод-
ства, погоджені з Федеральним архівним агентством”.
Нова редакція:
“11.1. діловодство у федеральних органах виконавчої влади здій-
снюється відповідно до правил діловодства у федеральних органах ви-
конавчої влади, затвердженими постановою Уряду Російської Федерації
від 15 червня 2009 р. № 477. На підставі вказаних правил федеральні
органи виконавчої влади за погодженням з федеральним органом ви-
конавчої влади в галузі архівної справи видають інструкції з діловод-
ства”.
Зміни, внесені в Типовий регламент внутрішньої організації феде-
ральних органів виконавчої влади від 28.07.2005 р. № 452:
стара редакція:
“2.38. правила організації роботи з документами у федеральному
органі виконавчої влади на підставі актів законодавства Російської
Федерації визначаються регламентом федерального органу виконавчої
влади та інструкцією з діловодства в центральному апараті федераль-
ного органу виконавчої влади”;
нова редакція:
“2.38. діловодство у федеральному органі виконавчої влади здій-
снюється відповідно до правил діловодства у федеральних органах
виконавчої влади, затвердженими постановою Уряду Російської Фе-
дерації від 15 червня 2009 р. № 477. На підставі зазначених правил
федеральний орган виконавчої влади за погодженням з федеральним
органом виконавчої влади в галузі архівної справи видає інструкцію з
діловодства”.
Зміни, внесені в Типовий регламент внутрішньої організації феде-
ральних органів виконавчої влади від 28.07.2005 р. № 452:
стара редакція:
“2.39. Відповідальність за організацію і ведення діловодства в
структурних підрозділах федеральних органів виконавчої влади покла-
дається на керівників цих підрозділів.
подія 37
Безпосередня робота з документаційного забезпечення в структурних
підрозділах здійснюється особами, відповідальними за діловодство”;
нова редакція:
“2.39. організація і ведення діловодства у федеральному органі ви-
конавчої влади здійснюються структурним підрозділом федерального
органу виконавчої влади, на який покладені функції з ведення діловод-
ства, а також особами, відповідальними за ведення діловодства в інших
структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади”.
призначення правил діловодства
у федеральних органах виконавчої влади
правила встановлюють єдиний порядок діловодства у федеральних
органах виконавчої влади, тобто визначають принципи й правила ді-
ловодства, які є загальними для всіх федеральних органів виконавчої
влади і які повинні виконуватися (дотримуватися) в усіх федеральних
органах виконавчої влади, незалежно від типу (федеральне міністер-
ство, федеральна служба, федеральне агентство), характеру діяльності,
структури й інших особливостей.
до федеральних органів виконавчої влади в Росії належать (Указ
президента РФ від 12.05.2008 р. № 7240):
- федеральні міністерства, служби й агентства, керівництво діяль-
ністю яких здійснює президент РФ, і підвідомчі їм федеральні служби
і федеральні агентства;
- федеральні міністерства, керівництво діяльністю яких здійснює
Уряд РФ, і підвідомчі їм федеральні служби й агентства;
- федеральні служби і агентства, керівництво діяльністю яких здій-
снює Уряд РФ.
Федеральним законом “про інформацію…” встановлено, що (ст. 11,
п. 2): “… правила діловодства й документообігу, встановлені іншими
державними органами, органами місцевого самоврядування в межах
їх компетенції, повинні відповідати вимогам, які встановлені Урядом
Російської Федерації в частині діловодства й документообігу для феде-
ральних органів виконавчої влади”.
отже, правила призначені для всіх державних органів (у тому чис-
лі, для органів влади суб’єктів Російської Федерації), а також органів
місцевого самоврядування.
статус і роль правил ведення діловодства
у федеральних органах виконавчої влади
В історії нашої країни, включаючи радянський період, не ухвалюва-
лося нормативних актів з діловодства за статусом, рівним правилам.
ЕгСд (М., 1973) і гСдоУ (М., 1988), що мали в свій час велике
значення, не були нормативними документами, тобто носили рекомен-
даційний характер.
подія38
місце правил у нормативній базі доу:
найбільш важливі положення правил
правилами (п. 3) встановлено, що “федеральний орган виконавчої
влади на основі діючих правил з урахуванням умов і специфіки своєї
діяльності розробляє інструкцію з діловодства, затверджену керівником
федерального органу виконавчої влади за погодженням з федеральним
органом виконавчої влади в галузі архівної справи”, тобто з Федераль-
ним архівним агентством (Росархівом).
отже, якщо інструкція з діловодства федерального органу виконав-
чої влади не буде відповідати правилам, Росархів її не погодить.
Розділ VI правил установлює деякі базові принципи роботи з елек-
тронними документами у федеральних органах виконавчої влади. Ці
положення важливі для реалізації міжвідомчого електронного докумен-
тообігу.
для організації роботи з впровадження правил постановою Уряду
від 15.06.2009 р. № 477 передбачено:
“4. Федеральному архівному агентству до 1 січня 2010 р. Затвер-
дити методичні рекомендації з розроблення інструкцій з діловодства у
федеральних органах виконавчої влади”.
структура правил ведення діловодства
у федеральних органах виконавчої влади
I. Загальні положення;
II. основні поняття;
III. Створення документів у федеральному органі виконавчої влади;
IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі
виконавчої влади;
V. документальний фонд федерального органу виконавчої влади;
VI. особливості роботи з електронними документами у федераль-
ному органі виконавчої влади;
правила діловодства
у федеральних органах
виконавчої влади
інструкція
з виробництва
у федеральному
органі виконавчої
влади
Федеральний закон “про
інформацію, інформаційні
технології та про захист
інформації”
інструкція
з виробництва
у федеральному
органі виконавчої
влади
інструкція
з виробництва
у федеральному
органі виконавчої
влади
подія 39
додаток “перелік обов’язкових відомостей про документи, які ви-
користовуються з метою обліку і пошуку документів у системах елек-
тронного документообігу федеральних органів виконавчої влади”.
Розділ I. Загальні положення
• правила встановлюють єдиний порядок діловодства у федераль-
них органах виконавчої влади.
• дія правил не поширюється на організацію роботи з документа-
ми, що містять державну таємницю.
• Федеральний орган виконавчої влади на основі правил, з ураху-
ванням умов і специфіки своєї діяльності розробляє інструкцію з
діловодства, яку затверджує керівник федерального органу вико-
навчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої
влади в галузі архівної справи.
Розділ II. основні поняття
• документування - фіксація інформації на матеріальних носіях у
встановленому порядку;
• діловодство - діяльність, що забезпечує створення офіційних до-
кументів і організацію роботи з ними у федеральних органах ви-
конавчої влади;
• документ - офіційний документ, створений державним органом,
органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною
особою, оформлений у встановленому порядку й включений у
документообіг федерального органу виконавчої влади;
• документообіг - рух документів з моменту їх створення або одер-
жання до завершення виконання, розміщення в справу й (або) від-
правлення;
• оригінал документа - перший або єдиний екземпляр документа;
• копія документа - документ, що повністю відтворює інформацію
оригіналу документа і його зовнішні ознаки, який не має юридич-
ної сили;
• реєстрація документа - присвоєння документу реєстраційного
номера й запис у встановленому порядку відомостей про доку-
мент;
• номенклатура справ - систематизований перелік найменувань
справ, сформованих у федеральному органі виконавчої влади, із
зазначенням термінів їх зберігання;
• справа – сукупність документів або окремий документ стосовно
одного питання питанню або ділянки діяльності федерального ор-
гану виконавчої влади;
• служба діловодства - структурний підрозділ федерального органу
виконавчої влади, на який покладені функції з ведення діловод-
ства, а також особи, відповідальні за ведення діловодства в інших
структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади.
подія40
Розділ III. Створення документів у федеральному органі виконавчої
влади
Встановлені вимоги до бланків документів і склад реквізитів до-
кументів.
документи, які створюються у федеральному органі виконавчої
влади, оформляються на бланках, на стандартних аркушах паперу фор-
мату А4 (210 х 297 мм) або А5 (148 х 210 мм) чи у вигляді електронних
документів і повинні мати встановлений склад реквізитів, їх розміщен-
ня й оформлення.
Зразки бланків затверджуються наказом керівника федерального
органу виконавчої влади.
Склад реквізитів документів, які створюються у федеральному ор-
гані виконавчої влади:
• державний герб Російської Федерації;
• найменування федерального органу виконавчої влади;
• посада особи, яка підписала документ;
• підпис посадової особи;
• вид документа;
• місце складання (видання) документа;
• довідкові дані про федеральний орган виконавчої влади;
• адресат;
• дата документа;
• реєстраційний номер документа;
• найменування документа;
• текст документа;
• посилання на вихідний номер і дату документа адресанта;
• відмітка про наявність додатків;
• гриф узгодження;
• гриф затвердження;
• віза;
• відбиток печатки;
• відмітка про засвідчення копії;
• відмітка про виконавця;
• вказівки по виконанню документа;
• відмітка про контроль документа;
• відмітка про виконання документа;
• відмітка про конфіденційність.
IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі
виконавчої влади
підкреслена роль служби діловодства:
“14. документи, що надходять у федеральний орган виконавчої
влади, проходять у службі діловодства первинну обробку, реєстрацію,
попередній розгляд, передачу керівництву на розгляд, передаються ви-
конавцям і після виконання розміщуються в справи”.
подія 41
“18. Зареєстровані документи передаються службою діловодства на
розгляд керівникові федерального органу виконавчої влади або за рішен-
ням керівника федерального органу виконавчої влади іншим посадовим
особам федерального органу виконавчої влади. документи із вказівками
по виконанню передаються службою діловодства виконавцям”.
“20. документи після їхнього підписання керівником (заступником
керівника) федерального органу виконавчої влади передаються в служ-
бу діловодства для реєстрації й відправлення”.
“21. Служба діловодства здійснює перевірку правильності оформ-
лення документа, комплектності документа і відповідності кількості
екземплярів документа до списку розсилання. Неправильно оформлені
документи повертаються виконавцеві”.
24. “У федеральному органі виконавчої влади службою діловод-
ства ведеться облік документів, що надійшли, створюються і відправ-
ляються. дані про кількість документів узагальнюються, аналізуються
службою діловодства і надаються керівникові федерального органу ви-
конавчої влади у встановленому порядку”.
IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі
виконавчої влади
Визначено склад обов’язкових відомостей про документи, які вико-
ристовуються в системах електронного документообігу (СЕд) з метою
обліку й пошуку документів (п. 25).
Склад обов’язкових відомостей про документи, які використову-
ються в СЕд
1. Адресант
2. Адресат
3. посада, прізвище й ініціали особи, яка підписала документ
4. Вид документа
5. дата документа
6. Номер документа
7. дата надходження документа
8. Вхідний номер документа
9. посилання на вихідний номер і дату документа
10. Найменування тексту
11. індекс справи
12. Відомості про переадресацію документа
13. Кількість аркушів основного документа
14. Кількість додатків
15. Загальна кількість аркушів додатків
16. Вказівки по виконанню документа
17. посада, прізвище й ініціали виконавця
18. Відмітка про конфіденційність
У системі електронного документообігу федерального органу ви-
конавчої влади можуть використовуватися додаткові відомості про до-
кументи (п. 25 правил).
подія42
Розділ V. документальний фонд федерального органу виконавчої
влади
Федеральний орган виконавчої влади:
а) формує свій документальний фонд із документів, що створюють-
ся в процесі його діяльності;
б) розробляє й затверджує за погодженням з федеральним органом
виконавчої влади в галузі архівної справи перелік документів,
що створюються в процесі його діяльності, а також у процесі
діяльності підвідомчих йому організацій із вказівкою термінів
зберігання (п. 26).
Формування документального фонду федерального органу вико-
навчої влади здійснюється службою діловодства шляхом складання
номенклатури справ, формування й оформлення справ, забезпечення їх
збереження, обліку й передачі справ в архів федерального органу ви-
конавчої влади.
Номенклатура справ федерального органу виконавчої влади:
- один раз у 5 років узгоджується з ЦЕК федерального держархіву,
у який передаються на постійне зберігання документи Архівного
фонду Російської Федерації;
- затверджується керівником після узгодження із ЦЕК федераль-
ного органу виконавчої влади не пізніше кінця поточного року і
вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Визначено порядок передачі справ в архів:
“34. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання
передаються в архів федерального органу виконавчої влади не раніше,
ніж через 1 рік і не пізніше, ніж через 3 роки від дня початку їх ви-
користання або зберігання в структурних підрозділах. передача справ
в архів федерального органу виконавчої влади проводиться на підставі
описів справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) збе-
рігання і по особовому складу, складених у структурних підрозділах
федерального органу виконавчої влади. Справи тимчасового (до 10 ро-
ків включно) зберігання в архів федерального органу виконавчої влади
не передаються й підлягають знищенню у встановленому порядку.
порядок складання номенклатури справ і описів справ, формуван-
ня й оформлення справ, а також знищення справ тимчасового зберіган-
ня у федеральному органі виконавчої влади визначається федеральним
органом виконавчої влади в галузі архівної справи (тобто Росархівом).
Розділ VI. особливості роботи з електронними документами у фе-
деральному органі виконавчої влади
• Електронні документи створюються, обробляються й зберігають-
ся в системі електронного документообігу федерального органу
виконавчої влади (п. 37 правил).
подія 43
• для підписання електронних документів федерального органу ви-
конавчої влади використовуються ЕЦп (п. 38).
Використовувані засоби ЕЦп повинні бути сертифіковані.
при розгляді й узгодженні електронних документів у СЕд можуть
використовуватися способи підтвердження дій з електронними доку-
ментами, при яких ЕЦп не використовується (п. 38, 39);
приймання й відправлення електронних документів здійснюються
службою діловодства.
при одержанні електронних документів служба діловодства здій-
снює перевірку дійсності електронному цифровому підпису (дане по-
ложення відповідає Федеральному закону “про електронний цифровий
підпис”).
Розділ VI. особливості роботи з електронними документами у фе-
деральному органі виконавчої влади
при передачі електронних документів на розгляд керівника феде-
рального органу виконавчої влади, в структурні підрозділи й відпо-
відальним виконавцям, при відправленні електронних документів і їх
зберіганні разом з електронними документами передаються (зберіга-
ються) їх реєстраційні дані (п. 42).
Відповідно до держстандарту іСо 15489-1-2007 реєстраційні дані
становлять частину метаданих електронного документа.
Виконані електронні документи систематизуються в справи відпо-
відно до номенклатури справ федерального органу виконавчої влади.
при складанні номенклатури справ вказується, що справа ведеться в
електронному виді. Електронні документи підлягають зберіганню про-
тягом термінів, передбачених для аналогічних документів на паперово-
му носії.
після закінчення терміну зберігання електронні документи підля-
гають знищенню на підставі акту про виділення їх до знищення, який
затверджує керівник федерального органу виконавчої влади (п. 44-47
правил).
Розвиток нормативної бази доУ
З метою впровадження системи міжвідомчого електронного до-
кументообігу (МЕдо) підготовлений і представлений в Уряд Росій-
ської Федерації проект розпорядження Уряду РФ “про затвердження
положення про систему міжвідомчого електронного документообігу”.
Також відповідними відомствами підготовлений проект нового закону
про електронний підпис.
Таким чином, можна зробити висновок про те, що Російська Феде-
рація стає на шлях практичного впровадження електронних документів
і електронного документообігу в органах державного управління в рам-
ках реалізації концепції електронного уряду.
подія44
алла ГолубоВич,
директор Національного історичного архіву Білорусі
У Національному історичному архіві Білорусі перебуває 1 019 109
од. зб., що забезпечують інформаційні потреби сус пільства щодо управ-
ління державою, розвитку економіки, міжнародних відносин, спадко-
ємності культурно-історичних традицій, наукових досліджень. Наукове
використання документів архіву ведеться вченими більш як 20 країн
світу, у т. ч. Англії, Франції, США, ізраїлю, країн прибалтики, СНд.
Активне використання документів здійснюється як у зв’язку зі
зверненнями громадян по запитах тематичного, генеалогічного й біо-
графічного характеру, так і великою інформаційною роботою. Крім
того, в останні роки архів видав 13 збірників і довідників: шість ви-
пусків збірника наукових повідомлень і статей “Архіваріус”, збірник
“гербоўнік беларускай шляхты”, тт.1,2 (літери А, Б); книгу 44 “Метрыкі
ВКЛ”, 2 випуски довідника “Могилевський магістрат” за документами
XVI ст., довідники “Мінська губернія: державні, релігійні й громадські
установи (1793–1917 рр.)” і “Фонди Національного історичного архіву
Білорусі”, підготував 9 збірників і довідників.
Відзначена також висока відвідуваність, що пов’язано зі збільшен-
ням видачі справ, мікрофотокопій. За рахунок проведеної автоматизації
пошуку документів видачу справ скорочено приблизно на 20 %. інтен-
сивність використання впливає й на збереженість документів, у зв’язку
із чим у галузі з 2003 р. виконується “програма по збереженню до-
кументальної спадщини – складової частини інформаційних ресурсів
суспільства на 2003–2010 рр.”. головною метою програми стало ви-
роблення концепції забезпечення збереженості документів як системи
завдань, які дозволили прогнозувати й вирішувати проблеми збережен-
ня з одночасним забезпеченням доступу до них. основні програмні
питання – це збереження документів на основі сучасних методологій
і технічних засобів; забезпечення доступу до архівних документів, їх
збереженість і безпека в процесі використання; зміцнення матеріально-
технічної бази зберігання документів і зміцнення кадрового потенціалу.
Уже нині, за рік до завершення програми, можна говорити про успіхи й
правильність обраного напрямку.
забезпечення збереження документів на основі сучасних
методологій і технічних засобів
В архіві розроблено комплекс заходів щодо забезпечення збереже-
ності документів, враховуючи такі пріоритети, як їхній фізичний стан,
цінність, затребуваність у суспільстві. Розроблено й затверджено “по-
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія 45
ложення про документальні пам’ятники Національного історичного
архіву Білорусі – складової частини Національного архівного фонду
Республіки Білорусь”, яке визначає критерії й порядок віднесення ар-
хівних матеріалів до документальних пам'ятників, порядок їх обліку й
зберігання.
головним напрямком у забезпеченні збереженості документів у
НіАБ є створення страхового фонду документальних матеріалів у ви-
гляді мікрофотокопій і електронних копій на випадок втрати оригіна-
лів. питання про створення страхового фонду для нашого архіву осо-
бливо важливе, тому що значна частина цінних документів перебуває в
поганому фізичному стані. Лише в 2008 р. у ЦЛМРд НАФ Республіки
Білорусь створений страховий фонд на 711 справ.
З 2001 р. архів почав використовувати нові технології створення
копій документів для використання. Це – сканування, а потім цифрове
копіювання документів. Це, у деякій мірі, вирішує проблеми створен-
ня фонду користування. Наприклад, за допомогою створення цифрових
копій, на документи, які інтенсивно використовуються – ревізькі каз-
ки – усунено критичну ситуацію, коли практично всі основні (корінні)
ревізькі казки по Мінській губернії були розшиті. Можна було б не
видавати розшиті справи, але тоді користувачі не скористалися б по-
трібною інформацією.
У зв’язку з участю архіву в проекті оцифровки документальної
спадщини “документальні пам’ятники Білорусі – архівний фонд “Ра-
дзівілли – князі” розпочато роботу з оцифровки особливо цінних до-
кументів, що утримуються у фонді. Враховуючи, що номінаційне до-
сьє “Несвижський архів і бібліотечна колекція” включено у всесвітній
реєстр програми ЮНЕСКо “пам’ять світу”, куди входять об'єкти до-
кументальної спадщини, що мають всесвітнє значення, необхідно за-
значити, що створення цифрових копій документів саме цього фонду –
перспектива роботи архіву, тому що фонд містить багатий матеріал з
історії Білорусі.
Вивчення проблеми показало, що різномаїття документів, які збе-
рігаються в архіві (насамперед по зовнішньому вигляду: різного розмі-
ру, обсягу й формату; у різному фізичному стані), не дає змоги роз в’я-
зати питання оцифровки яким-небудь одним способом. Цифрові копії
розшитих документів, справ товщиною до 30 см дозволить створювати
книжковий сканер, що дозволяє вирівнювати вигин аркуша. печатки,
облік яких ведеться за допомогою створення сфрагистичного каталогу,
зручно фотографувати. документи великого формату – карти, грамо-
ти, генеалогічні таблиці – вимагають фотографування по частинах з
їхньою наступною “зшивкою”.
Вирішено ще одну проблему – створення фонду користування до-
кументів на електронних носіях з наявних мікрофільмів страхового
подія46
фонду. З 2008 року архів почав переклад МКФ актових книг на цифро-
ві носії на сканері мікроформ Мінольта 7000.
одночасно архів розпочав створення копій на документи генеало-
гічного характеру, а саме – оцифровування мікрофотокопій метричних
книг з ф. 136 “Мінська православна духовна консисторія”. Це дало змо-
гу видавати цифрові копії документів користувачам читального залу.
організація доступу до архівних документів,
забезпечення їх збереження й безпеки в процесі використання
Використання документів і, відповідно, їх збереженість забезпечу-
ється у двох напрямках: у читальному залі й у ході виконання планової
роботи співробітниками. про заходи, що проводяться в архіві, зі ство-
рення фонду користування, цифрових копій документів, які замінюють
використання оригіналів документів, згадано вище. Але існують, на
перший погляд, “дрібнички”, які вирішуються архівом у роботі з ко-
ристувачами щодня.
дотримується порядок видачі й повернення справ, забезпечується
їх зберігання на робочих місцях. Співробітники відділу забезпечення
зберігання щомісяця перевіряють книги видачі справ, нагадують про
повернення в сховище документів вчасно, або ж про те, що термін
продовжується. існує й зворотний зв’язок – у відділ повідомляють про
недоліки із формування справ. Старі справи – у читальний зал не ви-
Зустріч учасників тристоронньої зустрічі на кордоні Чернігівської області
11 вересня 2009 р.
подія 47
даються, співробітникам – у виняткових випадках за погодженням із
директором архіву.
Співробітники архіву, зважаючи на цінність і унікальність доку-
ментів, несуть персональну відповідальність за наявність і стан доку-
ментів у процесі використання. при наявності покажчика справи за-
мовляються тільки після перевірки бази даних. Виконується вимога
архівних правил, за якими замовлення на копіювання засобами архі-
ву і користувачів особливо цінних документів, документів з розшитих
справ, що вимагають розшивки або реставрації, а також документів, що
мають погану фізичну збереженість, не приймаються.
однією зі складових програми по збереженню документальної спад-
щини є створення й удосконалення науково-довідкового апарату до до-
кументів, найбільш затребуваних фондів, що призведе до зменшення
видачі справ зі сховищ. два відділи архіву: інформаційно-пошукових
систем і автоматизованих архівних технологій працюють у цьому на-
прямку.
У результаті створені бази даних: Бд “Родовід”, Бд “Білоруська
шляхта”, Бд “іменний покажчик осіб, що виїжджають за кордон за да-
ними паспортів” і т.д., а також електронні довідники: “Міжфондовий
покажчик до релігійних установ православної конфесії” по Мінській
губ., “довідник населених місць Могилівської губернії. 1908 р.”, “імен-
ний і географічний покажчик до ф. “Мінське губернське правління”,
“географічний покажчик до ф. “Мінська об’єднана палата карного й
цивільного судів” і ін.
Це допомагає як у збереженні документів, так і в прискоренні по-
шуку. У майбутньому електронні версії покажчиків можна розмістити
на сайті архіву в інтернеті.
зміцнення матеріально-технічної бази
зберігання документів
З метою збереження документів для наступних поколінь архіву не-
обхідно забезпечити створення відповідних фізичних параметрів збе-
рігання й постійний контроль за ними. останнє десятиліття породило
нові проблеми в забезпеченні збереженості документів - виявлені доку-
менти з дефектами носія й тексту, а саме – ушкоджені цвіллю справи.
проблему захисту від ураження цвіллю розв’язуємо за допомогою дез-
інфекції справ у ЦЛМРд НАФ Республіки Білорусь.
У 2008 р. для архіву придбали очисник повітря EMF Model 20600-3.
Ефективність фільтрації наближається до 100 %, вбиває всі біологічні
забруднення (віруси, бактерії, цвіль, грибок). плануємо обладнати та-
ким очисником кожне з п'яти архівосховищ.
Регулювання санітарно-гігієнічного режиму має здійснюватися за
допомогою попереднього й наступного хімічного та біологічного об-
подія48
стежень, тому ми звернулися із пропозицією про співробітництво в ін-
ститут експериментальної ботаніки ім. В. Ф. Купревича Національної
академії наук Білорусі. За підсумками обстеження, проведеного фахів-
цями інституту, виявлено 74 виду грибів (цвілі). З березня 2006 р. в
архіві проводиться експертиза стану документів щодо ураження мікро-
флорою згідно із затвердженою темою дисертації “особливості форму-
вання співтовариств грибів спеціалізованих екологічних книгосховищ і
архівів, способи їх захисту”.
Здійснено низку заходів, включених у програму, з пожежної без-
пеки й посиленню охорони будинку. Наявна в архіві установка газо-
вого пожежогасіння здатна в автоматичному режимі загасити пожежу в
будь-якому архівосховищі. Нині працюємо над заміною радіоізотопної
системи автоматичної пожежної сигналізації.
З 2008 р. в архіві введено цілодобовий пост міліції департаменту
охорони МВС Республіки Білорусь. В архівосховищах замінено охо-
ронну сигнализацію, встановлено двері, які відповідають класу стійкос-
ті до злому, встановлено систему оповіщення про пожежу в будинку,
замінено електропроводку в службових приміщеннях.
У рамках програми в читальному залі архіву встановлено система
відеоспостереження. У читальному залі працюють сучасні читальні апа-
рати для перегляду мікрофільмів і микрофішів, читально-копіювальний
апарат для виготовлення копій документів з мікрофільмів, а також
комп'ютер, який забезпечує доступ для перегляду цифрових копій до-
кументів. Відвідувачі читального залу мають доступ до 10 Бд і елек-
тронних довідників, у т. ч. до іменних і географічного покажчика до
ф. “Мінська об’єднана палата карного й цивільного судів”, ф. “Мін-
ське губернське правління”; географічного покажчика до ф. “Вітебська
казенна палата”. З метою обмеження тиражування архівної інформації
відключені можливості копіювання інформації на зовнішні носії.
У відділі забезпечення зберігання документів і фондів встанов-
лено програмний модуль “Забезпечення збереженості” типовий АіС.
Створені конфігурації всіх архівосховищ, йде “розміщення” справ по
шафах і полицях. Закінчення робіт з опису всіх фондів планується на
2010 рік, після чого стане можливим упровадження інших автоматизо-
ваних функцій по забезпеченню збереженості документів.
для нестандартних пергаментних грамот є дві металеві шафи. Уні-
кальні документи й документальні пам’ятники малого формату зберіга-
ються окремо, у металевій шафі – сейфі.
У структурі архіву передбачено відділ забезпечення збереження до-
кументів і фондів у кількості 13 осіб. Шість співробітників мають вищу
історичну освіту, 2 – вищу історико-архівознавчу, 1 – середню спеці-
альну, 1 – навчається на історичному факультеті Білдержуніверситету.
подія 49
У плані підвищення кваліфікації співробітників щорічно передбачено
заняття по забезпеченню збереженості документів, лекції для студен-
тів вузів. Зі співробітниками, уперше прийнятими на роботу в архів,
проводиться співбесіда з правил роботи із документами XVI – початку
XX ст. З молодими співробітниками постійно працюють фахівці, що
мають великий досвід роботи.
Зберегти й зробити широке використання документів НіАБ – уні-
кальної і найціннішої визначної пам'ятки нашої країни – головне за-
вдання архівістів ХХі століття.
леонід скрипка,
директор Центрального державного архіву-музею
літератури і мистецтва України
олександр довженко – син свого народу й син своєї епохи. Своїм
життям, своєю творчістю, поєднуючи в собі два великі народи – укра-
їнців і росіян – у їхніх розчаруваннях, муках і стражданнях.
інтерес до особистості й творчості великого майстра був завжди
багатогранним. За життя приязно до нього ставилися і радянська влада,
і публіка, проте він у той же час перебував під постійним наглядом як
ЧК-гпУ, так і ряду іноземних спецслужб, включаючи польську дефен-
зиву, французьку Сюрте й німецьке гестапо. Не ослабшав він і після
смерті, тепер уже в середовищі численних дослідників, чому, як мені
здається, у великій мірі сприяло закриття на 50 років для вивчення зна-
чної частини архіву довженка його другою дружиною – Юлією іполи-
тівною Солнцевою.
і тому-то, беручи до уваги, що строк обмеження доступу до його
документів минув у поточному 2009 році, наш спільний видавничий
проект, заснований передусім на раніше закритих архівних матеріа-
лах, набуває, на мій погляд, особливого значення й особливої акту-
альності.
Нині проводиться копітка робота з розшифрування й оцифровки
документів і поки важко й, думаю, рано говорити про остаточний ви-
гляд цього видання і його зміст.
Разом з тим хотілося б висловити кілька слів про ймовірну спрямо-
ваність майбутньої книги.
Будь-яка творча особистість такого масштабу як олександр пе-
трович, так чи інакше, безумовно, поєднує в собі дві абсолютно неза-
лежні частини: Божий дар таланту й цілком земну людську сутність.
і, мені здається, у цьому виданні з’являється прекрасна можливість, що
було б корисно й вчасно, провести межу між довженком-художником
і довженком-людиною, оскільки переважна більшість професійних до-
слідників її, на жаль, не бачить.
подія50
Адже, як зрозуміти й пояснити, що автор – співець “Землі”, вима-
гав, виступаючи в Києві на міському активі, знесення Михайлівського
Золотоверхого собору і ліквідування майданчика для інвалідів, яких
десятками тисяч залишила після себе перша світова війна, тільки для
того, щоб на їхньому місці розбити гігантський парк для “нової про-
летарської” молоді.
Або ще приклад. У 1939 році довженко разом із частинами Чер-
воної армії іде агітатором на Західну Україну. як і всім мобілізованим
відомим діячам літератури й мистецтва, йому присвоюється формальне
військове звання. і ось він пише гнівного листа. як це йому – видатно-
му діячеві мистецтва могли привласнити звання якогось “інтенданта”,
у той час, як його колеги отримали звання комісарів!
Нагадаю, що олександр довженко згідно з офіційною біографією
на той момент в армії ніколи не служив, мав “білий квиток” і в партію
не вступав.
Та будемо об’єктивними. Хіба ці та й інші подібні епізоди з життя
олександра петровича хоч у якійсь мірі можуть применшити значення
творчої спадщини Майстра? Зрозуміло, ні! Адже талант це – талант, а
людина – це людина.
Але є й ще одна немаловажна сторона – політична. Жити в сус-
пільстві й бути вільним від суспільства, як усім відомо, неможливо.
довженко завжди був у центрі подій свого часу. Близько до серця при-
ймаючи все, що відбувається, щиро вірячи в краще, він у той же час
був невід’ємною частиною політичної системи, в якій жив. Від цього
нікуди не втечеш.
Але від нас із вами, мабуть, залежить, чи стане образ і творчість
олександра довженка відображені в проекті, ще одним доважком на
чаші політичних ваг у суперечці: довженко – націоналіст або довжен-
ко – тоталітарист, апологет радянської влади. Чи, навпаки, послужить
на благо зміцнення природного нерозривного зв’язку наших народів.
олена аніскіна*,
начальник відділу організації зберігання й обліку документів
державного архіву Російської Федерації
Забезпечення збереження документів Архівного фонду Російської
Федерації, що є національним надбанням, – найважливіше державне
завдання.
державний архів Російської Федерації (дА РФ) у своїй організа-
ційній, науковій і практичній діяльності надає першорядного значення
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія 51
забезпеченню збереженню документів, як основної функції й одного з
найважливіших обов’язків архівістів.
дА РФ розміщений у 2-х спеціально збудованих будинках (В. пи-
роговська вул. і Бережковська наб.) площею більш як 24,7 тис. кв. м,
з них понад 18,7 тис. кв. м. – приміщення архіво- і книгосховищ із
загальною довжиною стелажів більш як 91 км.
Служба забезпечення збереження документів дА РФ покликана ви-
рішувати важливі й складні завдання збереження масиву документів,
який нагромадився майже за 90-літню історію архіву. державний архів
Російської Федерації сьогодні - це близько 6,4 млн одиниць зберігання
на різних видах носіїв. дА РФ – комплектований архів. обсяг докумен-
тів, що зберігаються, постійно збільшується.
Велику роль у поліпшенні організації роботи й діяльності струк-
турних підрозділів в галузі забезпечення збереження документів віді-
грала організація в 1993 р. Центру зберігання документів, що об'єднав
Відділ організації зберігання й обліку документів і 4 відділи зберігання
документів, що включають 14 архівосховищ, де зберігаються докумен-
ти установ певного профілю. Це: Відділ зберігання документів з історії
Росії XIX – початку XX вв.; Відділ зберігання документів державних
органів влади й управління СРСР і федеральних органів законодавчої,
виконавчої й судової влади РФ; Відділ зберігання документів громад-
ських організацій СРСР і РФ, колекцій і особистих фондів, у тому числі,
з історії білого руху й еміграції; Відділ зберігання документів з історії
РРФСР. 15-е архівосховище – мікрофотокопій документів – входить у
структуру Відділу організації зберігання й обліку документів. органі-
заційно в структуру Центру зберігання входить також відділ створення
страхового фонду й реставрації документів. Центр зберігання є най-
більшим в дА РФ: за станом на 01.09.2009 р. його штатна чисельність
становить 83 одиниці.
одним із перших документів, розроблених Центром зберігання не-
вдовзі після створення дА РФ в 1992 р., є “Концепція забезпечення
збереження документів у державному архіві Російської Федерації”, яка
визначає забезпечення збереження документів як одне із пріоритетних
напрямків діяльності архіву й комплексно розглядає всю сукупність за-
вдань у цій сфері.
Концепція базується на таких положеннях:
1. Визначення забезпечення збереження документів як одного із
пріоритетних напрямків у діяльності архіву.
2. Визначення всієї сукупності завдань в сфері забезпечення збере-
ження документів як комплексної проблеми.
3. Визначення в якості основної організаційної системи обліку й
забезпечення збереження документів на 4 стадіях: приймання, держав-
ного зберігання, використання й відомчого зберігання документів.
подія52
4. Визначення в якості основного завдання в сфері забезпечення
збереження документів: створення оптимальних умов їх зберігання,
створення страхового фонду й фонду користування копій документів,
здійснення реставрації документів.
В “Концепції ...” закріплені основні напрямки діяльності дА РФ по
забезпеченню збереження документів:
організація роботи;
наукова організація зберігання документів;
створення оптимальних умов зберігання й використання докумен-
тів;
виявлення унікальних і особливо цінних документів;
створення страхового фонду копій особливо цінних документів
(одночасно з фондом користування);
контрольно-профілактична робота з метою забезпечення збережен-
ня документів;
організація обліку документів;
організація розшуку відсутніх документів;
забезпечення фізико-хімічної зберігання документів;
забезпечення технічного оформлення справ;
контроль за забезпеченням збереженості документів в архівах уста-
нов-джерел комплектування дА РФ.
Зазначені концептуальні положення знаходять відображення в роз-
роблених службою забезпечення зберігання документів архіву цільових
програмах, перспективних і поточних планах, у їхньому числі – “про-
грама пріоритетних і першочергових заходів щодо поліпшення забезпе-
чення зберігання документів у дА РФ”, “план заходів щодо виявлення
резервів площ для комплектування дА РФ”, “Комплексна програма роз-
ширення, реконструкції, інженерного устаткування й технічного осна-
щення будинків і приміщень основного призначення дА РФ”, “план
робіт з посилення безпеки дА РФ на 2006–2010 рр.”. Завдяки реалізації
заходів, намічених у перерахованих вище документах, сталися важливі
позитивні зміни в частині зміцнення матеріально-технічної бази архі-
ву, оснащення його системами безпеки, зміцнення його матеріально-
технічної бази: у всіх сховищах встановлені металеві вхідні двері, за-
мінено застарілі радіоізотопні оповіщувачі диму, встановлені сучасні
охоронні оповіщувачі і т. д.
На підтримку й розвиток матеріально-технічної бази дА РФ систе-
матично спрямовуються позабюджетні кошти.
Розроблено й успішно реалізуються “Комплекс заходів щодо забез-
печення зберігання документів, запобіганню їх втрати й розкрадання
на стадіях приймання, зберігання й використання в державному архіві
Російської Федерації”, “план реалізації комплексу заходів щодо забез-
печення зберігання документів, запобіганню їх втрати й розкрадання
подія 53
на стадії приймання, зберігання й використання в державному архіві
Російської Федерації на 2006–2010 рр.”.
документи відображають основні вимоги діючих нормативно-
методичних документів Росархіву й дА РФ із питань забезпечення
збереження документів, а також досвід організації практичної роботи
архіву в цій галузі, відповідно до яких організована робота підрозді-
лів Центру зберігання документів і інших служб дА РФ. Крім того, у
розроблені документи включені деякі першочергові роботи й заходи,
які необхідно здійснювати з метою підвищення безпеки зберігання й
використання документів. однією з актуальних проблем є визначення
доцільності застосування спеціальних способів маркування унікальних
і особливо цінних документів з метою запобігання їх розкрадання. до
вивчення цього питання архів приступив нині.
Необхідна увага приділяється охоронному режиму, який здійсню-
ється відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів Рос-
архіву й МВС Росії.
для підвищення рівня охоронного режиму й відповідальності спів-
робітників щодо забезпечення збереження документів у дА РФ вста-
новлений суворий порядок допуску в сховища співробітників архіву.
На кожне сховище (групу сховищ) призначається співробітник, відпо-
відальний за дотримання комплексу заходів щодо забезпечення збере-
ження документів.
принципово важливим є встановлення в архіві порядку передачі
окремих комплексів документів на відповідальне зберігання конкрет-
ним співробітникам з оформленням актів. Наказами директора на
відповідний посадовий склад співробітників покладена персональна
відповідальність за збереження документів на стадії їх приймання, збе-
рігання й використання.
Визначений спеціальний порядок зберігання унікальних докумен-
тів, а також документів, що мають у зовнішньому оформленні або до-
датку до них дорогоцінні камені й метали. Зберігання цих комплексів
здійснюється відокремлено, і доступ до них суворо обмежений. У двох
сховищах виділені ізольовані зони для зберігання унікальних і особли-
во цінних документів, а також матеріалів нестандартного формату, де
були встановлені спеціальні стелажі типу “компактус”.
дА РФ вживає заходів для підтримки належного санітарно-
гігієнічного, температурно-вологістного, світлового режимів зберіган-
ня документів. Наприклад, робота з дотримання санітарно-гігієнічного
режиму проводиться відповідно до розробленої архівом “інструкції про
організацію мікологічного й ентомологічного нагляду за станом доку-
ментів і приміщень”. періодично (як правило, двічі на рік) проводять
обстеження біологічного стану сховищ. За їхніми результатами, співро-
бітники ВНдідАС ухвалюють відповідні заходи.
подія54
В умовах нестачі площ дА РФ веде постійну роботу з їх вишуку-
вання шляхом переустаткування під сховища виробничих приміщень
іншого призначення, раціонального розміщення, перекартонування, від-
правлення в ЦХСФ (г. ялуторовск) фондів, які мало використовуються.
Лише за період з 2002 по 2008 рр. в архіві введено в експлуатацію 12
архіво- і книгосховищ загальною площею 2,253 тис. кв. м. Загальна
довжина стелажних полиць за період з 2004 по 2007 рр. збільшилася
більш ніж на 4,35 тис. пог. м. Розпочаті заходи дозволили прийняти на
державне зберігання з моменту створення дА РФ близько 1 млн. справ
управлінської документації. Разом з тим, наявний резерв не дає можли-
вості прийняти на державне зберігання понад 0,5 млн справ. якщо на
момент організації дА РФ в 1992 році завантаженість комплектованих
архівосховищ становила від 43 % до 100 % , то на 01.01.2009 р. ця циф-
ра по всіх архівосховищах наближається до 100 %. Загальна завантаже-
ність архіву – 99,5 %, причому в більшості сховищ резерв являє собою
окремі стелажі й полиці, що не може забезпечити об'ємне й планомірне
комплектування архіву документами. У даний час усі можливості по
переустаткуванню наявних приміщень практично вже вичерпані. Єди-
ним виходом із ситуації може бути тільки будівництво й реконструкція
будинку архіву на Бережковській наб., буд. 26.
Вирішуючи проблему “вільної полиці”, дА РФ одночасно підви-
щував рівень пожежної безпеки сховищ: у результаті заміни пожежоне-
безпечних дерев’яних стелажів на металеві відсоток оснащеності мета-
левими стелажами нині становить понад 70 %.
облік документів є основою забезпечення їх збереження. У дА РФ
діє детально розроблена система обліку, встановлений порядок оформ-
лення всіх необхідних облікових документів.
Важливим засобом контролю за збереженням документів є перевір-
ка їх наявності й стану. Щорічно в архіві перевіряється близько 180 тис.
одиниць зберігання, що за даними Росархіву, значно перевищує цей
показник по інших федеральних архівах. В архіві існує практика вибір-
кової аркушної перевірки наявності справ, що містять документи, які
можуть становити інтерес для колекціонерів і стати предметом купівлі-
продажу. Так, у 2007–2008 рр., на основі спеціально розробленого пла-
ну було здійснено перевірку наявності понад 24 тис. од. зб.
Вперше у практиці архіву, та й, імовірно, усієї архівної галузі, в
одному з архівосховищ було здійснено поаркушну перевірку наявності
всіх справ. За 7 років було перевірено по аркушику понад 190 тисяч
справ (340 фондів). проведена перевірка наявності дозволила деталь-
но й всебічно проаналізувати стан збереження величезного масиву до-
кументів. Наразі є своєрідна “історія хвороби” одного архівосховища.
Тепер з точністю до аркуша ми можемо сказати, скільки справ вимагає
реставрації, плетіння, відновлення згасаючого тексту. отримані відо-
подія 55
мості активно використовуються при формуванні поточних і перспек-
тивних планів архіву з поліпшення фізичного стану документів.
В архіві здійснюються профілактичні заходи, що забезпечують
суворий контроль за рухом справ, строками їх видачі й повернення,
своєчасне виявлення відсутніх справ і оперативний їхній розшук. до
них належать систематично проведені вивірка книг видачі, перевірка
правильності підкладки справ, перевірка аркушату в справах, опечату-
вання коробок зі справами після перевірки їх наявності.
В 2005 р. в архіві була опробована діюча модель автоматизованої
інформаційної системи “Архів”. основними її завданнями є: автомати-
зація рутинних процедур, які виконуються в ручному режимі, автома-
тизований облік і контроль за рухом справ, створення автоматизованої
іпС із метою більш якісного надання послуг користувачам; забезпе-
чення автоматизованого формування аналітичних і статистичних даних
(контроль за строками виконання вимог, статистика найчастіше викорис-
таних одиниць зберігання, оперативна статистика за місцезнаходжен-
ням справ), використання технології штрих-кодування для спрощення
ідентифікації одиниць обліку в більшості технологічних процесів. дана
АіС наочно продемонструвала можливість комп’ютеризації традицій-
них, рутинних архівних видів робіт. Функціонування цієї системи до-
зволить, наприклад, уникнути значних працезатрат на перегляд книг
видачі справ при їхній вивірці. Впровадження цієї системи дозволить,
крім усього іншого, підвищити персональну відповідальність кожного
співробітника, що здійснює видачу або підкладку справи, тому що ро-
бота в системі можлива тільки після введення індивідуального номера
(штрих-коду) співробітника архівосховища. Звертаючись до системи,
можна буде зі стовідсотковою впевненістю сказати, хто й коли видав
справу, прийняв її назад у сховище й підклав.
поліпшення фізичного стану документів – одне з основних напрям-
ків у діяльності дА РФ з їхнього збереження. Важливо вчасно виявити
й визначити стан і пріоритети процесу, що розпочався, руйнування до-
кумента, намітити й реалізувати заходи й способи його запобігання. За
неповними даними, в архіві вимагають реставрації документи, що пе-
ребувають в 19 тис. справ, плетіння й підшивки – понад 117 тис. справ.
облік справ, що вимагають поліпшення фізичного стану, ведеться у
спеціальних картотеках архівосховищ, а також у Відділі організації
зберігання й обліку документів, де створена й успішно функціонує в
електронному форматі допоміжна база даних “Забезпечення збережен-
ня документів”, у яку вносяться відомості про конкретні справи, що ви-
магають плетіння, реставрації, відновлення згасаючого тексту й т. п.
Слід зазначити, що все більше видів робіт в сфері забезпечення
збереження виконується із застосуванням комп’ютерних технологій. В
автоматизованому режимі, крім уже згаданої Бд “Забезпечення збері-
подія56
гання документів”, у Відділі організації зберігання й обліку документів
ведуться Бд “Розшук справ”, на основі якої враховується й контролю-
ється хід і результативність роботи з розшуку невиявлених справ; “Ви-
ставка”, у якій враховуються всі документи, які видаються на виставки,
із зазначенням їх страхової оцінки.
У дА РФ створено й технічно оснащено спеціальну фотолаборато-
рію, співробітник якої займається розробкою й успішним застосуван-
ням перспективного, на наш погляд, оптико-фотографічного методу
відновлення (реставрації) гаснучих і згаслих фотографій та текстів до-
кументів. і що найголовніше – без будь-яких змін їх фізичного стану.
Незважаючи на вжиті заходи, можливості архіву обмежені й
об'єктивно не зможуть повною мірою задовольнити потреби в плетін-
ні й реставрації документів. Нескладні розрахунки доводять, що тільки
для плетіння всіх справ, що потребують цього, знадобиться не один
десяток років, якщо потреби не будуть збільшуватися, що малоймо-
вірно. Реставрація документів займе неспівмірно більше часу. і, якщо
плетіння ще може “почекати”, то реставрація документів, що перебу-
вають особливо у поганому фізичному стані, тривалий час “чекати”
не може.
Таке становище вимагає диференційованого підходу до відбору
справ для реставрації, виходячи зі ступеня їх цінності й фізичного ста-
ну, забезпечення пріоритету збереження унікальних і особливо цінних
документів на основі вироблення чітких критеріїв віднесення докумен-
тів до цієї категорії з урахуванням специфіки складу й змісту фондів
архіву, визначення черговості реставраційних робіт. В архіві розробле-
ний план реставрації документів дА РФ на 2008–2010 рр., який сфор-
мований за двома напрямками: документи, що вимагають дорогої рес-
таврації підвищеної категорії складності й документи, що вимагають
простої, масової реставрації.
Величезна фінансова допомога в проведенні дорогої реставрації
підвищеної категорії складності надається в рамках федеральної цільо-
вої програми “Культура Росії”. У рамках ФЦп за 2006–2008 рр. відрес-
тавровано понад 1 тис. аркушів з 75 од. зб. Усього ж за 2001–2008 рр. у
рамках ФЦп була здійснена унікальна реставрація підвищеної категорії
складності 209 од. зб. (2871 аркуш). Серед відреставрованих докумен-
тів – декларація й договір про утворення СРСР, Конституція РРФСР
1918 р., власноручні записки Катерини II (вищезгадані документи офі-
ційно включені до державного реєстру унікальних документів Архів-
ного фонду Російської Федерації), щоденники імператора Миколи II,
альбом малюнків Ю. К. Арцибушева, жалувані грамоти російських ім-
ператорів Війську донському, малюнок М. Ю. Лермонтова.
одним з основних напрямків діяльності архіву з забезпечення збе-
реженості документів є створення й організація зберігання страхового
фонду й фонду користування. Загальний обсяг страхового фонду ста-
подія 57
новить 88,9 млн кадрів. Страхові копії мають близько 69 % від обсягу
особливо цінних справ, що значаться по паспорту (за даними Росархі-
ву, на 31 % перевищує середній показник по федеральних архівах).
В архіві розроблена “програма створення страхового фонду й фон-
ду користування на документи дА РФ в 2006–2010 рр.”, яка передбача-
ла створення страхового фонду й фонду користування більш, як на 69
тисяч справ. особливістю програми є те, що в неї включені не тільки
фонди, які містять особливо цінні справи, але й документи фондів, які
інтенсивно використовуються, що містять колекційні документи, які
можуть стати предметом купівлі-продажу. В 2008 р. в архівосховищах
розпочато аналіз інтенсивності використання фондів, на основі якого
були внесені корективи до складу фондів, які мікрофільмуються про-
тягом 2006–2008 рр. створений страховий фонд і фонд користування
більш як на 25 тис. справ (понад 2,2 млн кадрів). За роки реалізації фе-
деральних цільових програм замікрофільмовано 60,6 тис. справ (понад
5 млн кадрів). На організації роботи зі страхового копіювання позитив-
но позначається реалізація договорів із закордонними партнерами.
Надалі дА РФ необхідно нарощувати обсяги й темпи цієї роботи, у
тому числі за рахунок впровадження в практику сучасних комп’ютерних
технологій. Використання наявної в лабораторії архіву гібрид-камери,
що здійснює одночасне мікрофільмування й сканування документів,
відкриває нові можливості й широкі перспективи відтворення докумен-
тів з корегуванням їх зображення для наступного їхнього компактного
зберігання й використання інформації без звертання до оригіналів.
Безсумнівно, важливою є подальша комп’ютеризація підрозділів
Центру, оснащення кожного відділу й сховища комп’ютерами, які по-
винні використовуватися для зв’язку із читальним залом і іншими під-
розділами архіву при оформленні видачі-повернення справ, контролю
за їхнім рухом, для ведення поточного обліку, концентрації різноманіт-
ної інформації зі збереження документів, зв’язку з базами даних функ-
ціональних відділів, централізованим обліком, а також для ведення до-
поміжних форм обліку документів.
Незважаючи на важкі й складні умови, у яких відбувалося станов-
лення й розвиток дА РФ в 1990-х рр., архіву все-таки вдалося досягти
помітних успіхів у вирішенні завдань забезпечення збереження доку-
ментів. однак здійснити прорив і підняти на принципово новий, су-
часний рівень всю організацію зберігання документів неможливо без
систематичної державної підтримки. Це – завдання найближчого май-
бутнього.
Безперечним є те, що в переважній більшості співробітники Центру
зберігання документів дА РФ – професіонали високого рівня, ентузі-
асти, що люблять свою роботу й віддані їй. і це – надійна основа для
успішного руху вперед.
подія58
павло чорний,
директор державного архіву гомельської області
проблеми забезпечення збереженості документів Національного ар-
хівного фонду Республіки Білорусь займають провідне місце в роботі
державних архівів, органів управління архівною справою. Цей напрямок
був і залишається безумовним пріоритетом діяльності установ архівної
служби. Саме з цих позицій необхідно розглядати весь комплекс питань
забезпечення збереженості документів на сучасному етапі, коли на прак-
тиці повинні поєднуватися традиційні, суворо регламентовані підходи й
певні методики з новими, нестандартними рішеннями.
Ці пріоритетні напрямки діяльності по збереженню архівної спадщи-
ни Республіки Білорусь визначені в програмі “Архіви Білорусі (2006–
2010 роки)” і в програмі по збереженню документальної спадщини – скла-
дової частини інформаційного ресурсу суспільства на 2003–2010 роки.
Архівіст у наш час – перший, хто має справу з інформацією, створе-
ної в минулому. і він зобов'язаний її зберегти. А архів – це наукова уста-
нова, що виконує завдання формування довгочасної соціальної пам’яті
суспільства.
У нову 7-поверхову будівлю, збудовану за спеціальним типовим про-
ектом, з архівосховищами місткістю в 500 тис. справ державний архів го-
мельської області переїхав у 1984 році. Навесні 1986 року було завер шене
переміщення документів. Увесь документальний масив архіву зосередже-
ний на 6 поверхах у 8 ізольованих приміщеннях. окремо від загального
масиву зберігаються особливо цінні документи й документи обмеженого
допуску. площа архівосховищ становить 1692 кв. м, довжина стелажних
полиць – 6756 погонних метрів.
На обліку в державному архіві гомельської області за станом на
1 січня 2009 р. 2685 фондів, 519 754 справи, у тому числі понад 93 тис.
справ по особовому складу, 237 справ особистого походження, більш як
8,5 тис. книг, брошур, журналів, комплектів газет, науково-довідкової
бібліотеки. У документах архіву містяться відомості про економічний,
куль турний, соціальний розвиток області, необхідні для забезпечення
дер жавного управління, громадського життя, реалізації прав громадян,
ви ховання молоді.
Архівні установи є об'єктами підвищеної небезпеки, тому особли-
ва увага приділяється підвищенню рівня їх протипожежного режиму.
Архівосховища держархіву оснащені новими засобами пожежогасіння
(вогнегасники опУ-5), встановлено автоматичну пожежну сигналізацію
“Топаз-М” з автоматичними тепловими й димовими датчиками. Сигнал
про тривогу виведений на черговий пост охорони будинку, яка здійсню-
ється департаментом охорони МВС шляхом цілодобового чергування. На
* Неофіційний переклад з російської ганни Волкотруб.
подія 59
випадок виникнення надзвичайних ситуацій і ліквідації їх наслідків в ар-
хіві створено спеціальну комісію, розроблено план дій, порядок евакуації
документів.
Велике значення надається дотриманню світлового, температурно-
вологісного й санітарно-гігієнічного режимів зберігання документів, що
істотно сповільнює процес їх старіння. Всі архівосховища оснащені при-
ладами контролю температури й вологості (електронними термогигроме-
трами).
для закріплення місця зберігання й пошуку документів в архіві ве-
дуться топографічні покажчики. позитивним моментом є паспортизація
архівосховищ і наявність графічної схеми розміщення фондів для опера-
тивного пошуку місця для фондів, що тільки-но надійшли.
З метою поліпшення фізичного стану справ силами співробітників
архіву проводиться ремонт, підшивка й плетіння документів. докумен-
ти, які потребують реставрації різної категорії складності, передаються
до Республіканської технічної лабораторії мікрофільмування страхового
фонду документації в м. гомелі, у розпорядженні якої кваліфіковані пра-
цівники й необхідне обладнання.
З урахуванням інтенсивного використання документів (щорічно ви-
дається близько 20 тис. од. зб.) одним з головних видів робіт з контролю
за їхньою збереженістю є перевірка наявності й стану справ. Це найефек-
тивніший, хоча й надто трудомісткий процес з удосконалення організації
зберігання й обліку документів.
Виявлення фізично ушкоджених документів в архіві тривалий час про-
водилося разом з іншими роботами (при перевірці наявності, при видачі
справ). З 2001 року планується такий вид роботи, як мікологічний контр-
оль. перевірці щорічно підлягають 2500 справ. посилено мікологічний
контроль і при прийманні документів від відомчих архівів. Були випадки,
коли при цьому виявлялися документи, уражені цвіллю. Такі документи
вимагають постійного спостереження й профілактичної дезінфекції.
одним із актуальних напрямків діяльності архіву щодо забезпечен-
ня збереженості є проведення страхового копіювання особливо цінних
документів і створення копій фонду користування. Страхове копіювання
документів в архіві проводилося з 1963 року. Від 1990 року ця робота
практично припинилася. Це було пов’язано з повною зношеністю заста-
рілої техніки й відсутністю коштів на придбання дорогої плівки. Робота
зі створення страхового фонду відновилася лише в 1995 році, коли по-
чала працювати Республіканська технічна лабораторія мікрофільмування
страхового фонду документів у м. гомелі.
Усього за цей період мікрофільмовано 15 015 справ, виготовлено
333 од. зб. на рулонній плівці, що становить понад 2 млн 300 тис. ка-
дрів, 1 222 микрофіші з понад 50 тис. кадрів у них. В 2004 році Респуб-
ліканська технічна лабораторія припинила цю роботу.
подія60
Активно застосовуються на практиці сучасні комп’ютерні технології
для створення електронного фонду користування архівними документами.
Здійснюється оцифровка оригіналів документів, що дозволяє виключити
оригінали зі сфери обігу. З 2002 року цю роботу здійснює Республікан-
ська технічна лабораторія мікрофільмування страхового фонду докумен-
тації. В даний час оцифровано 6 фондів, що становить 1562 справи.
За роки виконання програми зі збереження документальної спад-
щини – складової частини інформаційного ресурсу суспільства на 2003–
2010 роки й завдяки збільшенню бюджетного фінансування архівної галу-
зі продовжувалася робота з матеріально-технічного забезпечення архіву й
зміцнення ресурсної бази зберігання документів. Уперше з моменту пере-
їзду (1986 рік) було здійснено капітальний ремонт будинку, відремонто-
вано кабінети, змонтовано внутрішній зв’язок, встановлено кондиціоне-
ри. для здійснення замірів радіаційного фону в архівосховищах придбано
дозиметр радіометричний МКС-АТ6130. В 2005 році архів відновив ро-
боту з картонування документів. Укладено довгостроковий договір на ви-
готовлення коробок з виробничими майстернями гомельської обласної
клінічної психіатричної лікарні. За станом на 1 січня 2009 р. кількість за-
картонованих документів становить 47 %. для зберігання карт і креслень
придбані металеві шафи. протягом 2004–2008 рр. комп’ютерний парк
збільшився до 19 комп’ютерів, об’єднаних у локальну мережу.
В архівній галузі йде активний процес автоматизації. У 2004 році
держархів розпочав роботу з уведення інформації для формування елек-
тронних баз даних за допомогою програмного модуля “Картка фонду”.
Цей модуль є складовою частиною автоматизованої інформаційної систе-
ми архіву (АіС архіву), призначеної для автоматизації процесів діяльності
державних архівів, пов’язаних з комплектуванням, обліком, забезпечен-
ням збереженості, створення науково-довідкового апарату й використан-
ня прийнятих на зберігання документів. протягом 2009 року буде вста-
новлений мережний варіант АіС архіву (він включає програмні пакети
“Комплектування”, “особисті фонди”, “облік”, “Забезпечення збереже-
ності”). Крім баз даних АіС, установою формуються тематичні автомати-
зовані бази даних за допомогою двох систем: контрольно-реєстраційної
“Контроль виконання запитів” і інформаційно-довідкової “Календар зна-
менних дат”. перша призначена для створення й ведення бази даних з
контролю за виконанням запитів, а також отримання відомостей про рух
запитів, що надходять в архів. друга – для щорічного формування Кален-
даря знаменних дат історії гомелыщини за документами, виявленими у
держархіві гомельської області.
Відзначаючи роботу установи щодо забезпечення збереженості
документів, слід констатувати актуальну проблему зберігання й роз-
міщення документів, відсутність вільної стелажної площі. до списку
№ 1 – організацій-джерел комплектування держархіву – входить 503 ор-
подія 61
ганізації. Щорічний план приймання документів на держзберігання ста-
новить 5 тис. од. Разом з тим заповнення архівосховищ становить 100 %.
Упоратися із цією проблемою дозволить лише вирішення питання про
виділення додаткових площ для зберігання документів, зокрема, будівни-
цтво прибудови до основної будівлі архіву.
анатолій лаВренюк,
директор Центрального державного
електронного архіву України
процеси інформатизації в Україні активно здійснюються на всіх
рівнях державного управління, значна кількість заходів спрямована на
впровадження інформаційних технологій. досягнутий рівень викорис-
тання новітніх інформаційних технологій у діловодстві дозволяє про-
гнозувати перехід від традиційного до електронного документообігу.
прийняття Закону України “про електронні документи та електро-
нний документообіг” (2003) та постанови Кабінету Міністрів України
“про затвердження Типового порядку здійснення електронного доку-
ментообігу в органах виконавчої влади” (2004) дали змогу розпочати
роботи зі створення й запровадження в органах державної влади систем
автоматизації діловодства, заклали законодавчу базу переходу на вну-
трішній та зовнішній електронний документообіг.
Сьогодні системи електронного документообігу впроваджено
у більшості центральних органів державної влади України. За даними
державного комітету інформатизації України на 2008 рік, вони функ-
ціонують у 55 центральних органах державної влади. Робочу групу з
упровадження електронного документообігу створено в держкомархіві
Україні.
істотних успіхів у цьому напрямку досягли у головному управлін-
ні державної служби України. Так, з 1 січня 2009 р. запроваджено елек-
тронний документообіг в центральному апараті голов держслужби, в її
територіальних органах та інтеграція документообігу в Секретаріат Каб-
міну з використанням електронного цифрового підпису (далі – ЕЦп).
Щоденно в головдержслужбі реєструється понад 200 електронних до-
кументів. База даних системи використовується всіма працівниками
(понад 110 осіб) як довідкова система щодо первинних і пов’язаних з
ними документів, які скануються та зберігаються в електронному ви-
гляді.
поступовий розвиток електронного документообігу в органах дер-
жавної влади та управління вимагає створення оптимальних умов для
архівного зберігання електронних документів та електронних інфор-
маційних ресурсів. Ці функції покладено на Центральний державний
електронний архів України (далі – ЦдЕА України).
подія62
Нині першочерговим завданням у діяльності електронного архіву є
створення цілісної і дієвої нормативно-методичної бази. проводиться
науково-дослідна та методична робота: розроблено та затверджено ме-
тодичні рекомендації “про створення й зберігання архівних копій веб-
сайтів”; завершується розробка методичних рекомендацій “про прове-
дення експертизи цінності електронних документів”, інструкції “про
облік і описування архівних копій веб-сайтів”. Разом з Українським
науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства
завершується робота над галузевим стандартом “Метадані архівного
електронного документа. опис структури й змісту даних”.
Збереження інтернет-ресурсів набуває актуальності у всьому світі
і в Україні зокрема. оскільки в умовах світової фінансової кризи, де-
сятки компаній ліквідуються щодня, їх назви зникають із пам’яті одно-
часно з їхніми сайтами. Це відбувається не тільки з комерційними, але і
з державними офіційними сайтами. У цьому контексті завдання ЦдЕА
України полягає у визначенні своєї відповідальності за збереження
інтернет-ресурсів та ініціюванні заходів по попередженню їх втрати.
Відповідно до Методичних рекомендацій “про створення та збері-
гання архівних копій веб-сайтів”, затверджених Нормативно-методич-
ною комісію держкомархіву України, визначено порядок проведення
експертизи цінності веб-сайтів та процедури створення архівних копій
веб-сайтів, розміщених в мережі інтернет.
На даний момент спеціалістами відділу інформаційних технологій
розроблено програму з копіювання веб-сайтів. програмне забезпечення
розроблено під платформу Windows і використовується в тестовому ре-
жимі для копіювання сайту державного комітету архівів України.
Cтворено всі передумови для переходу на крос-платформенне про-
грамування, що розширить список систем, на які може бути встанов-
лене програмне забезпечення. У процесі роботи програма буде вдоско-
налюватися, що дасть змогу уникнути необхідності копіювати сайт
пов ністю. програмне забезпечення дозволить автоматично відстежу-
вати зміни, які відбулися у веб-ресурсі, а також буде зберігати тільки
зміни на певний момент часу. Це підвищить ефективність програмного
за безпечення, а також зменшить обсяг пам’яті, необхідний для збері-
гання всього сайту. планується розширення вільної пам’яті сервера за
рахунок підключення додаткових носіїв інформації для оперативного
й резервного зберігання.
однак даний проект ЦдЕА України ускладнюється відсутністю
офіційних критеріїв відбору веб-сайтів, що підлягають зберіганню. На
порядку денному – питання розроблення нової політики для забезпе-
чення довгострокового збереження тих веб-матеріалів, які можуть мати
цінність для майбутніх поколінь, вдосконалення норм авторського пра-
ва та законодавства про інтелектуальну власність
подія 63
Необхідно також адаптувати і розширити правові рамки щодо
зберігання веб-ресурсів, що визначають відповідні обов’язки й про-
цедури, для забезпечення можливості діяти в умовах нового інтернет-
середовища. Відповідне законодавство в цій сфері є для ЦдЕА України
необхідним інструментом з визначення завдань і відбору веб-сайтів, що
підлягають зберіганню.
однак, незважаючи на успішний розвиток окремих напрямків ро-
боти електронного архіву, невирішеними залишаються питання переда-
чі електронних документів на постійне зберігання до архіву.
Згідно з нормами вітчизняного законодавства, електронні докумен-
ти без ЕЦп не мають юридичної сили, а тому не можуть передаватися
на постійне зберігання, а відтак бути задіяними в системі електронного
документообігу. Електронні документи, які передаватимуться до архі-
ву, повинні бути підписані ЕЦп, а отже, в будь-який момент перебу-
вання документа в архіві має бути забезпечена можливість перевірки
достовірності та автентичності документа.
повноцінне впровадження ЕЦп в органах державної влади, устано-
вах, організаціях потребує в свою чергу вирішення багатьох проблем.
передусім це стосується питань, пов’язаних із забезпеченням функці-
онування Центрального засвідчувального органу (далі – ЦЗо) як осно-
вного інституту у системі функціонування ЕЦп, а також з проблемою
сумісності форматів ключів, які видають Акредитовані центри сертифі-
кації ключів (далі – АЦСК).
Сьогодні фізична або юридична особа, яка отримала сертифікат
ключа в одному АЦСК, може працювати тільки з тими органами дер-
жавної влади, які обслуговуються цим АЦСК. Жоден інший АЦСК чи
державний орган не зможуть прийняти та обробити даний документ.
Таким чином, для того, щоб подати звітність до декількох органів дер-
жавної влади, юридична чи фізична особа має використовувати декіль-
ка ключів, що нині заборонено законодавством. Така ситуація склалась
у зв’язку з тим, що нормативними документами не передбачено функ-
цій ЦЗо щодо перевірки сумісності окремих центрів сертифікації під
час їх акредитації. Більше того, не визначені формати даних, що мають
використовуватися центрами сертифікації.
Відсутність необхідних нормативних документів змушує зверта-
тися до міжнародного практичного досвіду, де питанням цифрового
підпису, електронного документообігу приділяється значна увага. іс-
нує більш як 40 міжнародних стандартів і близько 40 стандартів ЄС,
пов’язаних з інфраструктурою ЕЦп, форматами архівного зберігання.
Взявши курс на вступ до ЄС та вступивши в СоТ, Україна в сфері
цифрового підпису зобов’язана застосувати відкриті стандарти, вико-
ристовувати міжнародні технічні стандарти і стандарти ЄС. На даний
час в нашій країні офіційно визнано 4 стандарти, при цьому жоден із
них не визнано як європейський або міжнародний.
подія64
На сучасному етапі діяльність електронного архіву щодо архівного
зберігання електронних документів та електронних інформаційних ре-
сурсів ускладнюється також відсутністю чіткої нормативної бази, яка
б регламентувала правовідносини органів державної влади, установ,
організацій (фондоутворювачів) з державними архівами, державними
архівами та електронним архівом. Крім названих проблем, існує пси-
хологічна неготовність архівних працівників до роботи з електронними
документами (проведення експертизи цінності електронних докумен-
тів, складання списків організацій – джерел формування Національного
архівного фонду, приймання та передавання електронних документів
до ЦдЕА України). Тому співпраця ЦдЕА України з державним ко-
мітетом архівів України і Українським науково-дослідним інститу-
том архівної справи та документознавства спрямована на розроблен-
ня нормативно-методичного забезпечення, яке дасть змогу державним
архівним установам формувати списки юридичних та фізичних осіб –
джерел фор мування НАФ, проводити експертизу цінності електронних
документів, приймати їх на державне зберігання.
петро марченко,
к. і. н., с.н.с. Українського науково-дослідного інституту
архівної справи та документознавства
Створення електронних архівів – актуальне завдання, оскільки
служить поштовхом для розвитку як повсякденного життя людини в
інформаційному суспільстві, так і подальшого економічного поступу
держави, у якому вирішальну роль відіграватимуть телекомунікації
і новітні інформаційні технології. прикладом можуть служити інтер-
нет і мобільний зв’язок. основне завдання електронних архівів – забез-
печення суспільства автентичною ретроспективною інформацією.
В Україні вже ропочався процес створення електронних архівів, що
характеризується як процес самостійної чи ініціативної актуальної по-
треби в архівній інформації. приміром, надання суспільству закритої в
тоталітарний час інформації про голодомор 1932–1933 років, про ре-
пресії сталінського режиму. Разом з тим, цілісної концепції створення
електронних архівів як інформаційних систем, що базується на вико-
ристанні визначеної інформаційної технології, ще немає. Чи потрібна
вона? Напевно, все-таки потрібна, оскільки йдеться про довгострокове
збереження архівної інформації (50–100 років і більше), у якому за-
цікавлені як громадськість, так і органи державної влади. Вирішення
цього питання має й економічний аспект – це значні витрати на відтво-
рення ресурсів у процесі фізичного і морального старіння програмно-
технічних засобів. Важливим є питання ціни архівної інформації, адже
інформаційні послуги повинні бути, по можливості, доступними, а ін-
формація – відповідати вимогам цілісності та автентичності, подава-
подія 65
тися у форматі, придатному для використання. отже, потрібно, щоб
електронні архіви, створювані за рахунок державних засобів, відпові-
дали визначеним технічним і функціональним вимогам, погодженим
у питаннях використовуваних структур інформаційних об’єктів, їхніх
форматів, процедур обміну інформацією, її пошуку, а також платформ
програмно-технічних засобів.
Нормативне затвердження погоджених рішень згаданих вище пи-
тань на рівні стандартів, інструкцій і рекомендацій – це основні про-
блеми створення і перспективні напрямки розвитку існуючих електрон-
них архівів.
для розв’язання цих проблем і розвитку електронних архівів в
Україні створений Центральний державний електронний архів Украї-
ни, що буде мати відповідне фінансування як державна установа і штат
фахівців з інформаційних технологій, програмування. Це дозволяє ре-
ально перейти до експериментальних проектів, що є важливою части-
ною інфраструктури наукових досліджень і навчання архівістів.
Українським науково-дослідним інститутом архівної справи і доку-
ментознавства виконано ряд досліджень з основних проблем створення
електронного архіву як інформаційної системи, призначеної для збе-
реження електронних документів з електронним цифровим підписом і
документів в електронній формі (далі – цифрові документи). Цифрові
документи на відміну від документів з паперовим носієм уже за своєю
сутністю формулюють ряд проблем архівного збереження і функціо-
нування в інформаційному середовищі, а саме: розмаїтість форматів
файлів, носіїв інформації, засобів підтвердження цілісності й автентич-
ності, подій життєвого циклу. Наприклад, традиційний життєвий цикл
архівного документа з паперовим носієм починається з рішення про на-
дання статусу “архівний” документу, що виконав свою ділову функцію.
Стратегія довгострокового збереження для цифрових документів “The
Records Continuum”, запропонована австралійськими дослідниками,
надає статус “архівний” документу на момент створення самого циф-
рового документа. Складність у тому, що нормативно-правове забез-
печення для цифрових документів відстає від розвитку і впровадження
інформаційних технологій, у результаті чого значна кількість цифрових
документів створюється без метаданих, і, таким чином, досить значна
за обсягом робота відкладається на майбутнє. У такій ситуації доцільно
вже сьогодні визначитися з таких основних питань, як функціонально-
інформаційна модель електронного архіву, модель архівного цифрово-
го документа як інформаційного об'єкта.
За результатами проведених інститутом досліджень пропонується
використовувати наступні рішення:
1. для створення електронного архіву як інформаційної системи
пропонується використовувати функціонально-інформаційну модель
подія66
стандарту ISO 14721:2003: OAIS (Open Archival Information System–
Reference model (Відкрита архівна інформаційна система – Еталонна
модель)), що широко використовується у світовій практиці. Стандарт
надав загальні концептуальні основи створення основних інформацій-
них пакетів, термінологію і вимоги, яким може задовольняти процес
архівного зберігання і створення архівної інформаційної системи. Ви-
користання стандарту ISO з адаптацією до вітчизняних умов цілком
прийнятно послужить визначенню типізації програмно-технічних засо-
бів і функціонально-інформаційної уніфікації електронних архівів.
2. для електронного документа з електронним цифровим підписом
як архівного інформаційного об’єкта пропонується використовувати
метод інкапсуляції, що дозволяє метадані, електронний документ, сер-
тифікати електронних цифрових підписів подати єдиним інформацій-
ним об’єктом. Це значно спрощує і полегшує довгострокове архівне
зберігання. подання такого інформаційного об'єкта метаданими слід
здійснювати мовою самоописування інформаційних об'єктів XML (the
eXtensible Markup Language – розширена мова розмітки) консорціуму
W3C, формат якого належить до міжоперабельних. інкапсульована мо-
дель архівного електронного документа, запропонована австралійськи-
ми дослідниками, широко використовується на практиці, оскільки мета-
дані, електронний документ, електронні цифрові підписи і сертифікати
подані одним інформаційним об'єктом, а в такий спосіб зменшується
ризик втрати доступу до електронного документа, а також перевірки
його цілісності й автентичності, спрощується процес міграції докумен-
тів у поколіннях програмно-технічних засобів. Нині нашим інститутом
на замовлення держкомархіву України розпочато розробку галузевого
стандарту, що встановлює структуру і склад метаданих архівного елек-
тронного документа.
Усі ці рішення повинні використовуватися у контексті погодже-
ної концепції довгострокового збереження електронних документів. У
2005 році співробітники інституту розробили проект такої концепції,
що містить:
1) пропозиції щодо моделі архівного електронного документа як
інформаційного об’єкта і його прийнятних форматів. Модель архівно-
го електронного документа пропонується у вигляді XML-інкапсуляції,
основні формати – XML, PDF/A, що характеризуються як відкриті,
міжоперабельні, придатні для довгострокового зберігання;
2) пропозиції щодо вибору носіїв інформації з досить великого
списку існуючих. Найбільш прийнятними для довгострокового збері-
гання цифрових документів є оптичні носії стандарту WORM, для яких
виробники передбачають сертифікат з гарантованим терміном збере-
ження інформації. Стандарт WORM виключає можливі для інших носі-
їв інформації зміни документів у результаті несанкціонованого доступу,
подія 67
що дуже важливо в аспекті забезпечення цілісності й автентичності.
У створенні електронних архівів до важливої проблеми варто від-
нести вибір рішення щодо організації доступу до архівної інформації,
а також її ефективного пошуку.
У розробці інституту подаються рекомендації щодо управління
режимом доступу з використанням DOM-моделі XML-метаданих, що
містять інформацію про можливі обмеження доступу до документів,
і припускає організацію простого веб-інтерфейса. для ефективного по-
шуку документів в електронному архіві рекомендується скористати-
ся прикладом використовуваного у світовій практиці EAD (Encoded
Archival Description) – описів у вигляді XML-документів і пропонуєть-
ся реалізувати це шляхом удосконалення існуючого стандарту дСТУ
4331:2004: “правила описування архівних документів”.
перспективи розвитку електронних архівів пов’язані, насамперед,
із впровадженням новітніх досягнень в галузі інформаційних техноло-
гій зі створення єдиного інформаційного простору, що дає змогу мати
доступ до всіх існуючих і розподілених у просторі сховищ цифрових
документів. У наш час кращим є використання web-технологій і XML.
практично цей процес уже розпочато, більшість архівів має власні сай-
ти, функціонує сайт держкомархіву України, що в майбутньому буде
представляти веб-портал мережевого електронного архіву. при вико-
ристанні web-технологій споживачі матимуть доступ до електронних
архівів через інтернет, маючи в якості “клієнтського” додатка звичай-
ний інтернет-навігатор. програмне забезпечення електронного архіву,
що використовує web-технології і XML, дозволяє здійснити інтеграцію
електронних архівів у Інтрамережу чи інтернет.
Згадані вище пропозиції щодо вирішення головних проблем ство-
рення електронних архівів пропонуються колегам для обговорення на
предмет їх ефективного використання.
|
| id | nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-26242 |
| institution | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| issn | 0320-9466 |
| language | Ukrainian |
| last_indexed | 2025-12-07T18:42:40Z |
| publishDate | 2009 |
| publisher | Інститут історії України НАН України |
| record_format | dspace |
| spelling | Гінзбург, О. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, В. Ларін, М. Голубович, А. Скрипка, Л. Аніскіна, О. Чорний, П. Лавренюк, А. Марченко, П. 2011-08-30T12:41:58Z 2011-08-30T12:41:58Z 2009 Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) / О. Гінзбург, В. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, М. Ларін, А. Голубович, Л. Скрипка, О. Аніскіна, П. Чорний, А. Лавренюк, П. Марченко // Архіви України. — 2009. — № 5. — С. 13-67. — укр. 0320-9466 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26242 uk Інститут історії України НАН України Архіви України Подія Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) Reports of Annual Meeting in Kyiv participants (September 10–12, 2009) Article published earlier |
| spellingShingle | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) Гінзбург, О. Тарасов, В. Адамушко, В. Купченко, В. Ларін, М. Голубович, А. Скрипка, Л. Аніскіна, О. Чорний, П. Лавренюк, А. Марченко, П. Подія |
| title | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| title_alt | Reports of Annual Meeting in Kyiv participants (September 10–12, 2009) |
| title_full | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| title_fullStr | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| title_full_unstemmed | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| title_short | Виступи учасників щорічної зустрічі у Києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| title_sort | виступи учасників щорічної зустрічі у києві (10–12 вересня 2009 р.) |
| topic | Подія |
| topic_facet | Подія |
| url | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26242 |
| work_keys_str_mv | AT gínzburgo vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT tarasovv vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT adamuškov vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT kupčenkov vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT larínm vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT goluboviča vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT skripkal vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT anískínao vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT čorniip vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT lavrenûka vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT marčenkop vistupiučasnikívŝoríčnoízustríčíukiêví1012veresnâ2009r AT gínzburgo reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT tarasovv reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT adamuškov reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT kupčenkov reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT larínm reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT goluboviča reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT skripkal reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT anískínao reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT čorniip reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT lavrenûka reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 AT marčenkop reportsofannualmeetinginkyivparticipantsseptember10122009 |