Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту

З’ясовується суть, місце, роль і специфіка управлінських рішень в системі архівного менеджменту, аналізуються основоположні принципи їх підготовки, прийняття і реалізації як на рівні Державної архівної служби України, так і в межах регіональних структур і окремих архівних установ. Розглядається в...

Повний опис

Збережено в:

Бібліографічні деталі
Опубліковано в: :	Архіви України
Дата:	2014
Автор:	Калакура, Я.С.
Формат:	Стаття
Мова:	Українська
Опубліковано:	Інститут історії України НАН України 2014
Теми:	Статті та повідомлення
Онлайн доступ:	https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/97799
Теги:	Додати тег Немає тегів, Будьте першим, хто поставить тег для цього запису!
Назва журналу:	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
Цитувати:	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту / Я.С. Калакура // Архіви України. — 2014. — № 2. — С. 92-105. — Бібліогр.: 9 назв. — укр.

Репозитарії

Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine

_version_	1859637432867094528
author	Калакура, Я.С.
author_facet	Калакура, Я.С.
citation_txt	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту / Я.С. Калакура // Архіви України. — 2014. — № 2. — С. 92-105. — Бібліогр.: 9 назв. — укр.
collection	DSpace DC
container_title	Архіви України
description	З’ясовується суть, місце, роль і специфіка управлінських рішень в системі архівного менеджменту, аналізуються основоположні принципи їх підготовки, прийняття і реалізації як на рівні Державної архівної служби України, так і в межах регіональних структур і окремих архівних установ. Розглядається вітчизняний і зарубіжний досвід застосування управлінських рішень, обгрунтовуються шляхи і способи підвищення їх ефективності і дієвості в архівній сфері. Выясняется сущность, место, роль и специфика управленческих решений в системе архивного менеджмента, анализируются основоположные принципы их подготовки, принятия и реализации как на уровне Государственной архивной службы Украины, так и в пределах региональных структур и отдельных архивных учреждений. Рассматривается отечественный и зарубежный опыт применения управленческих решений, обосновываются пути и способы повышения их эффективности и действенности в архивной сфере. There are considering the core, place, role and specific of the managerial decisions in the system of archival management, analyzing the fundamental principals of their making, adoption and implementation at the State Archival Service of Ukraine and within the regional structures and separate archival institutions. Also author considers the domestic and foreign experience of administrative decisions, grounds ways and means to improve their efficiency and effectiveness in the field of archives.
first_indexed	2025-12-07T13:17:38Z
format	Article
fulltext	статті та повідомлення92 УДК 930.25:658 Я. С. КАЛАКУРА* УПРАВЛІНСЬКІ РІШЕННЯ В СТРУКТУРІ АРХІВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ З’ясовується суть, місце, роль і специфіка управлінських рішень в системі архівного менеджменту, аналізуються основоположні принципи їх підготов- ки, прийняття і реалізації як на рівні державної архівної служби України, так і в межах регіональних структур і окремих архівних установ. Розглядається вітчизняний і зарубіжний досвід застосування управлінських рішень, обгрун- товуються шляхи і способи підвищення їх ефективності і дієвості в архівній сфері. Ключові слова: архівознавство; архівний менеджмент; управлінська до- кументація; управлінські рішення; накази; розпорядження; вказівки; резолю- ції; контроль; виконання рішень; ефективність рішень. одне з ключових місць в архівному менеджменті посідають управ- лінські рішення як важливий інструмент визначення завдань і засіб ор- ганізації архівної справи, діяльності галузі, усіх архівних установ, їх підрозділів, кожного керівника і працівника. Рішення акумулюють стра- тегічну й оперативну мету колективу, постановку завдань, визначення термінів їх реалізації, вибір тактики, шляхів, методів, засобів і логіки їх виконання. від своєчасності та якості прийнятих рішень, ефективності їх виконання залежить успішна і злагоджена робота архівної установи, всієї архівної справи. наукові дослідження і навчальна література із загального менеджменту надають великого значення теорії та методиці підготовки, прийняття і виконання управлінських рішень, розглядаючи їх дієвим засобом організації роботи підприємств, фірм, установ1. про- блемі управлінських рішень присвячено й декілька спеціальних праць2. викладені в них загальні положення можна поширити й на архівний менеджмент, який орієнтується на європейську перспективу управлін- ської діяльності. на жаль, специфіка управлінських рішень в архівній галузі лише частково порушується в студіях із менеджменту державних * Калакура Ярослав Степанович – доктор історичних наук, професор кафедри архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського національного університету імені тараса Шевченка, лауреат премії ім. василя веретенникова. © я. с. Калакура, 2014 Статті та повідомленнЯ 93статті та повідомлення установ3, а також у поодиноких публікаціях з архівного менеджменту4. все це змушує розглядати цю проблему серед важливих, актуальних і суспільно значимих. наслідки гострої соціально-економічної та політичної кризи, у якій все ще залишається Україна, торкнулися й сфери державного управлін- ня, реформування якої далеко не завершене. не оминула вона й архівну галузь, що все ще стикається з такими негативними явищами, як: за- старілість форм і методів управлінської діяльності, зацентралізованість системи, бюрократизм, тяганина у виконанні запитів громадян, недо- статня компетентність окремих працівників, слабкість матеріально- технічної та інформаційної бази. трапляються випадки, коли рішенням бракує належної системності, обґрунтованості, дієвості. актуальність поставленої проблеми посилюється її людським і со- ціальним вимірами, адже в епіцентрі управління архівами, включаючи й систему прийняття і виконання рішень, стоять люди як управлінці, так і інші архівісти, а самі рішення зачіпають прямі інтереси усіх пра- цівників, підвищення їх кваліфікації, заробітної плати, преміювання, організації і охорони праці, оздоровлення, надання відпусток тощо. архівна галузь постійно поповнюється молодими спеціалістами, час- тина яких висувається на керівні посади в державній архівній службі, в центральних, галузевих, місцевих та трудових архівах. Багатьом із них бракує не тільки досвіду, але й знань з архівного менеджменту, практичних умінь готувати і приймати управлінські рішення, забез- печувати їх виконання. до речі, в магістерській програмі з архівного менеджменту в Київському національному університеті імені тараса Шевченка передбачено не лише розгляд теорії і наукових засад при- йняття управлінських рішень, але й відповідні тренінги, практична під- готовка відповідних текстів, максимально наближених до діяльності конкретних архівних установ. мета пропонованої статті полягає в тому, щоб екстраполювати но- вітні напрацювання менеджменту з питань управлінських рішень на архівну справу, з’ясувати низку теоретичних засад прийняття управ- лінських рішень, їх сутність, прогностичний характер, сучасні підхо- ди, виявити особливості рішень в архівній сфері на різних рівнях її організації, обґрунтувати основні етапи і наукові принципи прийняття і виконання рішень, розглянути їх функціональне призначення та кла- сифікацію. архівна справа – складна, багатогранна, а водночас і специфічна система міжгалузевого характеру, тісно поєднана з державним управ- лінням, наукою і культурою, яка функціонує на основі права і в якій домінує інтелектуальна та управлінська, а далеко не технічна праця. всі управлінці в архівній сфері є призначеними особами, здебільшого державними службовцями, однак чимало них не мають архівознавчої статті та повідомлення94 та менеджерської підготовки. все це й накладає цілу низку особливос- тей на форму і зміст управлінських рішень, висуває специфічні вимоги до них як до інтелектуальної творчості. архівна галузь функціонує на основі Конституції та законів України, насамперед “про національний архівний фонд і архівні установи”, указів президента, директив уря- ду, низки нормативних актів, як от: “положення про державну архів- ну службу України”, “правила роботи архівних установ України”5 та ін. У ній поєднується діяльність колективних органів і одноособових управлінців, а їх рішення мають комунікаційно-обов’язкову форму. принагідно зазначимо, що в процесі децентралізації архівної системи України, її демократизації, інтеграції в європейський і світовий архів- ний простір, формування відкритого громадянського суспільства підви- щується роль колективних органів: засідань колегій, зборів трудового колективу, засідань дирекцій архівних установ, а відтак зростає значен- ня колегіально ухвалених рішень. децентралізація – це й передача час- тини функцій і повноважень органів державного управління архівною справою безпосередньо архівним установам, розвиток самоврядності та ініціативи. Зазначені особливості позначаються й на управлінських рішеннях у архівній сфері. Робота з прийняття та виконання рішень носить комплексний ха- рактер і вимагає від усіх органів та їх керівників системного підхо- ду, дотримання законодавства, галузевих нормативних актів, високого рівня фахової компетентності, сучасних знань і умінь, почуття відпо- відальності, певного досвіду. Що розуміє архівний менеджмент під управлінським рішенням, які його функції та призначення? сучасна на- ука трактує прийняття управлінських рішень як один із пріоритетних етапів і методів організації роботи, як основу управлінського процесу, ефективний спосіб упливу на колектив і його працівників. Управлін- ське рішення – це не тільки директивний документ наказного або роз- порядчого характеру, який визначає мету, завдання, цілеспрямовані дії, терміни їх реалізації та виконавців, і покликаний забезпечити згодже- ну роботу установи, його підрозділів та працівників, але й процес вибо- ру системою, установою або особою однієї чи декількох альтернатив із багатьох можливих варіантів дій, спрямованих на досягнення по- ставлених цілей. деякі автори надто широко трактують форми управ- лінських рішень, відносячи до них, поряд з класичними (постанови, ухвали, рішення, накази, розпорядження, вказівки, резолюції), й прото- коли, інструкції, договори, угоди, плани, контракти, положення, моделі та ін. ми ж обмежимось розглядом рішень як інструментів управління і зосередимо увагу безпосередньо на розпорядчих документах. прийняття рішень є частиною щоденного життя не лише управ- лінця, але й кожної людини на рівні особистого менеджменту. Кожній людині доводиться регулярно приймати найрізноманітніші рішення 95статті та повідомлення публічного і приватного характеру: вибір професії, визначення місця роботи і проживання, одруження, покупок тощо, за які вона відповідає здебільшого сама. а от у службовій сфері ситуація інша: керівник чи службовець обирає рішення не із своїх особистих, а з інтересів сус- пільства, держави, галузі, колективу. тому й вага схвалюваних рішень значно вища і відповідальність за наслідки їх виконання принципово інша. до того ж прийняття рішень у державних архівних установах, як правило, все ще має політичне зафарбування, хоча вектор розвитку європейської архівістики націлений на її деполітизацію. Чимало керівників архівних установ недооцінює роботу, пов’язану з підготовкою і прийняттям управлінських рішень, підходить до неї спонтанно або й формально. між тим, наука менеджменту з часів Г.емерсона, Ф. тейлора, а. Файоля, Г. Форда, узагальнюючи знання і досвід, виробила досить ґрунтовну теорію з цього питання. мова йде про науковий підхід, про певні принципи, своєрідні правила підготов- ки, прийняття і виконання управлінських рішень. Головними з них є такі: компетентність і правомірність; правомочність і законність; коле- гіальність та єдиноначальність; своєчасність і зваженість; узгодженість і комплексність; обов’язковість і реальність виконання; поєднання ін- тересів людини і держави; повнота і системність; результативність і ефективність; чіткість, ясність і конкретність викладу змісту та ін. Ці принципи безпосередньо поширюються й на архівний менеджмент. як засвідчує архівна практика, є декілька груп мотивів розроблення і прийняття рішень: а) законодавчі та директивні акти, які вимагають реагування Укрдержархіву й архівних установ; б) реалізація стратегіч- них програм розвитку архівної справи і внесення коректив, зумовлених конкретною ситуацією; в) звернення організацій і громадян щодо роз- ширення доступу до архівної інформації і поліпшення діяльності ар- хівних установ; г) факти, виявлені у процесі контролю за діяльністю архівів та їх підрозділів, що потребують адміністративного втручання і практичної допомоги; д) наявність проблемних, конфліктних, екстре- мальних та інших ситуацій, що потребують оперативного реагування і відповідних рішень. сучасний менеджмент має у своєму арсеналі низку принципів і спо- собів вироблення та прийняття управлінських рішень, порядку оформ- лення розпорядчих документів, а також обов’язкових вимог до них: 1) відповідність до чинного законодавства і повноважність; 2) цільова спрямованість і адресність; 3) відбір оптимального з багатьох альтер- нативних варіантів; 4) єдність форми і змісту рішень та ін. Будь-яке управлінське рішення в архівній галузі має дати відповідь на низку кла- сичних питань менеджменту: що і з якою метою робити? як робити? Кому робити? Коли робити? які можливі ризики? які очікуються ре- зультати виконання рішень? У процесі пошуку відповідей на ці та інші статті та повідомлення96 питання на допомогу приходять фахові знання, досвід, здоровий глузд і наука логістика, що з’ясовує логіку управлінських дій, їх послідовність, виваженість, запобігання негативних наслідків і передбачуваність ре- зультатів. Звідси й випливає програмно-цільовий і системний підхід до вироблення, прийняття та виконання управлінських рішень, які самі по собі носять системний характер, що підтверджується їх класифікацію. наявна література з менеджменту містить різноманітні класифіка- ційні схеми управлінських рішень6. автори виокремлюють документи за різними критеріями їх мотивації і поділяють рішення на ситуаційні, приписні та ініціативні. до ситуаційних відносять, зазвичай, ті, що мо- тивовані конкретною ситуацією, надзвичайними подіями, які диктують необхідність негайного й оперативного реагування (реальна загроза діяльності архівної установи, зумовлена аварією, катастрофою, поже- жею, раптовим руйнуванням приміщень, виходом з ладу інженерних та інших мереж, проявами насилля, тероризму, появою токсичних ре- човин тощо). для приписних розпорядчих актів ключовими є приписи. Це мо- жуть бути обов’язкові для виконання письмові вимоги голови Ук- рдержархіву, директора архівної установи щодо реалізації важливого завдання державної ваги, усунення конкретних недоліків, виявлених у ході перевірки, із встановленням чітких термінів і виконавців. по- ширеними є й ініціативні рішення, що приймаються архівними органа- ми без указівок вищих інстанцій державного управління і стосуються життєдіяльності галузі. Йдеться, наприклад, про розпорядчі документи щодо вдосконалення галузевої статистичної звітності, координації на- укової і методичної роботи архівних установ, упровадження новітніх технологій та прогресивних методів зберігання документів на електро- нних носіях тощо. якщо за основу класифікації взяти функції та зміст рішень, то їх можна умовно поділити на чотири групи: планові, організаційні, ко- ординуючі та контрольні. серед планових рішень переважають ті, що пов’язані з проведенням робіт стосовно формування фондів страхової документації, підготовкою бюджетних запитів, переглядом норматив- но-правових засад надання платних послуг, бухгалтерським обліком та фінансовою звітністю та ін. За тривалістю здійснення розпорядчі доку- менти ділять на програмові, програмово-планові; довгострокові (стра- тегічні), оперативні (короткотермінові). За характером і організацією розробки рішення бувають одноосо- бові, колегіальні та колективні. вважаємо доцільним зупинитися більш ґрунтовно на тих письмових і усних розпорядчих документах колегі- ального, колективного й одноособового (персонального) характеру, які найближчі за своїм призначенням до архівної справи і найчастіше застосовуються в практиці архівних установ. насамперед, це поста- нови, ухвали, рішення, накази, розпорядження, вказівки, резолюції-до- 97статті та повідомлення зволи, резолюції-доручення. З’ясуємо докладніше сутність, призначен- ня, управлінські функції та особливості кожного різновиду цих актів на різних рівнях архівної ієрархії, починаючи від Укрдержархіву, цен- тральних і галузевих архівів, архівів аР Крим, областей, міст Києва та севастополя, архівних відділів і секторів районних держадміністрацій і закінчуючи трудовими архівами. принагідно зазначимо, що характер управлінських рішень можуть мати й інші документи, зокрема поло- ження, порядки, програми, заходи, плани, інструкції, норми, але вони переважно є частиною або додатком до рішень і варті самостійного розгляду. почнемо з колективних і колегіальних документів: постанов, ухвал та рішень. спільним для них є не тільки колективний і демократичний спосіб ухвалення, але стосовність і обов’язковість для всіх працівни- ків відповідної архівної установи, незалежно від того, чи брали вони участь в їх ухваленні. У сучасних умовах неухильно підвищується роль трудових колективів, а відтак і їх загальних зборів або конференцій представників. постанови, ухвали, рішення зборів колективу найчас- тіше присвячуються затвердженню проекту колективного договору, питанням самоврядування, матеріального і морального стимулювання працівників, представлення до державних нагород, висунення канди- датур для участі у виборах органів державної влади та ін. вони при- ймаються переважно відкритим голосуванням більшістю голосів, при- сутніх на зборах чи конференції, а їх правомочність визнається, якщо в зборах узяли участь не менше ¾ загальної кількості працівників. Зважаючи на те, що в управлінській структурі архівної системи України дедалі більшу роль відіграють колегіальні органи, зокрема колегії державної архівної служби, державних архівів аР Крим, об- ластей, міст Києва та севастополя, а також такі дорадчі органи при Укрдержархіві, як: Центральна експертно-перевірна та нормативно- методична комісії, науково-видавнича, науково-експертна, Громадська ради – важливе значення мають їх ухвали, які оформляються у формі рішень рекомендаційного характеру. як правило, такі акти мають пев- ну спорідненість за структурою і складаються із двох взаємозв’язаних частин: констатуючої та ухвалюючої. після стислої констатації у пре- амбулі оцінки стану справ із того чи іншого питання, характеристики його позитивних ознак та недоліків викладається розпорядча частина, яка починається зі слів “колегія вИРіШИла”. Рішення підписується головою та секретарем колегії, а його зміст доводиться до відома колек- тивів шляхом надсилання витягу з протоколу або наказом відповідних керівників установ. дуже широка палітра проблем, що їх розглядають колегії Укрдержархіву, центральних та обласних архівів і ухвалюють відповідні рішення. наприклад, рішення з дотримання працівниками архівів законодавства, зокрема антикорупційного, регулярно ухвалюва- лися упродовж 2009–2013 рр., що дозволило розробити і зреалізувати статті та повідомлення98 цілий комплекс заходів щодо дотримання законодавства і запобігання корупційним діям. Більшість колегій державних архівів аРК та облас- тей систематично розглядають стан роботи із зверненнями громадян і ухвалюють відповідні рішення, аналізують хід виконання своїх влас- них рішень. перед тим, як перейти до характеристики другого, найбільш по- ширеного і багато в чому універсального різновиду управлінських рі- шень – наказів, як категоричної форми визначення обсягу і змісту ро- боти, зазначимо, що ними оформляється й обов’язковість колегіальних рішень (ухвал колегій). У такий спосіб уводилось у дію, наприклад, рішення колегії Укрдержархіву від 21 червня 2013 р. про участь дер- жавних архівів у заходах з підготовки і відзначення у 2013–2015 рр. 70-річчя визволення України і перемоги у великій вітчизняній війні. Голова Укрдержархіву, директори архівних установ видають накази з кадрових питань (призначення працівників, переміщення й переведен- ня на посади, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідаль- ності); з питань основної діяльності (організація роботи архівних уста- нов); з регламентування та нормативності (затвердження посадових інструкцій, положень, режимів і графіків роботи, нормативи часу на виконання робіт тощо). накази можуть носити характер разової, ко- роткочасної або тривалої дії, наприклад, стосовно переміщення читаль- ного залу в зв’язку з отриманням додаткових площ або створення кон- кретних колекцій документів та довідкового апарату до них та ін. У практиці архівних установ найчастіше фігурують установчі на- кази, в яких формулюються конкретні завдання, наприклад, щодо від- значення визначних дат у житі держави і регіонів, ювілейних дат, ска- жімо, 200-річчя від дня народження тараса Шевченка, підготовка до 100-річчя Української Центральної Ради, організації виставок докумен- тів, про підготовку документальних публікацій, підготовку приміщень до роботи в зимових умовах із вказівкою термінів їх реалізації та кон- кретних виконавців. нерідко установчі накази видаються на виконання конкретних Законів України, Указів президента, урядових і відомчих актів. деякі накази носять констатаційно-установчий характер і вида- ються в процесі виконання конкретних завдань, пов’язаних наслідками перевірки стану прийняття, описування або збереженості документів, актами експертно-перевірних комісій тощо. поширені також аналіти- ко-узагальнюючі накази, які здебільшого стосуються підведення під- сумків роботи архіву за квартал, півріччя, рік, результатами експертних комісій, результативності методичної роботи, зв’язків із громадськістю тощо. наприклад, наказ про стан ведення державного обліку докумен- тів національного архівного фонду, про всеукраїнський огляд-конкурс стану умов і охорони праці в архівних установах, про доступ до служ- бової інформації архівів та ін. 99статті та повідомлення Зазвичай, наказ складається з короткої преамбули або з констату- ючої частини, в якій обґрунтовуються актуальність, важливість, моти- ви його прийняття, викладаються обставини, факти, що спонукають управлінське реагування. У разі, коли підставою наказу є законодавчий чи розпорядчий документ органів державної влади і управління, то в преамбулі обов’язково вказується його точна назва, номер і дата. на- приклад, “на виконання Указу президента …”, або “З метою…”. між констатуючою і розпорядчою частинами застосовується слово “н а К а З У Ю:”, яке друкується окремим рядком. У випадку, коли констата- ційна частина відсутня (немає причин для роз’яснення), наказ виклада- ється без слова “наказую”. найчастіше це стосується наказів з кадро- вих та оперативних питань. Розпорядчу частину формулюють у наказовій формі, кожен пункт якої містить відповіді на три ключових питання: що робити ? Кому ро- бити ? до якого часу виконати? Кожен пункт нумерується арабськими цифрами, а при наявності підпунктів – літерами а,б,в або цифрами 1.1, 1.2 тощо. Формулювання пунктів може починатися і безпосередньо із зазначення посади та прізвища виконавця у давальному відмінку. За- вершувати документ прийнято пунктами: “Контроль за виконанням наказу покласти на (вказується посада і прізвище у знахідному відмін- ку)” та “наказ довести до відома …”. наказ повинен містити заголовок, дату і номер реєстрації. нумерація ведеться упродовж кожного кален- дарного року окремо. наказ візується юристом або особою, на яку по- кладена правова служба, бухгалтером та іншими посадовими особами, які мають відношення до його змісту, а відтак підписується керівником відповідного архівного відомства чи установи, а в разі його хвороби, відрядження чи відпустки – виконувачем обов’язків або заступником. якщо наказ супроводжується додатками, то їх назви подаються перед підписом. він вступає в силу, як правило, з моменту підписання. наближеними за призначенням та змістом до наказів різновидом управлінських рішень є розпорядження як акт посадової особи або установи, обов’язковий для працівників, яким воно адресується. Їх оформлення відрізняється від наказу тим, що замість слова “наказую” вживається “ЗоБов`яЗУЮ”, “вИмаГаЮ”, “доРУЧаЮ”, “пРопо- нУЮ”, “доЗволяЮ”. вони, зазвичай, присвячуються вирішенню оперативних питань і можуть носити як письмовий, так і усний ви- гляд. Розпорядження можуть видавати не лише перші керівники, але і їх заступники у межах їх компетенції. найбільш поширеною формою розпоряджень в архівах є дозволи на користування документами у чи- тальних залах, на їх копіювання технічними засобами, на проведення екскурсій в архіви тощо. Розпорядженням оформляється планова і по- запланова перевірка наявності та стану збереженості архівних справ у сховищах, звіряння їх заголовків з описами, ідентифікація документів. особливість розпоряджень полягає в тому, що вони, як правило, ма- статті та повідомлення100 ють обмежений термін дії і стосуються вузького кола поточних питань, скажімо, доопрацювання довідкового та облікового апарату архіву у зв’язку з поповненням фондів, реставрацією пошкоджених документів або розшуком відсутніх справ у разі їх невиявлення, проведення виста- вок. після підписання тексту розпорядження на ньому, як і на наказі, ставиться печатка, а також може робитися позначка про виконання. Різновидом розпорядчих актів виступає вказівка, яка віддається усно для вирішення конкретних і оперативних завдань здебільшого організаційного, технологічного або методичного характеру. в ар- хівній сфері найбільш широко застосовуються вказівки-рекомендації щодо приймання-передавання документів у зв’язку зі зміною охоронця фондів або реорганізацією архіву, проведенням попередньої експерти- зи цінності документів, а також із питань контролю за дотриманням номенклатури і складу справ, видавання документів іншим архівним установам у тимчасове користування (з обов’язковим оформленням відповідного акту), методики фондування і описування документів, створення архівних колекцій, переміщення фондів тощо. вказівки мо- жуть стосуватися й технічної експлуатації електро- та протипожежного устаткування, забезпечення температурно-вологісного, світлового, а та- кож санітарно-гігієнічного режиму, виготовлення та ремонту стелажів. наприклад, у зв’язку з виходом із ладу комп’ютерно-інформаційної системи в архіві директор може надати вказівку заступнику забезпе- чити, скажімо, в триденний термін ремонт і заміну обладнання та від- новлення функціонування системи. окремої уваги заслуговують резолюції керівника установи чи під- розділу, які надписуються на ділових документах у правому куті над їх назвою у форматі доручень, адресних завдань або дозволів (в окре- мих випадках резолюції можуть викладатися на окремому аркуші з обов’язковим зазначенням реєстраційного номера та дати документа). ними офіційно закріплюються розпорядження керівника установи, його адресність, умови і термін виконання. Резолюція підписується ке- рівником, ставиться дата, а її зміст фіксується у книзі реєстрації доку- ментів. якщо в резолюції фігурує декілька виконавців, то організація роботи покладається на особу, названу першою. Зазвичай, у резолюці- ях зазначають: “до виконання”, “до відома”, “прошу підготувати відпо- відь”, “прошу інформувати після завершення терміну виконання” або “прошу доповісти про виконання” та ін. Резолюції мають формулюва- тися коректно, чітко, ясно і зрозуміло з тим, щоб не виникала потреба в додаткових поясненнях. Загальні правила і рекомендації щодо підготовки й оприлюднення управлінських документів викладені у численних працях із докумен- тознавства та діловодства 7. автори зазначають, що всі вони, незалежно від виду, мають бути науково обґрунтованими, грамотними, законни- ми (тобто не суперечити законам і нормативним актам), ясними, чіт- 101статті та повідомлення кими, несуперечливими. Звернемо увагу й на те, що письмові рішення фіксуються на спеціальних фірмових бланках установи з відповідними реквізитами. обов’язковим їх компонентом є наявність заголовка роз- порядчого документа, наприклад: “про міжнародне співробітництво архівних установ … ”, “про ліквідацію (реорганізацію) відділу …” або “З особового складу”. найбільш поширеним різновидом колективних рішень є ухвали колегій державної архівної служби України, центральних державних установ, галузевих архівів. як відомо, колегії представляють собою де- мократично сформовані колективні консультативно-дорадчі органи, які проводяться, зазвичай, під головуванням першої особи і служать засо- бом обміну думками, погодження і прийняття відповідного рішення. вони ухвалюються шляхом голосування, підписуються головуючим та секретарем і набувають юридичної сили після видання відповідного на- казу. відштовхуючись від ключової думки про те, що робота з управлін- ськими рішеннями – це не одноразова дія, а тривалий процес,зазначимо, що він включає щонайменше сім дуже важливих етапів: – аналіз мотивів, обґрунтування доцільності та мети прийняття рі- шення; – збір інформації і визначення людських і матеріально-технічних ресурсів, необхідних для вирішення проблеми (переміщення архіву або освоєння нових архівосховищ, або заміна електрообладнання та ін.); – підготовка альтернативних текстів управлінських рішень; – вибір альтернативи і документальне оформлення проекту рішен- ня; – адресність і конкретність рішень; – підписання й оприлюднення рішення та ознайомлення з ним ко- лективу та виконавців; – реалізація, контроль та підведення підсумків виконанням управ- лінських рішень. Кожен із цих етапів має свою тривалість, змістовне наповнення і специфіку роботи залежно від форми, призначення і терміну вико- нання рішення: постанова, наказ, розпорядження, вказівка, резолюція. обов’язковим для кожного різновиду рішень є врахування загальної стратегії розвитку архівної справи, конкретизація тактики, а відтак, її реалізація у відповідних пунктах розпорядчих документів. Робота над ними починається з мотивації, тобто з чіткого визначення мети, об- ґрунтування необхідності відповідного рішення, оцінки ситуації, аналі- зу стану справ і прогнозування очікуваних результатів. Успішність цих етапів значною мірою залежить і від стилю роботи керівника. прибічники ділового і демократичного стилю прагнуть долучити до роботи на кожному етапі якомога більше співробітників, вислуха- ти і врахувати їхні пропозиції, прислухатись до порад тощо. відомий статті та повідомлення102 американський дослідник творчих рішень а. осборн висловився за відокремлення процесу генерації ідей від їх критики, запропонувавши концепцію “мозкового штурму”. алгоритм процесу полягає в тому, що для підготовки важливих, принципових управлінських рішень створю- ються дві групи: спеціалістів, здатних до генерування нових ідей, го- тових подати найфантастичніші, нестандартні пропозиції. друга група з нестереотипним складом мислення, покликана критично проаналі- зувати ці ідеї і зробити відповідні висновки. відтак, на основі цього аналізу і висловлених висновків керівник відбирає оптимальний варі- ант і ухвалює остаточне рішення. практикується і метод “виправлен- ня помилок”, сутність якого в тому, що підготовлений проект наказу чи розпорядження, скажімо, директора архіву розсилається керівникам підрозділів для попереднього обговорення, виявлення слабких місць, усунення недоліків, унесення пропозицій і коректив. З урахуванням ви- словлених зауважень ухвалюється остаточний варіант рішення. поді- бна робота може проводитись і в усній формі на виробничих нарадах. натомість, прихильники командно-адміністративного та авторитарного стилю керівництва схильні ухвалювати рішення кулуарно, без широко- го обговорення або й просто одноосібно. як засвідчує практика, такі рішення здебільшого виявляються малоефективними. в умовах сучасних інноваційних технологій можна оптимізувати та раціоналізувати управлінську функцію рішень, повніше скориста- тися комп’ютером, інформаційним потенціалом інтернету, можливос- тями електронної пошти, обчислювальної техніки, особливо для зби- рання, опрацювання та аналізу статистичних даних8. створювані нині інформаційні системи Укрдержархіву, центральних і місцевих архівних установ, їх бази даних мають слугувати й інструментом обробки відо- мостей, необхідних для мотивації тих чи інших рішень, підвищення їх якості, організації та контролю за їх виконанням. Завершальним, але не кінцевим етапом розроблення та прийняття управлінських рішень є організація їх виконання та контроль за цим процесом. саме ця стадія дозволяє встановити своєчасність або запізні- лість прийняття рішень, їх оптимальність або неоптимальність. Головне її завдання – сприяти досягненню кінцевих результатів, тобто реалізації мети. практика архівних установ виробила цілу систему форм, спосо- бів і методів організації роботи і контролю як за ходом виконанням рі- шень, так і підведенням підсумків. Йдеться, наприклад, про доведення рішень до виконавців та їх інструктування в разі потреби, визначення пріоритетів, забезпечення ресурсами, координацію роботи, про поточне і рубіжне інформування про виконання пунктів рішень, про створення робочих груп або комісій аналізу проведеної роботи; збір і аналіз опе- ративної і рубіжної інформації; періодичне заслуховування керівників підрозділів і виконавців; прикінцеві звіти й, у випадку необхідності, їх обговорення. У порядку заключного контролю проводиться підсум- 103статті та повідомлення ковий аналіз виконання завдань, установлюються відхилення від них, з’ясовуються їх причини, узагальнюється набутий досвід, виносяться повчальні уроки, опрацьовуються заходи на перспективу. на цьому етапі, як і на попередніх, кожен керівник і працівник мають усвідомити важливість спільної і злагодженої роботи. подолання стереотипу, ніби прийняття рішень – функція начальника, а їх виконання – завдання підлеглих. необхідно створювати комунікативно-інформаційне поле, сприятливий психологічний клімат, підтримувати дух взаємодопомоги і взаєморозуміння, формувати почуття персональної і колективної від- повідальності. не можна ігнорувати роз’яснювальну й виховну роботу в колективах архівів у процесі прийняття, виконання рішень та підве- дення підсумків. побіжно нагадаємо, що в структурі архівної системи України ство- рена відповідна адміністративна база контролю за виконанням розпо- рядчих документів. так, в Укрдержархіві загальний контроль за ді- яльністю архівних установ і виконання ними управлінських рішень покладено на департамент організації архівної роботи і його відділ ор- ганізаційно-аналітичної роботи. У державних архівах аРК, областей, міст Києва та севастополя ця ділянка забезпечується по-різному: в од- них установах виокремлені посади заступника директора-начальника відділу організації та координації архівної справи, кадрових питань та контролю за виконанням документів органів влади, в інших - контроль за виконанням рішень покладено на організаційно-аналітичні відділи. на нашу думку, варто ще раз наголосити на обов’язковості управ- лінських рішень, юридичному аспекті, на правомірності та законності їх прийняття. до того ж, як засвідчує практика архівів, трапляються випадки юридично некваліфікованого оформлення наказів і розпоря- джень, використання застарілої правової бази, порушення законодав- ства, насамперед Цивільного кодексу та Кодексу законів України про працю щодо прийняття на роботу та звільнення працівників, укладання контрактів, колективних договорів, надання відпусток, матеріального заохочення та покарань. Це ще раз підтверджує, наскільки важливо від- повідально ставитись до роботи з управлінськими рішеннями. на завершення зазначимо, що розпорядчі рішення як на паперових чи електронних носіях, так і усні є складовою частиною документу- вання всієї управлінської діяльності, а їх підготовка має відповідати державним стандартам організаційно-розпорядчої документації як нео- дмінної умови успішної діяльності архівної установи. організаційно- управлінська документація унормована державним класифікатором управлінської документації дК 010-98, затвердженим держстандартом України від 31 грудня 1998 р., який офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування. наприклад, наказ (розпорядження) про приймання на роботу – код 0301 001; наказ (розпорядження) про пере- ведення на іншу роботу – код 0301005 тощо. організаційно-розпорядча статті та повідомлення104 документація (оРд) у свою чергу поділяється на підкласи з відповід- ними номіналами: документація з організації систем управління (0201) та організація процесів управління (0202), кожен з яких складається з відповідних підгрупи. державним класифікатором установлено не тільки коди, але й склад реквізитів розпорядчих документів, порядок оформлення їх текстів9. архівні установи покликані показувати приклад зразкового до- кументообігу, неухильного дотримання вимог до нормативних актів у повній відповідності до законодавства та повноважень, виходячи з того, що Укрдержархів є центральним органом влади, на який покла- дено забезпечення реалізації державної політики не тільки в архівній сфері, але й в організації діловодства, налагодження взаємодії в цій справі з іншими органами державної виконавчої влади та громадськи- ми об’єднаннями. Контроль за діяльністю служб діловодства на місцях, в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності, громадських об’єднань покладено на державні архіви аР Крим, областей, архівні відділи та сектори міських і районних державних адміністрацій. таким чином, прийняття та організація виконання управлінських рішень належить до ключових проблем архівного менеджменту. вони виступають дієвим способом ефективного впливу державної архівної служби України, усіх її структур, керівників архівних установ на діяль- ність колективів, підрозділів і конкретних працівників з метою успіш- ного виконання ними функцій, вирішення перспективних та оператив- них завдань. ефективність рішень визначається передусім дотриманням наукових принципів їх підготовки, мінімізацією суб’єктивних підходів у постановці завдань, їх обґрунтованістю, оптимальністю, конкретніс- тю та своєчасністю прийняття, дієвістю організації та контролю за ви- конанням рішень. 1 Гріфін Р., Яцура в. основи менеджменту: підручник / Р. Гріфін, в. яцура . – львів: Бан, 2001. – 624 с.; Сухарський в. С. менеджмент: теорія, методологія, практика / в. с. сухарський. – тернопіль: астон. 2002. – 416 с.; данюк в. м. менеджмент персоналу: навч. посібн. / в. м. даюк, в. м. петюх та ін. – К.: КнеУ, 2006. – 398 с.; данюк в. м., Кулаковська л. п. Кадрове діловодство. – 3-е вид. / в. м. данюк, л. п. Кулаковська. – К.: Каравела, 2009. – 240 с. та ін. 2 андрійчук в., Бауер л. менеджмент: прийняття рішень і ризики: навч. посібн. / в. андрійчук, л. Бауер. – К.: КнеУ, 1998. – 316 с. 3 Гордієнко л.Ю. основи теорії державного управління: конспект лекцій / л. Ю. Гордієнко. – Х.: ХдеУ, 2001. – 152 с.; мельник а. Ф. менеджмент державних установ і організацій: навч. посібн. / а. Ф. мельник, а. Ю. васіна, н. м. Кривокульська. – К.: професіонал, 2006. – 464 с.; одінцова Г. С. теорія та історія державного управління: навч. посібн. / одінцова Г. с., в. Б. дзюндзюк, н. м. мельтюхова та ін. Бакуменко в. д. державно-управлінські рішення: 105статті та повідомлення навч. посібн. / в. д. Бакуменко. – К.: впЦ амУ, 2012. – 344 с. та ін. 4 Калакура Я. С. стратегія і тактика архівного менеджменту // архіви України, 2013. – № 5. – с. 5–17. 5 правила роботи архівних України / За ред. н. м. Христової. – К., 2013. – 243 с. 6 Рульєв в. а., Гуткевич С. о. менеджмент: навч. посібник / в. а. Рульєв, с. о. Гуткевич. – К.: Центр учбової літератури, 2011. – 312 с. 7 діденко а. н. сучасне діловодство: навч. посібн. / а. н. діденко. – вид. 3-є. – К.: либідь, 2001. – 384 с.; палеха Ю. документаційне забезпечення управління. – К.: маУп, 1997. – 344 с. ; Германенко Г. Г. Універсальний довідник – практикум з ділових паперів та ділової етики / Г. Г. Германенко, в. п. мариняк, о. о. ващенко та ін. – К.: довіра, 2003. – 623 с.; Бездрабко в. в. Управлінське документознавство / в. в. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2006. – 208 с. 8 Живко З. Б., данилович-Кропивницька м. л. інформаційна основа прий- няття стратегічних управлінських рішень // актуальні проблеми економіки. науковий економічний журнал. – 2008, № 10. – с. 69–80. 9 державний класифікатор управлінської документації дК 010-98. – К.: держспоживстандарт, 1999. – 188 с. выясняется сущность, место, роль и специфика управленческих решений в системе архивного менеджмента, анализируются основоположные принципы их подготовки, принятия и реализации как на уровне Государственной архивной службы Украины, так и в пределах региональных структур и отдельных архивных учреждений. Рассматривается отечественный и зарубежный опыт применения управленческих решений, обосновываются пути и способы повышения их эффективности и действенности в архивной сфере. Ключевые слова: архивоведение, архивный менеджмент, управленческая документация, управленческие решения, приказы, распоряжения, указания, резолюции, контроль, исполнение решений, эффективность решений. There are considering the core, place, role and specific of the managerial de- cisions in the system of archival management, analyzing the fundamental princi- pals of their making, adoption and implementation at the State Archival Service of Ukraine and within the regional structures and separate archival institutions. Also author considers the domestic and foreign experience of administrative decisions, grounds ways and means to improve their efficiency and effectiveness in the field of archives. Key words: the archival affairs; the archival management; the administrative documents; the administrative decisions; the orders; the instructions; the resolu- tions; the control; the implementation of decisions, the efficiency of solutions.
id	nasplib_isofts_kiev_ua-123456789-97799
institution	Digital Library of Periodicals of National Academy of Sciences of Ukraine
issn	0320-9466
language	Ukrainian
last_indexed	2025-12-07T13:17:38Z
publishDate	2014
publisher	Інститут історії України НАН України
record_format	dspace
spelling	Калакура, Я.С. 2016-04-03T10:36:18Z 2016-04-03T10:36:18Z 2014 Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту / Я.С. Калакура // Архіви України. — 2014. — № 2. — С. 92-105. — Бібліогр.: 9 назв. — укр. 0320-9466 https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/97799 930.25:658 З’ясовується суть, місце, роль і специфіка управлінських рішень в системі архівного менеджменту, аналізуються основоположні принципи їх підготовки, прийняття і реалізації як на рівні Державної архівної служби України, так і в межах регіональних структур і окремих архівних установ. Розглядається вітчизняний і зарубіжний досвід застосування управлінських рішень, обгрунтовуються шляхи і способи підвищення їх ефективності і дієвості в архівній сфері. Выясняется сущность, место, роль и специфика управленческих решений в системе архивного менеджмента, анализируются основоположные принципы их подготовки, принятия и реализации как на уровне Государственной архивной службы Украины, так и в пределах региональных структур и отдельных архивных учреждений. Рассматривается отечественный и зарубежный опыт применения управленческих решений, обосновываются пути и способы повышения их эффективности и действенности в архивной сфере. There are considering the core, place, role and specific of the managerial decisions in the system of archival management, analyzing the fundamental principals of their making, adoption and implementation at the State Archival Service of Ukraine and within the regional structures and separate archival institutions. Also author considers the domestic and foreign experience of administrative decisions, grounds ways and means to improve their efficiency and effectiveness in the field of archives. uk Інститут історії України НАН України Архіви України Статті та повідомлення Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту The Managerial Decisions in the Structure of Archival Management Article published earlier
spellingShingle	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту Калакура, Я.С. Статті та повідомлення
title	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
title_alt	The Managerial Decisions in the Structure of Archival Management
title_full	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
title_fullStr	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
title_full_unstemmed	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
title_short	Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
title_sort	управлінські рішення в структурі архівного менеджменту
topic	Статті та повідомлення
topic_facet	Статті та повідомлення
url	https://nasplib.isofts.kiev.ua/handle/123456789/97799
work_keys_str_mv	AT kalakuraâs upravlínsʹkíríšennâvstrukturíarhívnogomenedžmentu AT kalakuraâs themanagerialdecisionsinthestructureofarchivalmanagement

Управлінські рішення в структурі архівного менеджменту

Репозитарії

Схожі ресурси