Підходи до електронного документообігу
General approaches to electronic dokumentoobigu, which need subsequent more detailed working out in detail of prorobki of mathematical methods and analysis of estimation of efficiency and determination of different ways of realization of mechanisms of defence, are expounded.
Збережено в:
| Опубліковано в: : | Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України |
|---|---|
| Дата: | 2009 |
| Автор: | |
| Формат: | Стаття |
| Мова: | Українська |
| Опубліковано: |
Інститут проблем моделювання в енергетиці ім. Г.Є. Пухова НАН України
2009
|
| Онлайн доступ: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26540 |
| Теги: |
Додати тег
Немає тегів, Будьте першим, хто поставить тег для цього запису!
|
| Назва журналу: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Цитувати: | Підходи до електронного документообігу / С.М. Головань // Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України. — К.: ІПМЕ ім. Г.Є.Пухова НАН України, 2009. — Вип. 53. — Бібліогр.: 2 назв. — укр. |
Репозитарії
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| _version_ | 1859975927348330496 |
|---|---|
| author | Головань, С.М. |
| author_facet | Головань, С.М. |
| citation_txt | Підходи до електронного документообігу / С.М. Головань // Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України. — К.: ІПМЕ ім. Г.Є.Пухова НАН України, 2009. — Вип. 53. — Бібліогр.: 2 назв. — укр. |
| collection | DSpace DC |
| container_title | Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України |
| description | General approaches to electronic dokumentoobigu, which need subsequent more
detailed working out in detail of prorobki of mathematical methods and analysis of estimation of efficiency and determination of different ways of realization of mechanisms of
defence, are expounded.
|
| first_indexed | 2025-12-07T16:23:33Z |
| format | Article |
| fulltext |
УДК 681.3
С.М. Головань
ПІДХОДИ ДО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
General approaches to electronic dokumentoobigu, which need subsequent more
detailed working out in detail of prorobki of mathematical methods and analysis of
estimation of efficiency and determination of different ways of realization of mechanisms of
defence, are expounded.
Вступ
Значну роль у розвитку земної цивілізації відіграє процес передачі знань
та вмінь із покоління в покоління. Зафіксована інформація повинна надійно
зберігатися, тому, що нею необхідно користуватися необмежений час.
Яскравим прикладом цінності інформації є стародавні рукописи (Вавилону,
Єгипту, Греції тощо), які по суті є основним джерелом інформації при
розвитку цивілізації. Серед носіїв різної інформації найбільш широке
розповсюдження отримали документи. У сучасній українській мові слово
документ означає:
– офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
– історично достовірні письмові джерела (рукопис, книга, грамота,
малюнок, твір тощо);
– матеріальний об’єкт в якому міститься та чи інша інформація,
призначена для передачі у часі та просторі (фотоплівка, магнітний носій
інформації тощо);
– організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження,
накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створені в
результаті діяльності організації.
Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у
вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа [1].
Розробкою і оформленням електронного цифрового підпису
завершується процес створення електронного документа [2].
Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність
процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання,
зберігання, використання та знищення електронних документів, які
виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з
підтвердженням факту одержання таких документів.
В даній статті зупинимось більш детально на аспекті формування оцінки
електронного документообігу. В тому числі виділимо компоненти
електронного документообігу, що потребують спеціальних заходів захисту та
сформулюємо підходи до оцінки ефективності їх застосування.
Структурна схема системи електронного документообігу
Наведемо спрощену структурну схему системи електронного
документообігу, яка зображена на рис. 1.
Рис. 1. Спрощена структурна схема системи електронного документообігу
Актуальні проблеми
Електронний документообіг повинен здійснюватися на основі
упорядкованої системи документування управлінської діяльності, а її засоби
повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину
систему.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються для
електронного документообігу та безпеки інформації з обмеженим доступом,
залежить від конкретних умов роботи апарату управління з електронними
документами, зокрема від структури управління, його розміщення, умов
праці працівників, кількості і змісту документів, грифу обмеження доступу
до електронних документів, потреб в оперативній інформації, ступеня
централізації робіт з електронними документами тощо.
Важливі електронні документи необхідно захищати від загублення,
знищення, підробок тощо. Деякі документи необхідно зберігати в захищених
місцях. Політику безпеки з метою конкретизації її основних компонент
можливо умовно описати у наступному вигляді:
, 1, 2,jБ СП j (1)
де прийняті наступні позначення:
Керуючий орган організації
Аналіз інформації та даних, що
обробляються, зберігаються та
передаються
Створення моделі системи
електронного документообігу
Розробка апаратних
та технічних засобів
системи
електронного
документообігу
Створення
технологічних
процесів та процесу
управління системою
електронного
документообігу
Здійснення
заходів
інформа-
ційної
безпеки
Виконання проце-
дур тестування,
експертизи,
сертифікації та
атестації
Б – забезпечення безпеки електронного документообігу з обмеженим
доступом;
jСП – сукупність електронних документів з обмеженим доступом, які
знаходяться в обігу;
j – конкретний процес обігу електронних документів з обмеженим
доступом.
Для реалізації конкретної системи електронного документообігу
наведемо структурну схему життєвого циклу електронних документів.
Рис. 2. Структурна схема життєвого циклу електронних документів
На рис. 2 визначені наступні цикли електронних документів які
виконують:
– канцелярія або режимно-секретний підрозділ – облік електронних
документів і наявність його в електронній формі, попередній розгляд,
направляють посадовій особі яка має право їх розглядати та отримують після
того як поставлена резолюція, передача до структурних підрозділів згідно
резолюції, контроль за виконанням електронного документа, отримання
виконаного електронного документа і відправка його адресату, формування
електронних справ і передача їх до електронного архіву;
– структурні підрозділи – готують проект електронного документа
згідно резолюції або проект нового електронного документа згідно
доручення посадової особи, візують у зацікавлених підрозділах та посадових
осіб і передають посадовій особі яка має право підписувати цей електронний
Канцелярія або режимно-
секретний підрозділ
Посадова особа яка має право
підписувати електронні
документи
Структурні
підрозділи
Знищення
документів
Електронний
архів
Знищення
документів
документ, підписаний електронний документ пересилається до канцелярії або
до режимно-секретного підрозділу;
– посадова особа яка має право підписувати електронні документи –
ставить резолюцію на отриманих електронних документах або дає доручення
підготувати проект нового електронного документа, візує електронні
документи (за потреби), проставляю підпис і дату на електронних
документах та відправляє їх до канцелярії або режимно-секретного
підрозділу;
– електронний архів – отримує сформовані справи електронних
документів, зберігає, видає для роботи та робить знищення;
– знищення – чернеток і варіантів електронних документів та
електронних документів строк зберігання яких закінчився або втратив
практичне значення та не має цінності. Для знищення електронних
документів з грифом обмеження доступу необхідно використовувати
сертифіковані програми. При накопичені документів потрібно враховувати
ефект “накопичення”, який може привести до того, що за сукупністю відкриті
електронні документи містять відомості які становлять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави і якій надається гриф обмеження
доступу “Для службового користування”, або державна таємниця, що має
гриф секретності “таємно”, можливо описати наступною схемою
,В ДСК В Т , (2)
де прийняті наступні позначення:
В – відкриті електронні документи;
К – електронні документи які становлять конфіденційну інформацію, що є
власністю держави і якій надається гриф обмеження доступу “Для
службового користування”
Т – електронні документи які становлять державна таємниця, що має гриф
секретності “таємно”.
Фінансові аспекти
Фінансування заходів із захисту електронного документообігу з
обмеженим доступом та його матеріальних носіїв здійснюється за рахунок
власника інформації.
Вартість електронного документообігу з обмеженим доступом
визначається:
– витратами на одержання та формування електронного документообігу
з обмеженим доступом;
– потенційними витратами на відновлення електронного документообігу
з обмеженим доступом в разі його знищення або пошкодження;
– потенційними збитками від порушення встановленого режиму доступу
до електронного документообігу з обмеженим доступом;
– витратами на забезпечення належного рівня безпеки електронного
документообігу з обмеженим доступом;
– актуальністю інформації та зацікавленістю в її одержані третіх осіб.
Тобто має місце наступна умовна формалізація у вигляді
1, 2,іФ В і , (3)
де прийняті наступні позначення:
Ф – вартість електронного документообігу з обмеженим доступом;
іВ – сукупність витрат електронного документообігу з обмеженим доступом.
Витрати на систему захисту електронних документів та електронного
документообігу від несанкціонованого доступу необхідно зіставляти і
приводити у відповідність з цінністю інформації, що захищається, та інших
інформаційних ресурсів, що підлягають захисту, а також із збитками, що
можуть бути нанесеними від несанкціонованого доступу.
Для оцінки захищеності необхідно систематично розглядати слідуючи
аспекти:
– збитки, що може нанести порушення захищеності електронних
документів та електронного документообігу, з урахуванням можливих
наслідків порушення конфіденційності, цілісності, доступності інформації;
– реальна імовірність порушення захисту електронних документів та
електронного документообігу у світлі захищеності і засобів контролю.
Політику забезпечення безпеки при обробці електронних документів та
веденні різних форм обліку визначає керівництво організації яке приймає
рішення про рівень і доцільність обмеження доступу до електронних
документів та електронного документообігу яка складається з наступних
компонент:
, , , , , , ,Б О Д В ОД ПО ІО К С , (4)
де Б – забезпечення безпеки при обробці електронних документів та
електронного документообігу під час ведення різних форм обліку;
О – компонента зареєстрованих вхідних (отриманих) електронних
документів;
Д – компонента ознайомлення працівників з електронними документами;
В – компонента підготовки проекту відповіді на вхідний електронний
документ та його підпис у керівництва;
ОД – обробка електронних документів та відправка;
ПО – компонента попереднього обліку електронних документів;
ІО – компонента інвентарного обліку електронних документів;
К – компонента контролю виконання електронних документів;
С – компонента групування електронних документів у справи і направлення
до електронного архіву.
Підставою для віднесення конкретної відомості, що викладена в
електронному документі (матеріальному носію інформації) до відомостей з
обмеженим доступом, якщо їх втрата або виток може привести до
неможливості реалізації запланованого рішення, розробки замовлення чи
його складової частини, досягнення стратегічної мети та надання йому грифа
обмеження доступу, є величина економічної шкоди та інші наслідки від
втрати або витоку відомостей які повинні бути меншими від витрат на
забезпечення їх схоронності:
С Е Н В , (5)
де С – сукупні економічні втрати, що завдані або можуть бути завдані
внаслідок втрати або витоку відомостей, що викладена в електронному
документі;
Е – економічна шкода внаслідок втрати або витоку відомостей;
Н – інші наслідки від втрати або витоку відомостей;
В – витрати на забезпечення схоронності відомостей з обмеженим доступом,
що викладена в електронному документі.
Гриф обмеження доступу вказує на класифікацію та порядок зберігання
електронних документів і проставляється звичайно на титульний сторінці або
на першій сторінці електронного документа, а коли його неможливо нанести
безпосередньо на матеріальний носій інформації з обмеженим доступом, він
може бути наведений в супровідних електронних документах.
Право надання грифа обмеження доступу належить власникові
інформації або уповноваженій ним особі.
Висновок
Викладені загальні підходи до електронного документообігу, які
потребують подальшої більш детальної деталізації проробки математичних
методів і аналізу оцінки ефективності та визначення різних шляхів реалізації
механізмів захисту.
1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг ”:
Закон України від 22.05.93 № 851-IV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. –
№ 36. – Ст. 275.
2. Закон України „Про електронний цифровий підпис”: Закон України від
22.05.2003 № 852-IV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 36. – Ст. 276.
|
| id | nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-26540 |
| institution | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| issn | XXXX-0067 |
| language | Ukrainian |
| last_indexed | 2025-12-07T16:23:33Z |
| publishDate | 2009 |
| publisher | Інститут проблем моделювання в енергетиці ім. Г.Є. Пухова НАН України |
| record_format | dspace |
| spelling | Головань, С.М. 2011-09-04T21:28:32Z 2011-09-04T21:28:32Z 2009 Підходи до електронного документообігу / С.М. Головань // Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України. — К.: ІПМЕ ім. Г.Є.Пухова НАН України, 2009. — Вип. 53. — Бібліогр.: 2 назв. — укр. XXXX-0067 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26540 681.3 General approaches to electronic dokumentoobigu, which need subsequent more detailed working out in detail of prorobki of mathematical methods and analysis of estimation of efficiency and determination of different ways of realization of mechanisms of defence, are expounded. uk Інститут проблем моделювання в енергетиці ім. Г.Є. Пухова НАН України Збірник наукових праць Інституту проблем моделювання в енергетиці ім.Г.Є.Пухова НАН України Підходи до електронного документообігу Article published earlier |
| spellingShingle | Підходи до електронного документообігу Головань, С.М. |
| title | Підходи до електронного документообігу |
| title_full | Підходи до електронного документообігу |
| title_fullStr | Підходи до електронного документообігу |
| title_full_unstemmed | Підходи до електронного документообігу |
| title_short | Підходи до електронного документообігу |
| title_sort | підходи до електронного документообігу |
| url | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/26540 |
| work_keys_str_mv | AT golovanʹsm pídhodidoelektronnogodokumentoobígu |