Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області
Висвітлено питання, пов’язані з удосконаленням організації і управління діяльністю Державним архівом Тернопільської області: пошук нових методів відбору і реєстрації документів, їх класифікація, облік і зберігання, створення сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів. Освещены вопросы,...
Saved in:
| Published in: | Архіви України |
|---|---|
| Date: | 2012 |
| Main Author: | |
| Format: | Article |
| Language: | Ukrainian |
| Published: |
Інститут історії України НАН України
2012
|
| Subjects: | |
| Online Access: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59906 |
| Tags: |
Add Tag
No Tags, Be the first to tag this record!
|
| Journal Title: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Cite this: | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області / Р.Б. Кожій // Архіви України. — 2012. — № 2. — С. 102-108. — Бібліогр.: 8 назв. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| _version_ | 1860159572782612480 |
|---|---|
| author | Кожій, Р.Б. |
| author_facet | Кожій, Р.Б. |
| citation_txt | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області / Р.Б. Кожій // Архіви України. — 2012. — № 2. — С. 102-108. — Бібліогр.: 8 назв. — укр. |
| collection | DSpace DC |
| container_title | Архіви України |
| description | Висвітлено питання, пов’язані з удосконаленням організації і управління діяльністю Державним архівом Тернопільської області: пошук нових методів відбору і реєстрації документів, їх класифікація, облік і зберігання, створення сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів.
Освещены вопросы, связанные с совершенствованием организации и управления деятельностью государственным архивом Тернопольской области: поиск новых методов отбора и регистрации документов, их классификации, учет и хранение, создание благоприятных условий для использования информационных ресурсов.
There are highlighted the problems connected with the improving of organizational process and management of the State Archives of Ternopil Region: the searching of new methods of selection and registration of documents, the arrangement and preservation; the creation of convenient conditions for using of informational recourses.
|
| first_indexed | 2025-12-07T17:54:12Z |
| format | Article |
| fulltext |
статті та повідомлення102
УДК 930.253(477.84)
Р. Б. КОЖІЙ*
УДОСКОНАЛЕННЯ МЕТОДИЧНИХ ПІДХОДІВ
ДО ОРГАНІЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ
В ТЕРНОПІЛЬСЬКІЙ ОБЛАСТІ
висвітлено питання, пов’язані з удосконаленням організації і управління
діяльністю державним архівом тернопільської області: пошук нових методів
відбору і реєстрації документів, їх класифікація, облік і зберігання, створення
сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів.
Ключові слова: державний архів тернопільської області; архівні відділи
райдержадміністрацій; методичні рекомендації; інструкції.
Упродовж останнього десятиліття на тлі бурхливого розвитку ін-
формаційного суспільства та стрімкого переходу до електронного діло-
водства пожвавилося обговорення актуальних проблем удосконалення
організації архівної справи на тернопільщині.
Кожний архівний документ – це свідок минулого, світло істини,
жива пам’ять, без якого історик приречений на суб’єктивізм та фаль-
сифікацію.
сутність проблеми архівознавства полягає у розумінні архівної
справи як посередника між минулим, сучасним і майбутнім, архівний
документ розглядається не лише як джерельна база, але й як самостійне
унікальне соціальне явище1.
наступна проблема перебуває у практичній площині, тобто власне
архівна справа, формування архівного фонду, проведення експертизи
цінності документів. і якщо за такою ознакою, як вид документа (на-
кази, протоколи, акти тощо), визначення термінів зберігання не зазнало
змін, то за їхнім змістом він має революційний характер. нині значні
комплекси архівних документів все рідше знаходять свого дослідника.
Крім відбору документів на зберігання, визначається час, коли архів-
ний документ стає історичним джерелом з його доступністю, тобто,
коли він стає публічним. Це положення виводить на технологічний
процес “комплектування – зберігання – доступ – використання”, що
має практичне значення. Йдеться про проблему, пов’язану з архівни-
ми документами обмеженого користування, а саме про архівні фонди
особового походження (творчі матеріали видатних учених – рукописи,
конспекти лекцій, щоденники тощо)2.
* Кожій Руслана Богданівна – головний спеціаліст фінансового відділу
державного архіву тернопільської області.
© Р. Б. Кожій, 2012
103статті та повідомлення
однією із проблем технологічного характеру є організація науко-
во-довідкового апарату архівних підрозділів тернопільської області.
виникає потреба наукового обґрунтування складу, функцій та завдань
різних інформаційно-пошукових засобів (каталогів, путівників, описів)
науково-довідкового апарату, у тому числі автоматизованих, що орієн-
тують істориків-архівістів та інших користувачів інформації у змісті
архівних фондів. документальне середовище як інформаційне джерело
відбиває всі аспекти розвитку суспільства в кожний історичний період
його існування з урахуванням аспектів сьогодення. треба створити
умови, які б унеможливили фізичну втрату та пошкодження архівних
документів, вилучення і приховування їх з метою фальсифікації. сут-
ність цього процесу полягає у створенні правової бази, розробці комп-
лексу заходів щодо запобігання будь-якій загрозі збереженості архів-
них документів.
проблема вирішується на різних рівнях: по-перше, на загальнодер-
жавному рівні і у ролі міжархівного довідника, по-друге, це рівень між-
архівних баз даних, по-третє, база даних кожного архівного підрозділу.
треба розробити моделі даних архівної системи описування та обліку
різного рівня інформації (рівня архіву, фонду, справи, документа, гру-
пи документів, адміністративної інформації тощо). Це має стати голо-
вним завданням науково-методичної роботи архівознавчого напряму.
серед завдань у цьому напрямі – формування масивів архівної інфор-
мації, фондової систематизації та класифікації документів і документ-
ної інформації. основним обертоном автоматизації має стати облікова
інформація на рівні фонду, що зумовлює необхідність прийняття рі-
шення про стандартизовану структуру даних та її зміст, розроблення
формату електронного описування3.
на особливу увагу заслуговують методичні підходи до впроваджен-
ня у діяльність архівів електронних архівних ресурсів зі створенням
електронних ресурсів архівної інформації перед архівами тернопіль-
ської області постане завдання забезпечення їх збереження та супро-
воду, оновлення електронних носіїв інформації, розробку та постійне
удосконалення пошукового апарату до них, а також ще багато завдань,
пов’язаних з організацією користування ними, доступом до них широ-
кого кола користувачів.
міжнародна рада архівів рекомендує як міжнародні стандар-
ти кодованого описування архівних інформаційних ресурсів два
стандарти метаданих: стандарт кодованого архівного опису – еаD
(EncodedArchivalDescription) та стандарт кодованого архівного кон-
тексту – еас (EncodedArchivalContext). У роботах л. драгомірової та
с. Єремеєва було розглянуто науково-методологічні питання створення
архівного опису та архівного контексту, пов’язаних із використанням
стандартів еаD та EAC.
статті та повідомлення104
еаD – стандарт описування ієрархічно структурованих архівних
ресурсів, що містить метадані довідкового апарату архівного ресурсу, а
також метадані змісту архівних об’єктів та процесів їх життєвого циклу
(зберігання, виокремлення для переміщення, адміністрування тощо).
еас – стандарт архівного контексту, який надає інформацію про
утворювачів архівного ресурсу та їхню діяльність (загальноісторичний,
політичний, економічний аспекти тощо)4.
Ще один важливий момент – збереження оригінальних архівних
документів з паперовими носіями. якщо вони зовсім не будуть вида-
ватися до читальних залів, то слід вирішити питання забезпечення схо-
вищ сучасними системами регулювання мікроклімату, а також низку
питань щодо забезпечення їх належного фізичного стану.
питання про створення страхового фонду для держархіву терно-
пільської області особливо важливе, тому що значна частина докумен-
тів перебуває в незадовільному фізичному стані. окрім того необхідно
відновити діяльність лабораторії з виготовлення мікрофільмів страхо-
вого фонду, обладнавши її відповідним сучасним устаткуванням і ма-
теріалами.
проблема полягає в тому, що через різноманітність документів, які
зберігаються в держархіві тернопільської області (насамперед за зо-
внішнім виглядом: різного розміру, обсягу й формату; у різному фізич-
ному стані), утруднює оцифровування їх яким-небудь одним способом.
Цифрові копії розшитих документів (ревізькі казки), справ товщиною
до 30 см дозволить створювати книжковий сканер, що зможе вирівню-
вати вигин аркуша. документи великого формату (кадастрові карти) ви-
магають фотографування по частинами з їхньою наступною “зшивкою”.
для того, щоб зберегти документи для наступних поколінь, необ-
хідно створити відповідні фізичні параметри зберігання й постійний
контроль за ними. нещодавно виявлені документи з дефектами носія
й тексту, а саме – ушкоджені цвіллю одиниці зберігання. вирішити цю
проблему можна придбавши для архіву очисники повітря емF Model
20600-3, що вбивають всі біологічні забруднення (бактерії, віруси, гриб-
ки, цвіль) шляхом фільтрації до 100 %. Кожне архівосховище підлягає
регулюванню санітарно-гігієнічного режиму, яке має здійснюватися за
допомогою попереднього й наступного хімічного та біологічного об-
стежень.
нині, коли документи національного архівного фонду усе більше
затребувані, у читальному залі архіву мають працювати сучасні чи-
тальні апарати для перегляду мікрофільмів, читально-копіювальний
апарат для виготовлення копій документів із мікрофільмів, а також
комп’ютери, які б забезпечували перегляд цифрових копій документів.
відвідувачі читального залу мали б доступ до баз даних і електронних
довідників.
105статті та повідомлення
стан організації роботи зі зверненнями громадян постійно перебу-
вають у центрі уваги керівництва держархіву тернопільської області.
систематичний аналіз, що проводиться в архіві дає можливість
визначити кількість негативних відповідей, які не залишаються поза
увагою виконавців та керівництва архіву. на службових нарадах і за-
сіданнях колегії державного архіву області розглядаються питання про
пошуки шляхів зменшення кількості негативних відповідей. аналіз
таких відповідей показує, що переважна їх більшість підготовлена за
заявами, що надійшли до архіву не за призначенням. Ще один фактор –
відсутність у документах відомостей, або неповно викладеної заявни-
ком інформації.
досвід роботи з заявами та методика їх виконання постійно вивча-
ються і знаходять оформлення в інструкціях та методичних рекоменда-
ціях з виконання запитів, розроблених держархівом області.
впровадження нормативних документів та методичних розробок
відбувається згідно зі спеціальним планом. впровадження нових ме-
тодичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм
допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою мето-
дичної роботи5.
для нормального функціонування архівних підрозділів архіви за-
безпечуються нормативно-методичною документацією, що регламен-
тує їхню діяльність. Йдеться передусім про “основні правила роботи
державних архівів України”, “основні правила роботи архівів (архів-
них підрозділів) державних органів, підприємств, установ, організацій”,
“Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. вимоги
до оформлення документів”, “документознавство і теоретичні основи”.
науково-методичні розробки в межах документознавства спрямо-
вані на забезпечення організації діловодства в установах, організаціях і
на підприємствах. виданий “перелік типових документів, що утворю-
ються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядуван-
ня, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів”, який є основним нормативно-методичним по-
сібником у проведенні експертизи цінності документів та їхнього від-
бору на зберігання (чи знищення), використовується при формуванні
справ, розроблені схеми класифікації документів із зазначенням термі-
нів їхнього зберігання6.
так, упродовж 5 останніх років держархівом тернопільської об-
ласті видано: “інструкцію з діловодства в державному архіві терно-
пільської області”, “Робочу інструкцію з проведення перевірки наяв-
ності документів в архіві”, “примірну номенклатуру архівного відділу
міської (районної) державної адміністрації на 2007 рік”, “інструкцію з
діловодства за зверненнями громадян”, “інструкцію з обліку докумен-
тів”, “інструкцію щодо заходів з пожежної безпеки для приміщень дер-
статті та повідомлення106
жавного архіву тернопільської області”, а також “методичні рекомен-
дації з проведення комплексних, тематичних, контрольних перевірок
роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій
підприємств, установ, організацій у зоні комплектування держархіву
області”, “методичні рекомендації щодо виконання запитів громадян,
органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та інших юридич-
них осіб” і “методичні рекомендації з проведення експертизи цінності
документів особового походження в процесі описування”.
найновішою розробкою на сьогодні (грудень 2011 року) є “мето-
дичні рекомендації щодо удосконалення описів в державному архіві
тернопільської області”.
однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної робо-
ти є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семі-
нарів, читань “круглих столів”. позитивне значення таких форм роботи
полягає у тому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архів-
них працівників, дають їм можливість глибше опанувати методи на-
укових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань,
налагодити корисні наукові контакти7.
організація функціонування системи архівів тернопільщини немож-
лива без вирішення кадрової проблеми. архівним установам потрібні
фахівці – джерелознавці, фахівці з архівної справи, що спеціалізують-
ся на певному блоці, зокрема на комплексах робіт із комплектування,
формування, описування або організації збереженості документальних
фондів. треба організувати на базі Цдаво України курси з підвищен-
ня кваліфікації архівних працівників нашого регіону, тобто створити
навчально-методичну базу, що передбачить розробку освітніх планів і
програм, ознайомлення слухачів з національними підручниками з ар-
хівознавства, консервації та реставрації документів, стандартизації у
галузі архівної справи, з термінологічними словниками з архівознав-
ства, енциклопедіями, бібліографічними та біографічними довідниками
українських архівістів.
основною проблемою сьогодення, що стала провідною в практич-
ній діяльності архівних установ тернопільщини, є забезпечення надій-
ної збереженості архівних документів.
слід зазначити, що державний архів тернопільської області знахо-
диться у приміщенні монастиря о. домініканів, яке не відповідає умо-
вам зберігання документів національного архівного фонду. Завантаже-
ність архівосховищ складає понад 100 %, що унеможливлює прийняття
на державне зберігання документів установ, які внаслідок реформ, що
проводяться в Україні, ліквідовано без правонаступників.
на 1 серпня 2011 р. на державному зберіганні знаходиться 719334
одиниці справ. майже 20 років держархів тернопільської області не
комплектується документами обласних підприємств, установ, органі-
107статті та повідомлення
зацій, а також архівних відділів райдержадміністрацій. понад встанов-
лені строки в архівах установ і організацій зберігається 67200 одиниць
зберігання, а в архівних відділах райдержадміністрацій – приблизно
400000 одиниць зберігання. Більшість сховищ архівних відділів теж
заповнені на 100 %. такий стан архівної справи в області може при-
звести до втрати документів, які ліквідовуються без правонаступників,
а також не може забезпечити належних умов для зберігання документів
національного архівного фонду України.
У 2011 р. обласним архівом на державне зберігання було прийнято
2300 справ ліквідованих установ, що призвело до перезавантаженості
сховищ і погіршення умов зберігання документів.
нині державний архів тернопільської області має прийняти на дер-
жавне зберігання документи “Фармацевтичної фабрики” (понад 1200
справ); цьогоріч постане питання прийняття на державне зберігання
документів ват “текстерно”, яке перебуває в стадії ліквідації (понад
1500 справ), документів з виборів народних депутатів України та до-
кументів установ та організацій, які будуть ліквідовані відповідно до
Указу президента від 09.12.2010 № 1085 “про оптимізацію системи
центральних органів виконавської влади” та постанови Кабінету міні-
стрів України від 28.03.2011 № 346 “про ліквідацію урядових органів”.
Через відсутність додаткових приміщень обласний архів не зможе
виконувати своїх безпосередніх функцій – створення належних умов
для збереження документів національного архівного фонду.
невідкладного вирішення потребує питання завершення будівни-
цтва нового приміщення державного архіву тернопільської області,
яке було розпочато в 1988 р., яке не проводилося останні роки через
відсутність фінансування. держархівом тернопільської області освоєно
2 млн. грн. для продовження будівництва держархіву: збудовано дах,
здійснено зовнішнє оздоблення приміщення, впорядкування території,
розпочато внутрішні будівельні роботи. стан готовності будівлі на рів-
ні 68 %.
ситуація щодо збереженості документів наФ впродовж останніх
двох десятиліть характеризується поглибленням розриву між потреба-
ми державних архівних установ і можливостями їх забезпечення. необ-
хідним є розроблення та фінансування державної цільової програми,
реалізація якої дала б змогу оснастити архівосховища системами вен-
тиляції та кондиціювання повітря, впровадити сучасні засоби зберіган-
ня документів наФ.
вивчення архівознавства, особливо теорії і практики архівної спра-
ви, дозволяє майбутнім архівістам опанувати найновіші знання щодо
організації роботи архівних установ, складання програм їх діяльності,
вирішення науково-організаційних, господарсько-економічних, техніч-
них та управлінських питань8.
статті та повідомлення108
1 Ляховицький В. П. Ундіасд: п’ять років наукових досліджень в галу-
зі архіво- та документознавства / студії з архівної справи та документознав-
ства. – К., 1999. – т. 4. – с.18.
2 Сендик З. О. Розробка архівістами України наукових основ комплекту-
вання державних архівів документами особового походження / студії з архів-
ної справи та документознавства. – К., 1997. – т. 2. – с. 6.
3 Дубровіна Л. А. основні положення концепції комп’ютеризації архівної
справи в Україні / студії з архівної справи та документознавста. – К., 1998. –
т. 3. – с. 14–15.
4 Марченко П. стандарти кодованих архівного опису та контексту // арх.
України. – 2009. – № 1–2. – с. 79–84.
5 архівознавство: підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів
України / За заг. ред. я. с. Калакури та і. Б. матяш. – К.: видавн. дім “Км
академія”, 2002. – с. 268–269, 317.
6 Ляховицький В. П. Ундіасд: п’ять років наукових досліджень в галузі
архіво- та документознавства... – с.18.
7 архівознавство: підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів
України... – с. 268–269, 317.
8 там само.
освещены вопросы, связанные с совершенствованием организации и
управления деятельностью государственным архивом тернопольской обла-
сти: поиск новых методов отбора и регистрации документов, их классифи-
кации, учет и хранение, создание благоприятных условий для использования
информационных ресурсов.
Ключевые слова: Государственный архив тернопольской области; архив-
ные отделы райгосадминистраций; методические рекомендации; инструкции.
There are highlighted the problems connected with the improving of organi-
zational process and management of the State Archives of Ternopil Region: the
searching of new methods of selection and registration of documents, the arran-
ge ment and preservation; the creation of convenient conditions for using of infor-
mational recourses.
Keywords: The State Archives of Thernopil Region; the Archival branches of
Regional State Administrations; methodical recommendations; instructions.
|
| id | nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-59906 |
| institution | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| issn | 0320-9466 |
| language | Ukrainian |
| last_indexed | 2025-12-07T17:54:12Z |
| publishDate | 2012 |
| publisher | Інститут історії України НАН України |
| record_format | dspace |
| spelling | Кожій, Р.Б. 2014-04-10T15:01:06Z 2014-04-10T15:01:06Z 2012 Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області / Р.Б. Кожій // Архіви України. — 2012. — № 2. — С. 102-108. — Бібліогр.: 8 назв. — укр. 0320-9466 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59906 930.253(477.84) Висвітлено питання, пов’язані з удосконаленням організації і управління діяльністю Державним архівом Тернопільської області: пошук нових методів відбору і реєстрації документів, їх класифікація, облік і зберігання, створення сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів. Освещены вопросы, связанные с совершенствованием организации и управления деятельностью государственным архивом Тернопольской области: поиск новых методов отбора и регистрации документов, их классификации, учет и хранение, создание благоприятных условий для использования информационных ресурсов. There are highlighted the problems connected with the improving of organizational process and management of the State Archives of Ternopil Region: the searching of new methods of selection and registration of documents, the arrangement and preservation; the creation of convenient conditions for using of informational recourses. uk Інститут історії України НАН України Архіви України Статті та повідомлення Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області Совершенствование методических подходов к организации архивного дела в Тернопольской области The Improving of Methodical Approaches to the Organizational Process of Archival Affairs in the Ternopil Region Article published earlier |
| spellingShingle | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області Кожій, Р.Б. Статті та повідомлення |
| title | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області |
| title_alt | Совершенствование методических подходов к организации архивного дела в Тернопольской области The Improving of Methodical Approaches to the Organizational Process of Archival Affairs in the Ternopil Region |
| title_full | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області |
| title_fullStr | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області |
| title_full_unstemmed | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області |
| title_short | Удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в Тернопільській області |
| title_sort | удосконалення методичних підходів до організації архівної справи в тернопільській області |
| topic | Статті та повідомлення |
| topic_facet | Статті та повідомлення |
| url | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59906 |
| work_keys_str_mv | AT kožíirb udoskonalennâmetodičnihpídhodívdoorganízacííarhívnoíspravivternopílʹsʹkíioblastí AT kožíirb soveršenstvovaniemetodičeskihpodhodovkorganizaciiarhivnogodelavternopolʹskoioblasti AT kožíirb theimprovingofmethodicalapproachestotheorganizationalprocessofarchivalaffairsintheternopilregion |