Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю
Розглянуто передумови та основні етапи впровадження системи управління якістю у державному архіві полтавської області, а також основні результати впровадження інноваційного процесу. Рассмотрены предпосылки и основные этапы внедрения системы управления качеством в Государственном архиве полтавской...
Збережено в:
| Опубліковано в: : | Архіви України |
|---|---|
| Дата: | 2011 |
| Автор: | |
| Формат: | Стаття |
| Мова: | Українська |
| Опубліковано: |
Інститут історії України НАН України
2011
|
| Теми: | |
| Онлайн доступ: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59974 |
| Теги: |
Додати тег
Немає тегів, Будьте першим, хто поставить тег для цього запису!
|
| Назва журналу: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Цитувати: | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю / В.В. Гудим // Архіви України. — 2011. — № 6. — С. 60-65. — укр. |
Репозитарії
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| _version_ | 1859850627615555584 |
|---|---|
| author | Гудим, В.В. |
| author_facet | Гудим, В.В. |
| citation_txt | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю / В.В. Гудим // Архіви України. — 2011. — № 6. — С. 60-65. — укр. |
| collection | DSpace DC |
| container_title | Архіви України |
| description | Розглянуто передумови та основні етапи впровадження системи управління якістю у державному архіві полтавської області, а також основні результати впровадження інноваційного процесу.
Рассмотрены предпосылки и основные этапы внедрения системы управления качеством в Государственном архиве полтавской области, а также основные результаты внедрения инновационного процесса.
The article describes the background and main stages of implementation of
System of Management of Quality in the State Archives of Poltava Region and the
main results of implementation of innovative process.
|
| first_indexed | 2025-12-07T15:40:44Z |
| format | Article |
| fulltext |
статті та повідомлення60
УДК 930.25(477.53)
В. В. ГУДим*
ІЗ ДОСВІДУ РОБОТи ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ
ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ЩОДО ВПРОВАДЖЕННЯ
СиСТЕми УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ
Розглянуто передумови та основні етапи впровадження системи управ
ління якістю у державному архіві полтавської області, а також основні ре
зультати впровадження інноваційного процесу.
Ключові слова: система управління якістю; задоволення потреб спожи
вачів; методики; політика; цілі у сфері якості.
Українське суспільство не може бути задоволене якістю послуг,
що надають органи державної влади, непрозорістю і невизначеністю
адміністративних процедур, недостатньою відповідальністю державних
службовців, фактами корупції і хабарництва, зволікання і тяганини. За
лишається проблемним прогнозування наслідків прийнятих рішень;
механізми контролю не набули характеру наскрізного моніторингу, а
головне – вчасної запобіжної корекції з метою досягнення результату.
У країнах Європейського союзу критерії якості надання послуг
увійшли в практику на початку 90х років минулого століття і зафік
совані в урядових постановах. Розроблені міжнародні стандарти ISO
серії 9000 містять набір загальновизнаних практик, які забезпечують
ефективність системи управління якістю (сУя) та її спрямованість на
реалізацію стратегії. як свідчить європейський досвід, запровадження
процесного підходу, пропонованого стандартом ISO в рамках системи
управління якістю, забезпечує процес постійного самовдосконален
ня інституції, що для нас є як новацією, так і необхідністю. система
управління якістю – це вектор на створення продукту (послуги) із зна
ком якості, що відповідає очікуванням замовника.
посилення євроінтеграційних процесів в Україні є одним з голо
вних аспектів впливу системи управління якістю на діяльність органів
виконавчої влади. 11 травня 2006 року Кабінет міністрів України при
йняв рішення про запровадження системи управління якістю відповідно
до міжнародних стандартів ISO серії 9000 в органах виконавчої влади
України, схваливши відповідну програму постановою за № 614. і хоча
цей нормативний документ втратив чинність згідно з постановою Ка
бінету міністрів України від 22 червня 2011 р. № 704, проте упродовж
© в. Гудим, 2011
* Гудим Валентина Володимирівна – заступник директора державного
архіву полтавської області.
61статті та повідомлення
останніх років державний архів полтавської області здійснив чималу
роботу на цьому важливому напрямку. отож і виникла потреба розпо
вісти своїм колегам про набутий досвід на шпальтат нашого журналу.
впровадження державного стандарту ISO 90012000 у державному
архіві полтавської області було викликане як зовнішньою, так і вну
трішньою мотивацією. найбільш ефективною є внутрішня мотивація,
оскільки стандарт використовує загальновизнані принципи та практики
успішного управління, а їх застосування дає змогу підвищити загальну
ефективність роботи держархіву області, підвищити гнучкість, керова
ність системою, посилити орієнтацію на задоволення потреб спожива
ча та зменшити неефективні витрати. наявність сертифіката є знаком
якості послуг, що надаються споживачам, додатковою гарантією на
дійності, професійної компетентності.
Що стосується зовнішньої мотивації, то наявність сертифіка
та, який підтверджує відповідність системи управління якістю, стає
обов’язковою вимогою або одним із критеріїв вибору організації з боку
споживачів, а також інвесторів та кредиторів. З точки зору спожива
ча наявність сертифіката є доказом спроможності організації стабільно
виконувати прийняті на себе зобов’язання.
відповідаючи на питання: “навіщо сУя держархіву області?”, ми з
впевненістю можемо стверджувати, що її впровадження дозволило нам
за три роки вирішити суттєві проблеми, а саме:
– швидше адаптувати працівників до потреб споживачів, оскільки
людина починає діяти за інструкціями, які гармонізовані з інши
ми процесами архівної установи;
– посилити керованість виробничими процесами, можливість
уп рав ляти ними, їх удосконалювати і тим самим уникнути
“неприєм них сюрпризів” на кшталт “виконується подвійна робо
та, оскільки не розподілено чітко відповідальність між працівни
ками” або “робота виконана невірно, бо до виконавця чітко не
доведені вимоги” тощо;
– покращити якість послуг, які надаються споживачам, забезпечи
ти їх стабільний рівень;
– посилити мотивацію та задоволеність персоналу за рахунок кра
щої організації його роботи;
– інформувати керівництво про виконання всіх процесів, що дає
можливість оперативно приймати управлінські рішення.
для створення системи управління якістю у 2007 році пройдено
такі етапи:
1. проведено обстеження діяльності структурних підрозділів, у
рамках якого визначено рівень виконання вимог стандарту ISO 9001
2000 та перелік послуг, що надаються держархівом області, виявлено
неузгодженості і дублювання функцій між різними відділами.
статті та повідомлення62
2. За підсумками обстеження розроблено заходи з приведення
практичної діяльності організації у відповідність до вимог стандарту
ISO 90012000, призначено уповноважених з питань системи управлін
ня якістю в держархіві.
3. визначено політику у сфері якості – “кодекс законів”, який ви
значає напрямок діяльності держархіву області. політика у сфері якості
була сформована після визначення стратегічних цілей, оскільки давня
мудрість говорить: “якщо не знаєш, куди треба йти, усі дороги будуть
тупиком”.
4. визначено, узгоджено та затверджено документи системи управ
ління якістю, що описують порядок виконання процесів (методики
процесів). система управління якістю держархіву області охоплює такі
основні процеси: процеси управління (відповідальність керівництва;
розподіл відповідальності і повноважень); загальні процеси (управлін
ня документацією; управління протоколами); процеси забезпечення
(управління персоналом); бізнеспроцеси (8 методик з основних на
прямків діяльності архіву); процеси вимірювання, аналізу та поліпшен
ня (внутрішній аудит; управління невідповідними послугами; управлін
ня коригувальними діями; управління запобіжними діями).
5. проведено внутрішній аудит, у ході якого було оцінено функ
ціонування системи управління якістю та встановлено її відповідність
вимогам стандарту.
6. проведено діагностичний аудит та аналіз за підсумками аудиту
побудованої системи управління якістю.
7. пройдено сертифікацію системи управління якістю в уповнова
женому органі (дп “полтавастандартметрологія”) , за підсумками якої
11 лютого 2008 року державний архів полтавської області отримав
сертифікат, що підтверджує виконання вимог стандарту ISO 90012000.
отже, система управління якістю держархіву області – це сукуп
ність організаційної структури, документованих методик, процесів та
ресурсів, необхідних для загального управління якістю – від плануван
ня до надання послуг.
Функціонування сУя контролюється шляхом проведення регуляр
них внутрішніх перевірок (аудитів), які дають матеріал для проведен
ня запобіжних і коригувальних дій, тобто запобігання надання послуг
невідповідної якості. програми аудитів розроблялися з урахуванням
статусу і важливості процесів та ділянок, що підлягають аудиту, а та
кож результатів попередніх перевірок. визначалися критерії, сфера
охоплення та методи проведення аудиту. вибір аудиторів проводився
таким чином, щоб вони об’єктивно і неупереджено забезпечували ви
конання поставлених завдань. тому керівник аудиторської групи та її
члени не здійснювали аудит своєї роботи. внутрішні аудити проводи
лися щомісячно відповідно до затвердженої програми. вони визнача
63статті та повідомлення
ли, не чому виник брак (постфактум), а від чого він може виникнути.
тобто аудит за своєю суттю – це джерело інформації для керівництва
установи, яке забезпечує оперативне прийняття рішень. суть філосо
фії якості в управлінні установою полягає в тому, що краще запобігти,
аніж виправляти, робити добре з першого разу, аніж переробляти, по
стійно вдосконалювати методи та процеси роботи.
наприклад, аудиторська група проводила перевірку розпорядчої ді
яльності архіву і встановила, що процедура подання на державну реєст
рацію нормативноправових актів покладена на розробника проекту
наказу (за відсутності юридичної служби суб’єкта нормотворення).
одноосібно, без юридичного супроводу розробник не може подавати
відповідний розпорядчий акт на реєстрацію до Головного управління
юстиції у полтавській області. на пропозицію аудиторської групи була
створена комісія з перегляду нормативноправових актів (із залученням
юриста юридичного відділу апарату облдержадміністрації), яка на сво
їх засіданнях приймає рішення про подання на державну реєстрацію
цих документів. Ця запобіжна дія дала можливість проходити проце
дуру реєстрації наказів директора держархіву області без зауважень, з
юридичним супроводом та у встановлені терміни.
У ході перевірки виконання генеалогічних запитів були виявлені
причини, що уповільнюють темпи підготовки довідок генеалогічного
характеру, а саме: метричні книги декількох населених пунктів сфор
мовані у справи без внутрішніх описів, через те пошук інформації
ускладнювався. Члени аудиторської групи запропонували скласти гео
графічний покажчик до метричних книг, що зберігаються у держархіві
області, з тим, аби більш оперативніше задовольняти потреби спожива
чів. така робота була запланована і виконана у 2009 році.
З метою оцінки результативності, адекватності і ефективності сУя
керівництво держархіву області щорічно проводить аналіз її функціо
нування на колегії. аналізується також можливість поліпшення і необ
хідність змін сУя, у тому числі політики і цілей в сфері якості. даними
для аналізу є звіти, що надаються керівниками структурних підрозділів
спеціалісту з сУя для узагальнення. Результати аналізу з боку вищого
керівництва оформляються документально у вигляді протоколів. Рішен
ня, прийняті на колегії, реалізуються відповідним наказом директора.
Головним результатом запровадження системи управління якістю у
державному архіві полтавської області є зміна способу дій та мислен
ня працівників, яке сьогодні спрямоване не лише на формальне вико
нання посадових обов’язків та поточних завдань, а на прагнення якісно
задовольнити очікування споживачів.
отримання сертифіката є не кінцевим результатом, а лише важли
вим кроком до постійного самовдосконалення держархіву області як
інституції, що орієнтується не тільки на виконання нормативних вимог
статті та повідомлення64
до своєї роботи, але й на досягнення найкращого результату у сфері
обслуговування споживачів.
ЗатвеРдЖено
наказ директора державного архіву
полтавської області
14 листопада 2007 року №96
Політика в сфері якості
Державного архіву Полтавської області
Державним архівом Полтавської області вирішено встанови-
ти, задокументувати, впровадити та підтримувати систему управ
ління якістю відповідно до ДСТУ ISO 9001 та поліпшувати резуль та
тивність її процесів.
Роль в суспільстві
державний архів Полтавської області – це установа, яка є ваго-
мим сегментом в інформаційній системи як Полтавщини, так і Україн-
ської держави, забезпечує ретроспективною інформацією суспільство,
органи державного управління та пересічних громадян. Документальні
масиви, що зберігаються в держархіві області – це скарбниця істори-
кокультурної пам’яті народу.
Державний архів Полтавської області є інформаційною системою,
де застосовуються сучасні технології під час опрацювання, класифіка-
ції, зберігання та використання документів. Водночас він є установою
державного управління і реалізує державну політику у сфері інформа-
ційних відносин.
Наші цінності
Архівна інформація – це відомості, які підлягають зберіганню з
огляду на значущість для суспільства, особи та держави, відобража-
ють історію духовного та матеріального життя українського наро-
ду, мають цінність і є надбанням української нації.
Люди – це інтелектуальна сила. Творчий підхід до роботи кожно-
го члена колективу дає можливість в повній мірі забезпечити громаду
Полтавської області, споживачів інших регіонів України та зарубіж-
них споживачів інформаційними ресурсами. Наші співробітники ство-
рюють репутацію та престиж архівної установи.
Послуги – надання відомостей, що містяться в архівних докумен-
тах, дає змогу в повній мірі задовольнити інформаційні потреби юри-
дичних та фізичних осіб.
65статті та повідомлення
Пріоритети діяльності
Формування Національного архівного фонду – комплекс організа-
ційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематич-
не поповнення Національного архівного фонду цінними для суспільства
архівними документами та вилучення з нього документів, що втрати-
ли свою історичну і культурну цінність.
Забезпечення обліку та збереженості документів Національного
архівного фонду – визначення і відображення в облікових документах
кількості, складу і стану документів в облікових одиницях, створення
і дотримання оптимальних умов та режимів зберігання документів з
метою підтримання фізикохімічних характеристик їх матеріальної
основи.
Використання інформації Національного архівного фонду – регу-
льоване нормативноправовими актами ознайомлення з архівними до-
кументами, довідковим апаратом архіву, задоволення інформаційних
потреб юридичних та фізичних осіб.
Кадрове забезпечення архівних установ – комплекс заходів, спря-
мованих на підбір кадрів, їх розстановку, підвищення рівня знань та
удосконалення професійних навичок.
Рассмотрены предпосылки и основные этапы внедрения системы управ
ления качеством в Государственном архиве полтавской области, а также ос
новные результаты внедрения инновационного процесса.
Ключевые слова: система управления качеством; удовлетворение запро
сов потребителей; методики; политика; цели в сфере качества.
The article describes the background and main stages of implementation of
System of Management of Quality in the State Archives of Poltava Region and the
main results of implementation of innovative process.
Keywords: System of Management of Quality; the meeting of users’ require
ments; methods; politics; the aims in the field of quality.
|
| id | nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-59974 |
| institution | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| issn | 0320-9466 |
| language | Ukrainian |
| last_indexed | 2025-12-07T15:40:44Z |
| publishDate | 2011 |
| publisher | Інститут історії України НАН України |
| record_format | dspace |
| spelling | Гудим, В.В. 2014-04-11T06:07:53Z 2014-04-11T06:07:53Z 2011 Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю / В.В. Гудим // Архіви України. — 2011. — № 6. — С. 60-65. — укр. 0320-9466 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59974 930.25(477.53) Розглянуто передумови та основні етапи впровадження системи управління якістю у державному архіві полтавської області, а також основні результати впровадження інноваційного процесу. Рассмотрены предпосылки и основные этапы внедрения системы управления качеством в Государственном архиве полтавской области, а также основные результаты внедрения инновационного процесса. The article describes the background and main stages of implementation of System of Management of Quality in the State Archives of Poltava Region and the main results of implementation of innovative process. uk Інститут історії України НАН України Архіви України Статті та повідомлення Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю Из опыта работы Государственного архива Полтавской области по внедрению системы управления качеством The Experience of Implementation of the System of Management of Quality in the State Archives of Poltava Region Article published earlier |
| spellingShingle | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю Гудим, В.В. Статті та повідомлення |
| title | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| title_alt | Из опыта работы Государственного архива Полтавской области по внедрению системы управления качеством The Experience of Implementation of the System of Management of Quality in the State Archives of Poltava Region |
| title_full | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| title_fullStr | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| title_full_unstemmed | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| title_short | Із досвіду роботи Державного архіву Полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| title_sort | із досвіду роботи державного архіву полтавської області щодо впровадження системи управління якістю |
| topic | Статті та повідомлення |
| topic_facet | Статті та повідомлення |
| url | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/59974 |
| work_keys_str_mv | AT gudimvv ízdosvídurobotideržavnogoarhívupoltavsʹkoíoblastíŝodovprovadžennâsistemiupravlínnââkístû AT gudimvv izopytarabotygosudarstvennogoarhivapoltavskoioblastipovnedreniûsistemyupravleniâkačestvom AT gudimvv theexperienceofimplementationofthesystemofmanagementofqualityinthestatearchivesofpoltavaregion |