Модель еволюції діловодства
Обґрунтовано підходи до побудови елементів інфраструктури електронних бізнесів. Деталізовано механізми застосування електронних документів на кожному з етапів запропонованої моделі еволюції електронного діловодства. Обосновано подходы касательно построения элементов инфраструктуры электронных бизнес...
Saved in:
| Published in: | Компьютерная математика |
|---|---|
| Date: | 2013 |
| Main Authors: | , |
| Format: | Article |
| Language: | Ukrainian |
| Published: |
Інститут кібернетики ім. В.М. Глушкова НАН України
2013
|
| Subjects: | |
| Online Access: | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/84724 |
| Tags: |
Add Tag
No Tags, Be the first to tag this record!
|
| Journal Title: | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| Cite this: | Модель еволюції діловодства / А.О. Мелащенко, О.С. Скарлат // Компьютерная математика. — 2013. — № 1. — С. 20-27. — Бібліогр.: 11 назв. — укр. |
Institution
Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine| _version_ | 1860128078915698688 |
|---|---|
| author | Мелащенко, А.О. Скарлат, О.С. |
| author_facet | Мелащенко, А.О. Скарлат, О.С. |
| citation_txt | Модель еволюції діловодства / А.О. Мелащенко, О.С. Скарлат // Компьютерная математика. — 2013. — № 1. — С. 20-27. — Бібліогр.: 11 назв. — укр. |
| collection | DSpace DC |
| container_title | Компьютерная математика |
| description | Обґрунтовано підходи до побудови елементів інфраструктури електронних бізнесів. Деталізовано механізми застосування електронних документів на кожному з етапів запропонованої моделі еволюції електронного діловодства.
Обосновано подходы касательно построения элементов инфраструктуры электронных бизнесов. Детализировано механизмы использования электронных документов на каждом этапе предложенной модели эволюции делопроизводства.
Approaches to development of infrastructure elements of electronic businesses are justified. Methods of use of electronic documents on every stage of the proposed evolution model are detailed.
|
| first_indexed | 2025-12-07T17:43:24Z |
| format | Article |
| fulltext |
20 Компьютерная математика. 2013, № 1
Обґрунтовано підходи до побудови
елементів інфраструктури елект-
ронних бізнесів. Деталізовано меха-
нізми застосування електронних
документів на кожному з етапів
запропонованої моделі еволюції еле-
ктронного діловодства.
© А.О. Мелащенко, О.С. Скарлат,
2013
УДК 681.3:002.651.028(083.73)
А.О. МЕЛАЩЕНКО, О.С. СКАРЛАТ
МОДЕЛЬ ЕВОЛЮЦІЇ
ДІЛОВОДСТВА
Вступ. Прийняття у 2003 році Закону Украї-
ни «Про електронні документи та електрон-
ний документообіг» [1] стало передумовою
розвитку інформаційних систем у більшості
сфер діяльності, далі будемо їх називати біз-
несами, від англійського «business» – справа,
спеціальність. Однак, майже за 10 років існу-
вання Закону України [1] електронні доку-
менти та електронний документообіг (ЕДО),
як і життєвий цикл електронних документів –
не стали повсякденною практикою взаємодії
держави, бізнесу та громадян. Ситуація, що
склалася – результат відсутності чіткої держа-
вної політики технічного регулювання ЕДО,
яке б заклало фундамент розбудови інфрастру-
ктури електронних бізнесів як екосистеми роз-
витку різноманітних сфер (e-Government,
e-Health, e-Learning, e-Com-merce тощо).
У статті розглянуто задачу поступового
(еволюційного) розвитку сфери електронного
діловодства як одну з ключових складових
екосистеми електронних бізнесів.
Модель еволюції електронного діловод-
ства. Розглянемо модель еволюції діловодст-
ва як стратегію впровадження електронних
документів у повсякденну практику роботи
держави, бізнесу та громадян. Еволюційний
процес розділимо на 4 етапи, кожний на-
ступний етап доповнює попередній своїми
вимогами.
0-етап «Файли». Паперові документи
створюються засобами офісних пакетів і роз-
друковуються, а в подальшому їх електронне
подання жодним чином не використовується
у правомочних взаємовідносинах, а лише для
неофіційного обміну засобами електронної
Компьютерная математика. 2013, № 1 21
пошти або для сумісної робо-
ти через загальні каталоги.
А.О. МЕЛАЩЕНКО, О.С. СКАРЛАТ
22 Компьютерная математика. 2013, № 1
Особливістю цього етапу є:
− відсутність гарантій щодо цілісності документа, тобто неможливо одно-
значно ідентифікувати зміни в документі після визначеного моменту часу;
− електронний цифровий підпис (ЕЦП) не використовується або викорис-
товується обмежено тільки для визначених цілей, наприклад для подання подат-
кової звітності;
− відсутній єдиний формат електронних документів (ЕД).
1-етап «Електронні документи та обмін ними». Основна вимога переходу
на цей етап – унормування та впровадження єдиного формату ЕД у вузькому
сенсі. Під вузьким сенсом розуміються жорсткі вимоги лише до візуального по-
дання ЕД і формату базових метаданих, інкапсульованих у нього, а не до всіх
наявних у ЕД даних.
Враховуючи сучасні тенденції розвитку архівної справи в світі, вирішення за-
дачі унормування формату ЕД в Україні можливо через гармонізацію міжнарод-
ного стандарту ISO 32000 (PDF) [2] як національного. Однак, чинна редакція PDF
не оперує форматами ЕЦП, які придатні для довічного гарантування юридичної
правомочності ЕД, тому тут доцільно окремо унормувати формат архівного ЕЦП,
базованого на стандарті ETSI TS 102 778-4, який застосовується для захисту PDF.
Характерною рисою цього етапу є можливість використовувати виключно
ЕД для виконання юридично правомочних транзакцій.
2-етап «Електронний документообіг». Цей етап характеризується оперу-
ванням ЕД за допомогою формалізованих бізнес-процесів. Відповідно до Закону
України [1]: «електронний документообіг (обіг електронних документів) – су-
купність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержан-
ня, зберігання, використання та знищення електронних документів, які викону-
ються з застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвер-
дженням факту одержання таких документів».
3-етап «Електронне діловодство». Передбачає формалізацію вимог до пов-
ного життєвого циклу ЕД, тобто до вимог з попередніх етапів додається форма-
лізація й імплементація довічного архівного зберігання.
Відобразимо ці чотири етапи на сучасні інструменти та методології, не роз-
глядаючи нульовий етап.
Етап «Електронні документи та обмін ними». Відповідно до [1] електрон-
ні документи відповідають наступним вимогам (рис. 1).
− «Строк зберігання електронних документів на електронних носіях ін-
формації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для ві-
дповідних документів на папері». Згідно з [3], це мінімум три роки. Проблема
зберігання електронних документів полягає у тому, що один раз на два роки не-
обхідно заново підписувати документ для підтримки його правомочності. Цей
факт пов'язано зі специфікою реалізації кваліфікованої інфраструктури відкри-
тих ключів [4], технологічної основи електронних цифрових підписів, а саме –
з необхідністю регулярної зміни особистого ключа через потенційну можливість
його підбору методом «грубої сили».
МОДЕЛЬ ЕВОЛЮЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
Компьютерная математика. 2013, № 1 23
− «Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа
у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний» – не
коректне формулювання Закону України ускладнює організацію обміну ЕД.
При відкритті за допомогою офісного пакету OpenOffice Writer документа у
форматі «docx», створеного в Microsoft Office Word, отримуємо викривлене по-
дання матеріалу при виконанні вимоги збереження формату. Це зумовлено від-
сутністю закладених у цих форматах правил відображення даних.
Окрім формальних, доцільно розглянути реальні вимоги до ЕД:
− загальна вартість володіння програмним забезпеченням має бути міні-
мальною;
− інструменти, що використовуються, мають бути однотипними, тобто
стандартними, аналогічно паперу формату А4 у паперовому діловодстві.
Реальні вимоги формуються цільовою аудиторією, тобто користувачами
електронних бізнесів, зокрема й електронного урядування, які зазвичай переслі-
дують дві суперечливі цілі: максимально використовувати ЕД для спрощення
поточного документообігу, мінімізувати витрати на розгортання та підтримку
ІТ-інфраструктури.
РИС. 1. Вимоги до ЕД
Поточні підходи ІТ-фірм до організації ЕДО, базуються на тезі, що без сис-
теми електронного документообігу (СЕД) використання ЕД неможливо. Однак,
згідно з запропонованою схемою еволюції, перший рівень в еволюції вимагає
лише унормування вимоги до подання ЕД, який можна створити з застосуван-
ням розповсюджених офісних пакетів, а не формалізацією його життєвого цик-
лу. На першому етапі еволюції, як аналог паперового документа, ЕД має бути
автономною одиницею і не залежати від систем його обробки.
Відповідно до стандарту ДСТУ 4163 [5] документ має 32 можливих реквізи-
ти. Відповідно до ДСТУ 2732 [6] «реквізит – це зафіксована інформація для
ідентифікації, організації обігу і юридичної сили документа». Існуючі системи
електронного документообігу зберігають реквізити і «документи» окремо
Вимоги до ЕД
Формальні Реальні
Строк зберігання
мінімум 3 роки
Можливість відновлення ЕД
у тому форматі, в якому він
був створений, відправлений
або одержаний
Мінімальна загальна вартість
Однотипні/стандартні
інструменти
А.О. МЕЛАЩЕНКО, О.С. СКАРЛАТ
24 Компьютерная математика. 2013, № 1
(під «документом» розробники зазвичай мають на увазі текст документа, який
насправді є лише 21 реквізитом), що показано на рис. 2. Відповідно для переда-
вання ЕД на архівне зберігання, його необхідно «зібрати» у формат [7], який має
властивості самодостатності та незалежності від інструментів і підписати ЕЦП
для виконання вимог абзацу 2 ст. 6 [1]: «Накладанням електронного підпису за-
вершується створення електронного документа».
ДСТУ [5 – 6] розглядають документ, відповідно і ЕД, як самодостатню
множину атрибутів з відповідними типами даних, серед яких обов’язковий ат-
рибут – ЕЦП. Отже ЕД – контейнер, який містить необхідні реквізити і подання.
РИС. 2. Подання електронного документа в існуючих СЕД
Враховуючи факт втрати правомочності ЕД після будь-яких перетворень,
через порушення цілісності документа (цю властивість гарантує обов’язків
атрибут ЕД – ЕЦП), будь-який ЕД, створений у відповідності до вимог [1], має
підлягати довічному зберіганню, тобто створюватися у форматі PDF/A із засто-
сування формату ЕЦП PAdES-LTV (рис. 3).
РИС. 3. Подання ЕД згідно з чинним законодавством
Етап «Електронний документообіг». Після впровадження ЕД, наступний
етап характеризується його застосуванням як частини формалізованих бізнес-
процесів. Тобто ЕД стає частиною протоколів взаємодії систем електронного
Реквізити Подання
Контейнер
PDF ЕЦП
Електронний
документ
Додаткові
реквізити
Microsoft
Office
Документ
Реквізит
текст (21)
Реквізити
БД ЕЦП
Подання Web, docx,
txt, БД
МОДЕЛЬ ЕВОЛЮЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
Компьютерная математика. 2013, № 1 25
документообігу, і правомочність взаємодії між cистемами державних органів,
бізнесу та громадян гарантується створеними під час взаємодії ЕД. Зазначимо,
що застосування систем ЕДО не є обов’язковим, адже їх націлено на підвищення
продуктивності праці.
Вітчизняні системи ЕДО ґрунтуються на підході управління бізнес-
процесами (BPM), але більшість із них імплементують їх як «жорстку логіку»
без застосування сучасних застандартизованих нотацій бізнес-процесів. Остан-
ній включає у себе «послідовність або мережу корисних дій, які виконані відпо-
відними ролями або співробітниками для цілеспрямованого досягнення спільної
мети» [8]. Як управлінський підхід, BPM розглядає процеси як стратегічні акти-
ви організації, які необхідно зрозуміти, управляти та вдосконалювати їх для га-
рантування високої якості послуг.
BPM складається з чотирьох ключових компонентів:
− середовище для виконання бізнес-процесів (Process Engine) – надійна
платформа для моделювання та виконання застосувань націлених на імплемен-
тацію процесів, у тому числі бізнес-правил;
− аналітика (Business Analytics) – дозволяє керівникам виявляти бізнес-
проблеми, тенденції та потенційні можливості через роботу зі звітами та інфор-
маційними панелями;
− керування контентом (Content Management) – забезпечує систему для
зберігання й захисту електронних документів, зображень та інших файлів;
− інструменти спільної роботи – сприяють ліквідації внутрішніх та міжві-
домчих бар’єрів у спілкуванні через надання віртуальних форумів, робочого
простору та дошки об’яв.
Всі складові тісно інтегровані в сучасних системах довкола складової
Process Engine, яка імплементує формалізовані або динамічно створені бізнес-
процеси. Відповідно, виникає завдання коректного описування бізнес-процесів,
які легко сприймаються користувачами та є придатними до обробки програмни-
ми системами. Актуальність питання також пов’язано з необхідністю формалі-
зації бізнес-процесів у державних органах на відомчому й міжвідомчому рівнях.
Оскільки цей процес досить тривалий, то, враховуючи специфіку діяльності
державних органів та слабку контрольованість по причині частого змінення
чинної нормативно-правової бази, доцільно володіти інструментом, який дозво-
ляє візуально виправити опис бізнес-процесу, що автоматично буде інтерпрето-
ваний за допомогою Process Engine системи електронного документообігу дер-
жавного органу.
Цей підхід доцільно реалізувати за допомогою формального механізму,
який відображає візуалізацію у відповідний формат бізнес-процесів (e-work-
flow). На рівні користувачів цю задачу вирішити легше, ніж на рівні Process
Engine завдяки використанню стандартної моделі та нотації бізнес-процесів
(Business Process Model and Notation – BPMN) [9]. BPMN надає засіб створення
діаграм, які розробляються для користувачів усіх рівнів. Таким чином, BPMN
створює стандартизований міст між розробкою бізнес-процесів та їх імплемен-
таціями (рис. 4, 5).
А.О. МЕЛАЩЕНКО, О.С. СКАРЛАТ
26 Компьютерная математика. 2013, № 1
РИС. 4. Технічний пробіл і засіб його усунення
РИС. 5. Приклад реалізації бізнес-процесу подання службової записки на відрядження
та створення на її підставі наказу про відрядження
Етап «Електронне діловодство». Електронні дані знаходяться в групі ри-
зику через моральне старіння та легке фізичне пошкодження апаратного забез-
печення. Згідно з пунктом 4.3.7 правил [10] у всіх архівних установах «елек-
тронні документи приймаються разом з програмним забезпеченням, що дозволяє
відтворити інформацію». У такий спосіб втілено норму статті 13 закону [1], а
саме: «має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у
тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний». Хоча
такий варіант архівування має на меті відтворення інформації у майбутньому,
але існує безліч проблем [7], які пов’язані з конфігуруванням відповідних
Візуальна розробка БП Імплементація БП
Дизайн БП Мова виконання БП
Стандартизований
міст
BPMN 2
МОДЕЛЬ ЕВОЛЮЦІЇ ДІЛОВОДСТВА
Компьютерная математика. 2013, № 1 27
програмно-апаратних комплексів. Тобто зберігати необхідно не тільки ЕД і про-
грамне забезпечення, а й персональний комп’ютер (деякі операційні системи й
програмні продукти розраховано лише на конкретне апаратне забезпечення) ра-
зом з відповідною операційною системою. Фактично, такий підхід «консервує»
ЕД без гарантування їх майбутнього відтворення та юридичної правомочності й
тому є неефективним з огляду на сучасні світові тенденції в архівній справі.
Отже, досягнення достатньої умови впровадження електронного діловодст-
ва є розв’язання задачі архівного зберігання ЕД засобами нормативно-правового
регулювання подання самодостатнього ЕД. Доцільно розділити етапи підготов-
лення і створення ЕД, унормуванню підлягає саме етап його створення.
Примітка.
Підготовлення ЕД – це процес роботи над ним у текстових редакторах і опе-
рування авторськими форматами, згідно з [7].
Створення ЕД – перетворення його в друкарський формат (PDF/A) з накла-
данням ЕЦП у форматі PAdES-LTV відповідальних осіб.
Підкреслимо, що створений ЕД має відповідати вимогам нормативно-
правової бази й успішно проходити верифікацію на відповідність його формату,
які придатні для архівного зберігання, на тестовому стенді [11].
Висновки. Закон України «Про електронні документи та електронний до-
кументообіг» досить чітко визначає об’єкт електронного документообігу – елек-
тронний документ. Нині визначення електронного документа трактується розро-
бниками систем автоматизації документообігу або достатньо широко, або занад-
то вузько, через відсутність чіткої політики технічного регулювання сфери елек-
тронного діловодства з боку відповідальних державних органів. Цей факт і про-
блеми інтероперабельності Національної системи електронних цифрових підпи-
сів призвели до недоцільності застосування електронних документів у повсяк-
денній практиці державних органів, бізнесу та громадян. Також однією з причин
відсутності широкого впровадження електронних документів є намагання проіг-
норувати етап застосування самодостатніх електронних документів і одразу ши-
роко впровадити системи електронного документообігу.
В статті запропоновано еволюційний підхід до впровадження юридично-
правомочних електронних документів та обґрунтовано необхідні кроки на кож-
ному етапі для широкого використання юридично-правомочних електронних
документів і впровадження послідовної політики технічного регулювання сфери
електронного діловодства.
А.О. Мелащенко, О.С. Скарлат
МОДЕЛЬ ЭВОЛЮЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Обосновано подходы касательно построения элементов инфраструктуры электронных бизне-
сов. Детализировано механизмы использования электронных документов на каждом этапе
предложенной модели эволюции делопроизводства.
А.О. МЕЛАЩЕНКО, О.С. СКАРЛАТ
28 Компьютерная математика. 2013, № 1
A. Melashenko, O. Skarlat
EVOLUTION MODEL OF RECORD MANAGEMENT
Approaches to development of infrastructure elements of electronic businesses are justified. Me-
thods of use of electronic documents on every stage of the proposed evolution model are detailed.
1. Закон України № 851-15, чинний, поточна редакція. – Редакція від 24.06.2005, підстава
2599-15. «Про електронні документи та електронний документообіг». [Електронний ре-
сурс]. – Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/851-15
2. ISO 32000-1:2008 Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7.
[Електронний ресурс]. – Режим доступу:
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=51502
3. Наказ Міністерства юстиції України № 578, чинний, поточна редакція. – Редакція від
12.04.2012. «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підпри-
ємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів».
[Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12
4. Мелащенко А.О., Перевозчикова О.Л. Організація кваліфікованої інфраструктури відкри-
тих ключів. – К.: Наукова думка, 2010. – С. 5 – 9.
5. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: ДСТУ 4163-2003 –
[Чинний від 2003-09-01] – К.: Держспоживстандарт України, 2003. – (Національний
стандарт України).
6. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732-2004 – [Чин-
ний від 2005-07-01] – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – (Національний стандарт
України);
7. Мелащенко А.О., Перевозчикова О.Л., Скарлат О.С. Формат довгострокового зберігання
електронних документів // Компьютерная математика. – 2011. – № 1. – С. 106–115.
8. Ryan K.L. Ko. A computer scientist's introductory guide to business process management
(BPM), ACM Crossroads 15(4), ACM Press. – 2009.
9. Business Process Model and Notation (BPMN) Version 2.0. [Електронний ресурс]. –
Режим доступу: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0
10. Рішення колегії Державного комітету архівів України від 03.02.2004 «Про Основні пра-
вила роботи державних архівів України». [Електронний ресурс]. – Режим доступу:
http://ua-info.biz/legal/baseae/ua-amepxt/index.htm
11. Мелащенко А.О., Перевозчикова О.Л., Скарлат О.С. Складові стенду валідації архівних
електронних документів // Проблеми програмування. – 2012. – № 1. – С. 52 – 28.
Одержано 18.01.2013
Про авторів:
Мелащенко Андрій Олегович,
кандидат фізико-математичних наук, науковий співробітник
Інституту кібернетики імені В.М. Глушкова НАН України,
E-mail: javatask@gmail.com
Скарлат Олена Сергіївна,
молодший науковий співробітник, аспірантка
Інституту кібернетики імені В.М. Глушкова НАН України.
E-mail: lenaskarlat@gmail.com
|
| id | nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-84724 |
| institution | Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine |
| issn | ХХХХ-0003 |
| language | Ukrainian |
| last_indexed | 2025-12-07T17:43:24Z |
| publishDate | 2013 |
| publisher | Інститут кібернетики ім. В.М. Глушкова НАН України |
| record_format | dspace |
| spelling | Мелащенко, А.О. Скарлат, О.С. 2015-07-14T11:38:21Z 2015-07-14T11:38:21Z 2013 Модель еволюції діловодства / А.О. Мелащенко, О.С. Скарлат // Компьютерная математика. — 2013. — № 1. — С. 20-27. — Бібліогр.: 11 назв. — укр. ХХХХ-0003 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/84724 681.3:002.651.028(083.73) Обґрунтовано підходи до побудови елементів інфраструктури електронних бізнесів. Деталізовано механізми застосування електронних документів на кожному з етапів запропонованої моделі еволюції електронного діловодства. Обосновано подходы касательно построения элементов инфраструктуры электронных бизнесов. Детализировано механизмы использования электронных документов на каждом этапе предложенной модели эволюции делопроизводства. Approaches to development of infrastructure elements of electronic businesses are justified. Methods of use of electronic documents on every stage of the proposed evolution model are detailed. uk Інститут кібернетики ім. В.М. Глушкова НАН України Компьютерная математика Математическое моделирование Модель еволюції діловодства Модель эволюции делопроизводства Evolution model of record management Article published earlier |
| spellingShingle | Модель еволюції діловодства Мелащенко, А.О. Скарлат, О.С. Математическое моделирование |
| title | Модель еволюції діловодства |
| title_alt | Модель эволюции делопроизводства Evolution model of record management |
| title_full | Модель еволюції діловодства |
| title_fullStr | Модель еволюції діловодства |
| title_full_unstemmed | Модель еволюції діловодства |
| title_short | Модель еволюції діловодства |
| title_sort | модель еволюції діловодства |
| topic | Математическое моделирование |
| topic_facet | Математическое моделирование |
| url | https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/84724 |
| work_keys_str_mv | AT melaŝenkoao modelʹevolûcíídílovodstva AT skarlatos modelʹevolûcíídílovodstva AT melaŝenkoao modelʹévolûciideloproizvodstva AT skarlatos modelʹévolûciideloproizvodstva AT melaŝenkoao evolutionmodelofrecordmanagement AT skarlatos evolutionmodelofrecordmanagement |